¿Airtable ha sido adquirida? ¿Cuáles son las mejores alternativas para la gestión de proyectos?

Bending Spoons es la empresa con sede en Milán detrás de AOL, Brightcove, Eventbrite, Evernote, Harvest, komoot, Remini, StreamYard, Vimeo y WeTransfer. Salió a bolsa en el Nasdaq el 1 de julio de 2026, recaudando cerca de 1.700 millones de dólares, y esta adquisición de Airtable es su primera desde su salida a bolsa. Airtable, fundada en 2013, combina una interfaz similar a una hoja de cálculo con una estructura de base de datos, y se ha convertido en una empresa realmente grande: aproximadamente 480 millones de dólares en ingresos recurrentes anuales (ARR) a junio de 2026, con un crecimiento superior al 20% anual. Se trata de una empresa sólida según la mayoría de los estándares. También representa una caída considerable respecto a la valoración de aproximadamente 11.000 millones de dólares que Airtable tenía durante su ronda de financiación de 2021, lo que refleja cómo el mercado ha revalorizado toda esta categoría de herramientas.

El CEO de Airtable, Howie Liu, ha presentado públicamente el acuerdo como una oportunidad para que la empresa obtenga más recursos y un respaldo a largo plazo para seguir desarrollando lo que él denomina una plataforma nativa de IA. Desde su perspectiva, esta interpretación es razonable. Sin embargo, si esto se traduce en resultados reales para quienes pagan la factura cada mes es otra cuestión, y es a la que merece la pena dedicar tiempo.

Para que quede claro el tema de los plazos: la adquisición aún no se ha cerrado. Está sujeta a la aprobación regulatoria y se espera que se complete antes de finales de 2026. Los precios, la hoja de ruta de funciones y el soporte no han cambiado hasta la fecha. Quienes afirmen que Airtable va a cerrar o que los precios subirán el mes que viene se están adelantando a los hechos.

La razón por la que este acuerdo genera más inquietud que la adquisición promedio no es Airtable en sí. Es el modelo operativo de Bending Spoons, que a estas alturas es público y lo suficientemente consistente como para sacar conclusiones.

Tras adquirir Evernote a finales de 2022, Bending Spoons prácticamente duplicó el precio de las suscripciones en los años siguientes y, en diciembre de 2023, limitó el nivel gratuito a 50 notas en total, sin excepciones para los usuarios gratuitos existentes. Cuando Bending Spoons adquirió WeTransfer en julio de 2024, despidió a cerca del 75 % de una plantilla de más de 350 personas en aproximadamente dos meses tras el cierre de la operación. Vimeo, otra propiedad de Bending Spoons, experimentó tanto aumentos de precios como despidos en los meses posteriores a su adquisición. Nada de esto es secreto. Está documentado en los informes presentados ante la SEC, en la prensa especializada y en las propias declaraciones públicas de la empresa sobre su estrategia de adquisiciones, que ha descrito como un movimiento rápido para cerrar la brecha entre el estado actual de un producto y el estado deseado por la empresa.

Nada de eso garantiza que Airtable siga exactamente el mismo camino. Bending Spoons también ha declarado que pretende conservar y hacer crecer las empresas que adquiere, en lugar de desmantelarlas y venderlas, y ha invertido un esfuerzo de ingeniería real en productos como Evernote tras su adquisición. Pero si eres responsable de una oficina de gestión de proyectos o un director de tecnología a cargo de una plataforma de la que depende toda tu empresa, el hecho de que "el comprador tenga un plan predecible de aumentos de precios y reducciones de personal" es precisamente el tipo de información que debes tener en cuenta en tu registro de riesgos, independientemente de si decides actuar de inmediato o no.

Si echas un vistazo a las de gestión de proyectos y Airtable en Reddit esta semana, se observa una imagen bastante consistente. Parte de ella es justo lo que cabría esperar: sorpresa, algunas bromas sobre el nombre de la empresa y una oleada de personas que, discretamente, exportan sus bases de datos por si acaso. Pero más allá de las reacciones, hay un hilo de consejos prácticos y útiles de personas que ya han pasado por migraciones de plataforma, y ​​vale la pena tenerlos en cuenta, ya que son aplicables tanto si te quedas en Airtable como si te cambias a otra plataforma.

