Das PMO zu einem wertvollen Bestandteil der Organisation machen – Teil 1

Im dynamischen Geschäftsumfeld von heute geht es beim Projektmanagement weit über die reine Ausführung hinaus. Unternehmen streben danach, Kosten zu senken, Prozesse zu optimieren, die Produktivität zu steigern und den Gewinn zu maximieren. Bei der Bearbeitung mehrerer Projekte unterschiedlicher Art verlieren Unternehmen oft den Überblick. Daher setzen viele auf Projektmanagementbüros (PMOs), um die Effizienz zu steigern, Kosten zu reduzieren und die Kennzahlen der Projektabwicklung zu verbessern. Das PMO überwacht und steuert das gesamte Projektspektrum und bietet Unterstützung in Bezug auf Personal, Prozesse, Tools und rechtzeitige Interventionen, um sicherzustellen, dass die Projekte auf dem richtigen Weg sind. Dies fördert hohe Standards im Projektmanagement durch Prozessoptimierung, Ressourcenmanagement, Kundenzufriedenheit und den Einsatz moderner Technologien.

Wir werden ausführlich darüber sprechen, wie ein PMO Projektmanagementinitiativen einen Mehrwert bieten kann. Teil 1 der Blogreihe konzentriert sich auf die Schritte zum Aufbau eines erstklassigen PMO und dessen Verantwortlichkeiten. Teil 2 behandelt Aspekte, die ein effektives PMO ermöglichen und wie kontinuierlich Mehrwert geschaffen werden kann.

Aufbau eines erstklassigen PMO

Sichere Managementunterstützung und Sponsoring

Die Schaffung einer neuen Organisation, die für die Leistung anderer Organisationen verantwortlich ist, ist kein einfacher Schritt. Solche Vorhaben stoßen oft auf erheblichen Widerstand und mangelnde Kooperation. Die Zustimmung der Geschäftsleitung ist entscheidend für den Erfolg solcher Initiativen, da Führungskräfte die Autorität und das Mandat besitzen, das Veränderungsmanagement in Bereichen voranzutreiben, die sich direkt auf die Unternehmensleistung auswirken. Ein überzeugender Business Case mit einem detaillierten Fahrplan und Begründungen in Form von Kosten-Nutzen-Analyse und ROI ist unerlässlich, um die Zustimmung des Managements zu erhalten. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen externe Beratung in Anspruch nehmen, um solche Initiativen umzusetzen.

Ein starkes Governance-Modell aufbauen

Die zentrale Struktur des PMO sorgt für Fokus und Struktur in der Projektsteuerung. PMOs sind zudem in der einzigartigen Lage, das Projekt ganzheitlich zu betrachten und sich dabei insbesondere auf Leistung, Standardisierung, Messung und Optimierung zu konzentrieren. Da sie nicht in das Tagesgeschäft eingebunden sind, haben sie die Aufgabe, eine klare Unternehmensstrategie zu entwickeln und umzusetzen. Betrachten wir nun die Kompetenzbereiche, die ein PMO einem Unternehmen einbringt

