Wie eine Projektmanagementlösung Excel wirklich ersetzen kann

Seit Jahren ist Excel das bevorzugte Werkzeug für Projektmanager und Teams in allen Branchen. Der Einsatz von Excel im Arbeitsalltag ist sinnvoll, denn es bietet Unternehmen die nötigen Werkzeuge, um Effizienz und Produktivität zu steigern. Doch mit der ständigen Weiterentwicklung der Technologie müssen Branchen und Unternehmen jeden Aspekt anpassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Genau hier stößt Excel an seine Grenzen.

In diesem Artikel erfahren Sie, warum Excel für das Projektmanagement ungeeignet ist und warum so viele Unternehmen die Investition in eine separate Projektmanagement-Software erwägen. Los geht's!.

Was macht Excel in naher Zukunft überflüssig?

Es besteht kein Zweifel, dass Excel nach wie vor zu den weltweit beliebtesten Tabellenkalkulationsprogrammen zählt. Viele Privatpersonen und Berufstätige nutzen Excel heutzutage, um ihre Finanzen zu verwalten. Doch wenn es um Projektplanung und Ressourcenmanagement geht, stößt Excel an seine Grenzen. Programme wie Excel sind für diesen Zweck zu standardisiert. Ihnen fehlen wichtige Funktionen, die für ein effektives Projektmanagement unerlässlich sind.

Hier sind fünf Gründe, warum die meisten Projektmanager und Unternehmer Excel für das Projektmanagement meiden. Schauen Sie selbst:

1. Nicht besonders attraktiv

Im heutigen Markt suchen Projektmanager und Teams nach Tools, die das Corporate Design ihres Unternehmens widerspiegeln – etwas, das Excel nicht bietet. Excel ist zwar eine altmodische Tabellenkalkulationssoftware mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche, aber ihr Design und Layout sind nicht besonders ansprechend.

2. Benötigt zu viel Zeit

Angesichts der durchschnittlichen Größe und Komplexität einzelner Projekte und der Vielzahl an Projekten, die Unternehmen heutzutage bearbeiten, ist die Verwendung von Excel sehr zeitaufwendig. Teams würden mit Excel den Großteil ihrer Zeit mit der Aktualisierung und Nachverfolgung von Projektdetails verbringen, anstatt tatsächlich an den Projekten zu arbeiten.

3. Bietet nur begrenzte Einblicke

Effektives Projektmanagement erfordert die Zusammenarbeit mehrerer Personen und Teams sowie die regelmäßige Aktualisierung des Projektstatus. Mit Excel ist dies jedoch schwierig umzusetzen. Excel eignet sich am besten für die Einzelarbeit. Nutzt man es zur Koordination mehrerer Personen und Teams, sind Fehler und verpasste Fristen vorprogrammiert.

4. Lässt keine Zusammenarbeit zu

Fehlende Kollaborationsfunktionen wie Chat, Diskussionsforen und Dateifreigabe stellen eine der größten Herausforderungen für Ihre Projekte dar. In Excel gibt es keine Möglichkeit für Teammitglieder, gemeinsam an Projekten zu arbeiten und die nächsten Schritte festzulegen.

5. Schwierig, Berichte zu erstellen

Einfach ausgedrückt: Excel ist kein ideales Werkzeug für die Projektberichterstattung. Das bedeutet, es ist sinnlos, sich bei der Prognose von Problemen, der Lösung von Konflikten und der Gewinnung von Transparenz über verschiedene Projektbereiche hinweg auf Excel-Tabellen zu verlassen. Die Verwendung von Excel für die Berichterstattung führt lediglich zu Fehlentscheidungen und Projektverzögerungen.

Ist eine Projektmanagementlösung eine bessere Alternative zu Excel?

Kurze Antwort: Ja.

Eine speziell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Projektmanagementlösung ist Excel jederzeit überlegen. Denn sie bietet eine Reihe spezialisierter Funktionen, die exakt auf die Anforderungen eines Projektmanagementprozesses abgestimmt sind. Mit einer solchen Software können Teams Projekte deutlich einfacher planen, zusammenarbeiten, verfolgen und termingerecht sowie im Budgetrahmen abschließen.