Algunos puntos surgieron una y otra vez:

• Antes de modificar nada, mapea lo que realmente estás usando. Los equipos que abordan una migración como una reconstrucción completa de tablas y automatizaciones consumen mucho más tiempo que aquellos que primero auditan qué campos, vistas y automatizaciones son realmente esenciales y cuáles son remanentes de un proyecto de hace dos años.
• Pruebe los informes y los paneles de control para verificar su precisión, no solo su existencia. Varios comentaristas señalaron que el verdadero problema no radica en la falta de una función, sino en un informe que parece correcto pero que se desvía silenciosamente de la realidad porque alguien lo modifica manualmente en una hoja de cálculo que nadie más ve.
• Verifica dónde se aplican realmente los permisos. El término "permisos avanzados" tiene diferentes significados en distintas plataformas. Algunas herramientas solo admiten acceso a nivel de espacio de trabajo, otras permiten el acceso a campos individuales, y esta distinción es crucial cuando se tienen varios departamentos en el mismo sistema.
• Prueba las automatizaciones para ver cómo fallan, no solo si funcionan. Un usuario describió un flujo de Zapier vinculado a una vista específica que dejó de funcionar silenciosamente después de una migración y pasó desapercibido durante tres semanas porque nadie lo gestionaba. Es mucho más fácil confiar en una herramienta que falla de forma evidente que en una que falla silenciosamente.
• Prueba un flujo de trabajo real antes de comprometerte. En lugar de comparar listas de funciones o ver diez vídeos de demo, el consejo más frecuente fue ejecutar un único proyecto real de principio a fin en la plataforma candidata, con las personas que la usarían a diario, antes de tomar cualquier decisión.

También hubo bastante resistencia en esos mismos hilos de discusión contra el pánico. Algunos comentaristas señalaron que la mayoría de las adquisiciones no generan cambios significativos en la hoja de ruta ni en los precios hasta pasados ​​seis o doce meses, y que una migración apresurada puede terminar costando más, en tiempo y molestias, que el aumento de precio que preocupa a la gente. Es un argumento válido, y conviene tenerlo en cuenta junto con el argumento del registro de riesgos mencionado anteriormente. La postura más sensata se encuentra en un punto intermedio: no es necesario migrar esta semana, pero conviene saber a qué plataforma migrarías si la decisión se tomara por ti.

Sea cual sea tu elección y cuando sea, el proceso de evaluación es más importante que la marca preseleccionada. Aquí te presentamos una forma práctica de llevarlo a cabo, basada directamente en los patrones anteriores.

Empieza con una auditoría, no con una lista de compras. Haz un inventario de todas las tablas, vistas, automatizaciones e integraciones que actualmente realizan trabajo real en Airtable. Marca todo aquello cuya finalidad nadie pueda explicar. No puedes evaluar un sistema de reemplazo si no lo has analizado completamente.

Distingue entre “diferente” y “peor”. Al principio, cualquier alternativa se sentirá diferente a Airtable, porque su flexibilidad anima a cada equipo a usarla de forma distinta. Eso no significa que la nueva herramienta sea peor. Evalúa las opciones según tus necesidades reales, no según la intuición.

Involucre primero a quienes sufrirán las consecuencias. Los responsables de recursos necesitan saber quién está sobrecargado de trabajo en los distintos proyectos. Los gerentes de proyecto necesitan crear y actualizar cronogramas sin ayuda del departamento de TI. Los líderes necesitan paneles de control fiables, sin depender de hojas de cálculo externas. Reúna a los tres antes de firmar cualquier documento.

Pregúntate qué tan grande debe ser esto. Una única fuente de información fiable para 50 personas que realizan un trabajo similar es un requisito fundamentalmente distinto al de una para 500 personas distribuidas en áreas como producto, marketing, operaciones y finanzas. El software de gestión de proyectos empresariales y un sencillo gestor de tareas resuelven problemas diferentes, y vale la pena ser sincero sobre cuál necesitas realmente.

Si eliminamos la imagen de marca, la mayoría de los requisitos para equipos grandes se reducen a cinco cosas.

Cronogramas y programación

Necesitas cronogramas y planificación al estilo Gantt, no una vista de calendario disfrazada de tal. Para cualquier cosa que vaya más allá de unas pocas tareas interdependientes, también necesitas una lógica de dependencia adecuada e, idealmente, visibilidad de la ruta crítica para que puedas ver qué retrasos realmente amenazan tu fecha de entrega y cuáles no.

Planificación de recursos y capacidades

Aquí es donde muchas configuraciones tipo Airtable empiezan a tener problemas. El software de gestión de recursos y las herramientas de planificación de capacidad deben mostrar, en un solo lugar, quién tiene sobrecarga de trabajo en todos los proyectos activos, no solo en uno. Sin esa visión, las decisiones sobre la asignación de recursos se toman proyecto por proyecto, y nadie se da cuenta de que la misma persona tiene doble asignación en tres proyectos hasta que es demasiado tarde.