• Projektportfoliomanagement
  ist für große Unternehmen, die eine Vielzahl von Projekten verwalten, von entscheidender Bedeutung. Die Möglichkeit, dies zentral und mit gezieltem Fokus zu steuern, trägt maßgeblich zum Projekterfolg bei.
• Optimierte Projektkommunikation:
  Kommunikation ist im Projektmanagement stets ein wichtiger Aspekt. PMOs können die Kommunikation von Vision, Fortschritt, Risikofaktoren und Projektstatus über Teams, Stakeholder und Kunden hinweg professioneller, transparenter und sorgfältiger gestalten.
• Exzellenz in Prozess- und Qualitätsmanagement:
  Projektmanagementbüros (PMOs) können fundierte Entscheidungen über die Einrichtung und Optimierung von Prozessen und Praktiken treffen, um die gewünschten Effizienz- und Qualitätsniveaus zu erreichen. Sie können auch einen direkten Beitrag zu Unternehmenszielen wie Produktivität und Rentabilität leisten.
• Steuerungsorgan
  ist das PMO für die Projektleistungskennzahlen der Organisation verantwortlich. Es richtet die Messsysteme ein, führt spezifische Datenanalysen durch und erstellt Berichte. Dies trägt auch zum Aufbau einer datengetriebenen und leistungsorientierten Arbeitskultur bei.
• mit Fokus auf Geschäftsergebnisse
  sind befähigt, die Projektfinanzen und den ROI durch die Definition von Kennzahlen und die Durchführung der notwendigen Analysen genau zu kontrollieren, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.
• für Infrastruktur- und Lieferantenmanagement
  spielen eine zentrale Rolle bei der Technologieauswahl, -implementierung und -einführung. Dies ermöglicht ihnen, Automatisierung, Ressourcenmanagement und andere Produktivitätsinitiativen zentral voranzutreiben. Sie sind außerdem für die Pflege spezifischer Beziehungen zu Drittanbietern verantwortlich.
• Standardisierung und Wissensmanagement:
  Der wichtigste Aspekt eines PMO ist die Standardisierung des Projektmanagements. PMOs sind verpflichtet, Best Practices in den verschiedenen Bereichen des Projektmanagements zu analysieren und umzusetzen, sei es Planung, Ressourcenmanagement, Reporting oder Zusammenarbeit. Auch die Dokumentation und das Wissensmanagement fallen in ihren Verantwortungsbereich.

Rahmenbedingungen, Prozesse und bewährte Verfahren einrichten

Hier kommt die Umsetzung ins Spiel. Dies ist gleichzeitig der komplexeste Schritt im Prozess, da er ein umfassendes Verständnis von Menschen, Prozessen, Werkzeugen und Kultur erfordert (Projektmanagement = Menschen + Werkzeuge + Kultur), um wirklich etwas zu bewirken. Die Situation kann sich weiter verkomplizieren, wenn das PMO erst nach Projektbeginn eingerichtet wird. Ein häufiges Problem bei der Festlegung von Standards ist, dass sich die Verantwortlichen zu sehr an globalen Standards und Best Practices der Branche orientieren, ohne die Machbarkeit im Hinblick auf die spezifischen Geschäftsanforderungen oder Besonderheiten ihrer Organisation zu prüfen. Die Lösung liegt darin, weder in die eine noch in die andere Richtung zu gehen, sondern die ideale Balance zu finden – eine Balance, die sich an das organisatorische Umfeld anpasst und den Erfolg sichert, ohne Kompromisse bei der Standardisierung oder verbindlichen Vorschriften einzugehen. Das PMO muss eng mit den Abteilungen Personal, Finanzen, Qualitätssicherung, Weiterbildung und IT zusammenarbeiten, um wichtige Initiativen in den Bereichen Schulung, Compliance, Technologieeinsatz und -nutzung sowie ROI-Ziele voranzutreiben.

Vorbereitung auf eine PMO-Kultur

Der Erfolg eines PMO hängt von seiner Fähigkeit ab, seinen Zweck zu erfüllen. Es handelt sich um eine Organisation, die geschaffen wurde, um jeden Aspekt des Projekts in jeder Phase zu kontrollieren. Das verdeutlicht, wie anspruchsvoll die tägliche Arbeit eines PMO sein kann. Die Umsetzung dieser Ziele vom Papier in die Praxis erfordert einen tiefgreifenden kulturellen Wandel. Change-Management ist daher ein entscheidender Ausgangspunkt für PMOs. Sie müssen eine leistungsstarke Kultur aufbauen, die inklusiv, nicht diktatorisch, prozessorientiert, aber gleichzeitig innovationsfreundlich und ergebnisorientiert ist.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das PMO, wie jede zentrale Organisationseinheit, seine Vor- und Nachteile hat. Für den Erfolg und die nachhaltige Wirkung eines PMOs ist es wichtig, dass es nicht nur auf dem Papier gut aussieht, sondern auch die gesteckten Ziele erreicht. PMOs können der Projektmanagement-Disziplin einen enormen Mehrwert bieten, indem sie praxisnah arbeiten, datengetrieben vorgehen und sich auf bessere Geschäftsergebnisse konzentrieren.

Im zweiten Teil des PMO-Themas werden wir erörtern, wie PMOs im heutigen Geschäftskontext erfolgreicher sein können.

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