Falls Sie noch nicht überzeugt sind, dass eine Projektmanagementlösung eine bessere Alternative zu Excel darstellt, finden Sie hier einige Punkte, die Sie sicherlich umstimmen werden. Mit einer fortschrittlichen Projektmanagementlösung können Sie also:

1. Passen Sie das Erscheinungsbild an das Design Ihres Unternehmens an

Das Beste an Projektmanagement-Software ist, dass sie auf personalisierte Benutzererfahrung ausgelegt ist. Auf dem Markt gibt es beliebte Softwarelösungen und Tools mit White-Labeling-Funktionen, die für Abwechslung im Arbeitsalltag sorgen.

2. Projekte innerhalb des erwarteten Zeitrahmens abschließen

Mit Projektmanagement-Software können Teams ihre Aufgaben einfacher verwalten und innerhalb des geplanten Zeitrahmens abschließen. Die Software bietet Funktionen für Aufgaben- und Workflow-Management, die eine bessere Kontrolle über Fristen und Ergebnisse ermöglichen.

3. Projektfortschritt in Echtzeit anzeigen und verfolgen

Ein weiteres überzeugendes Merkmal, das Projektmanagement-Lösungen zu einer besseren Alternative zu Excel macht, ist die Zeiterfassung. Mit einer Projektmanagement-Lösung können Teammitglieder den Projektfortschritt oder den Zeitaufwand für einzelne Aufgaben mit wenigen Klicks verfolgen. Sie sehen, wie sie ihre Zeit projektübergreifend genutzt haben und wie viel Zeit sie noch benötigen, um alle Aufgaben zu erledigen.

4. Alle zusammenbringen, damit sie zusammenarbeiten

Der größte Nachteil von Excel-Tabellen besteht darin, dass sie die Zusammenarbeit im Team nicht ermöglichen. Eine Projektmanagement-Lösung bietet hier einen entscheidenden Vorteil: Sie schafft eine zentrale Plattform, auf der alle Projektbeteiligten sich abstimmen und Projektinformationen unkompliziert und ohne unnötige Verzögerungen austauschen können.

5. Bessere Projektberichte erstellen

Eine Projektmanagementlösung ist Excel in puncto Projektberichterstattung und -überwachung deutlich überlegen. Sie ermöglicht Projektmanagern und Teams, den aktuellen Status eines Projekts oder einer Aufgabe jederzeit einzusehen. Diese Projektberichte spielen zudem eine entscheidende Rolle bei der Erstellung korrekter Rechnungen für die Kunden und der Analyse der Gesamtleistung und Produktivität des Teams.

Abschließend

Excel ist zwar ein nützliches Business-Tool, aber riskieren Sie nicht den Ruf Ihres Unternehmens, indem Sie es zur Projekt- und Ressourcenverwaltung nutzen. Die Wahl einer spezialisierten Projektmanagement-Software anstelle von Excel kann die Produktivität und Effizienz Ihres Unternehmens erheblich steigern.
Suchen Sie also nicht länger nach Ausreden. Wenn Sie mit Ihrem Unternehmen erfolgreich sein wollen, sollten Sie sich von veralteten Excel-Tabellen verabschieden und eine Projektmanagement-Lösung finden, die Ihnen hilft, Ihre Projekte effizienter, präziser und profitabler zu verwalten. Falls Sie Tipps zur Auswahl der besten Projektmanagement-Lösung für Ihr Unternehmen benötigen, hinterlassen Sie unten einen Kommentar.

Über die Autorin: Vartika Kashyap

Über Vartika Kashyap: Vartika Kashyap ist Marketing Managerin bei ProofHub und zählte 2017 zu den LinkedIn Top Voices. Ihre Artikel sind von Bürosituationen und berufsbezogenen Ereignissen inspiriert. Sie schreibt gerne über Produktivität, Teambildung, Unternehmenskultur, Führung, Unternehmertum und vieles mehr. Ihr liegt es am Herzen, zu einem besseren Arbeitsumfeld beizutragen.