Paneles de informes en los que la gente realmente confía

Los paneles de control solo son útiles si los responsables pueden obtener datos precisos sin que nadie mantenga una versión paralela en una hoja de cálculo. Los buenos paneles de informes se actualizan automáticamente a partir de los mismos datos del proyecto que utilizan todos los demás, de modo que existe una única versión del progreso en lugar de tres versiones contradictorias.

Permisos y gobernanza

Los equipos grandes necesitan estructuras de permisos que vayan más allá de "todos pueden editar todo" o "todos pueden ver todo". Esto implica un acceso basado en roles que se pueda definir por espacio de trabajo, por proyecto y, en algunos casos, incluso por campos individuales, de modo que el departamento de finanzas pueda ver datos presupuestarios que el departamento de marketing no necesita ni debería tener.

Automatización que no requiere supervisión constante

Las automatizaciones solo son valiosas si son fiables y visibles. Una plataforma que detecta claramente una automatización defectuosa vale más que una que deja de escribir datos discretamente y permite que un informe sea erróneo durante semanas antes de que alguien se dé cuenta.

En función de los requisitos anteriores, estas son las plataformas que conviene tener en cuenta si se trata de un equipo grande o una oficina de gestión de proyectos (PMO) que esté evaluando software de gestión de proyectos.

• Celoxis : una solución de gestión de proyectos y portafolios de nivel empresarial diseñada específicamente para organizaciones que gestionan múltiples proyectos simultáneos en diferentes departamentos.
• Wrike : Gestión de proyectos a nivel de cartera con informes sólidos y visibilidad entre equipos.
• Monday.com / Monday Work Management : Sistema de seguimiento de proyectos flexible y altamente visual que se adapta razonablemente bien a diferentes escalas, pero que a menudo requiere un producto CRM independiente para todo lo relacionado con las ventas.
• ClickUp : una solución integral para la gestión del trabajo, con una amplia gama de funciones y una curva de aprendizaje acorde.
• Smartsheet : Interfaz similar a la de una hoja de cálculo, con sólidos controles empresariales, muy popular entre los equipos que buscan una lógica más parecida a la de Excel.

También hay una categoría más pequeña que merece mención: herramientas de bases de datos al estilo Airtable, como Baserow y Grist, que varios usuarios de Reddit señalaron como clones estructurales casi idénticos, incluyendo herramientas de importación para transferir bases de datos de Airtable directamente. Vale la pena considerarlas si lo que realmente necesitas es una base de datos flexible con interfaz de hoja de cálculo. Sin embargo, heredan el mismo problema de gobernanza con el que se enfrentan actualmente los usuarios de Airtable: sin un responsable del modelo de datos, cualquier herramienta suficientemente flexible tiende a volverse inmanejable. Si tu principal necesidad son los cronogramas de proyectos, la planificación de recursosy la generación de informes a gran escala, en lugar de una base de datos de propósito general, una plataforma de gestión de proyectos diseñada específicamente para ello te permitirá lograrlo más rápidamente.

Los precios varían con frecuencia entre todos estos proveedores, así que considere las cifras anteriores como un punto de partida para su propia comparación de software de gestión de proyectos, en lugar de una cifra definitiva, y confirme las tarifas actuales directamente antes de elaborar su presupuesto.

Una aclaración importante, dado que este artículo se encuentra en el blog de Celoxis: tenga en cuenta este contexto al leer la siguiente sección. Las secciones anteriores no se redactaron con fines comerciales; son los mismos criterios de evaluación que usaría independientemente del proveedor que elija. En esta sección, explicamos por qué creemos que nuestra solución es una excelente alternativa a la competencia.

Celoxis se diseñó desde cero como un software de gestión de proyectos y portafolios empresariales, no como una base de datos flexible que fue incorporando funciones de gestión de proyectos con el tiempo. Esa diferencia se evidencia directamente en contra de las preocupaciones planteadas en los hilos de Reddit mencionados anteriormente:

Cronogramas que no requieren soluciones alternativas. Celoxis incluye diagramas de Gantt completos con lógica de dependencias y visibilidad de la ruta crítica de forma predeterminada, por lo que los gerentes de proyecto no tienen que crear lógica de programación a partir de registros vinculados y fórmulas, como suele ocurrir con muchas configuraciones de Airtable a medida que crecen.

La planificación de recursos abarca toda la cartera de proyectos, no solo un proyecto a la vez. Celoxis muestra la utilización y la sobreasignación de recursos en cada proyecto activo asignado a una persona, lo que proporciona la visibilidad necesaria sobre "quién está sobrecargado en múltiples proyectos", una deficiencia común señalada por los usuarios de Reddit.

Paneles de control que no necesitan una hoja de cálculo secundaria. Los informes extraen datos directamente de los proyectos en tiempo real, por lo que el panel de control que consulta la dirección refleja las mismas cifras que ve un gestor de proyectos al abrir una tarea, y no una exportación conciliada manualmente de la semana anterior.

Permisos hasta el nivel de campo. Celoxis admite el acceso basado en roles a nivel de espacio de trabajo, proyecto y campo, lo que aborda la cuestión de gobernanza que surgió repetidamente en los hilos de discusión sobre dónde se aplican realmente los "permisos avanzados".

Automatizaciones con seguimiento financiero integrado. Los flujos de trabajo y las automatizaciones personalizadas se ejecutan junto con el seguimiento del tiempo, la presupuestación y el control de costes en el mismo sistema, por lo que no es necesario crear una herramienta aparte solo para comprobar si un proyecto se ajusta al presupuesto.

una plataforma diseñada para equipos grandes y multidisciplinarios. Las oficinas de gestión de proyectos (PMO) administran miles de tareas en docenas de proyectos simultáneos, con planes de precios (que comienzan en alrededor de $10 por usuario al mes para la edición Core, con opciones que van desde Essentials, Professional y Business) y una opción local para organizaciones con requisitos de control de datos más estrictos.

Si tu equipo está usando Airtable y se pregunta qué tan complicada sería la migración, la verdad es que cualquier migración requiere una planificación minuciosa, y preferimos que la abordes con claridad en lugar de hacerlo de forma apresurada. Lo que podemos ofrecerte es un sistema diseñado específicamente para los problemas que enfrentan los equipos grandes al crecer y superar la capacidad de una base de datos flexible.

¿Airtable va a cerrar? No. Airtable sigue operando con normalidad y la adquisición de Bending Spoons aún no se ha concretado. Se espera que finalice a finales de 2026, pendiente de la aprobación regulatoria.

¿Subirán los precios de Airtable tras la adquisición? No se han anunciado cambios en los precios. Basándonos en la experiencia de Bending Spoons con Evernote, WeTransfer y Vimeo, las adquisiciones anteriores han conllevado aumentos de precios y reducciones de personal, generalmente a los pocos meses de su cierre, por lo que es razonable esperar que el modelo de precios de Airtable pueda cambiar con el tiempo, aunque aún no se haya producido ningún cambio.

¿Cuál es la mejor alternativa a Airtable para equipos grandes? Depende de si necesitas gestión de proyectos a nivel de portafolio o una base de datos flexible de uso general. Para equipos que requieren cronogramas precisos, planificación de recursos entre proyectos e informes y permisos de nivel empresarial, Celoxis, Wrike y Smartsheet son las mejores opciones. Para equipos que necesitan principalmente una base de datos similar a Airtable, Baserow y Grist son equivalentes estructurales más cercanos.

¿Deberíamos migrar de Airtable ahora mismo? No necesariamente. El producto y los precios de Airtable aún no han cambiado, y una migración apresurada suele generar más inconvenientes que un aumento de precio. Lo más útil ahora es analizar para qué utilizas Airtable y encontrar una alternativa, para poder actuar según tus propias necesidades en lugar de seguir un calendario impuesto.

¿Qué tan difícil es migrar un equipo grande de Airtable? Depende mucho más de la cantidad de lógica personalizada (fórmulas, registros vinculados, automatizaciones) que se haya desarrollado que de la plataforma de destino. Una auditoría de lo que se está utilizando activamente, seguida de una prueba piloto en un flujo de trabajo real antes de la implementación completa, es el enfoque que consistentemente resulta menos problemático en la práctica.

Nada de esto significa que debas tomar una decisión esta semana. Airtable sigue funcionando, el acuerdo no se ha cerrado y las migraciones precipitadas suelen generar más problemas de los que solucionan. Lo que sí vale la pena hacer ahora es la parte menos atractiva: auditar lo que realmente usas, definir con claridad cuáles son tus necesidades reales de recursos, informes y permisos a medida que creces, y tener una lista de opciones lista para evaluar desde una posición de elección, en lugar de una de urgencia.

Si quieres ver cómo se compara una plataforma diseñada específicamente para la gestión de proyectos y portafolios de grandes equipos con la que utilizas actualmente, es una conversación que vale la pena tener antes de que la necesites.