Incluso los gestores de proyectos más experimentados se han enfrentado a la posibilidad de que su proyecto esté encaminado al fracaso y que un cierre anticipado sea la única forma de salvar los recursos y el tiempo restantes. Diversos factores pueden contribuir al cierre prematuro de un proyecto, como la falta de comunicación adecuada, los conflictos entre las partes interesadas, la ampliación del alcance o la ausencia de un plan de proyecto bien elaborado, entre otros. Pero también hay casos en los que proyectos con una tendencia negativa se han cerrado prematuramente debido al pánico o a una solución que pasó desapercibida.
Investigar
Ya sea siguiendo una metodología como PRINCE2, Agile, ITIL o métodos internos, un gestor de proyectos competente debe ser capaz de determinar cuándo un proyecto puede salvarse y cuándo es el momento de abandonarlo para rescatar la mayor cantidad de recursos posible. Entonces, ¿qué opciones tiene un gestor de proyectos cuando se encuentra en una situación crítica? Obviamente, esto dependerá del motivo de los problemas que atraviesa el proyecto. El gestor de proyectos deberá determinar los factores que han provocado que el proyecto se desvíe de su rumbo previsto y tomar decisiones que puedan reconducirlo.
Una revisión exhaustiva
El punto de partida lógico sería volver a los documentos de definición. Estos describen los objetivos y requisitos previos exactos que se determinaron antes de que el proyecto se pusiera en marcha. Compararlos con los informes de los equipos del proyecto le dará una mejor idea de si se omitieron pasos importantes, si hubo problemas de comunicación o si se produjo un gasto excesivo innecesario, por ejemplo. La documentación de definición que se puede revisar en esta situación incluye lo siguiente:
- Resumen del proyecto
- El registro de riesgos
- El caso de negocio
- El plan del proyecto
- Las descripciones de los proyectos
Tras determinar los factores que han desviado su proyecto del rumbo previsto, programe una reunión con las partes interesadas y realice un esfuerzo conjunto para encontrar una solución, en lugar de darlo por terminado prematuramente.
Redefinir el cronograma del proyecto
Es fundamental impulsar el proyecto para salvarlo. Replantéalo como si estuviera en su punto de partida. Calcula con exactitud los recursos disponibles, el tiempo necesario para completarlo con éxito al ritmo actual y establece nuevas metas alcanzables. Reúnete con el comité del proyecto y las partes interesadas con tu plan de acción listo. Tu disposición a hacer todo lo posible para que el proyecto sea un éxito demostrará tu gran dedicación como profesional de la gestión de proyectos.
Aprende de los errores de los demás
Analiza la documentación de proyectos similares al tuyo que se hayan realizado en el pasado. Tanto si fueron exitosos como un rotundo fracaso, seguro que encontrarás información valiosa que extraer de las lecciones aprendidas durante su ejecución. Tu proyecto fallido podría revivir gracias a los errores —o aciertos— de otros gestores de proyectos.
El equipo del proyecto
Su equipo de proyecto deberá estar al tanto de cualquier novedad. Esto incluye a los nuevos miembros que se incorporen al proyecto, así como a aquellos que dejen de participar, en caso de que sea necesario modificar la estructura del equipo. En la mayoría de los casos, esto no será necesario a menos que el proyecto haya cambiado hasta el punto de que ciertas especializaciones desaparezcan o que surjan problemas graves de personal.
Asegúrate siempre de mantener alta la moral de tu equipo de proyecto. Trabajar en un proyecto que necesita ser salvado puede ser estresante y desmoralizador, pero recordarles a tus compañeros que su esfuerzo es apreciado y que hay una manera de darle un giro al proyecto puede levantarles el ánimo y aumentar su productividad.
¿Cuándo debo tirar la toalla?
Sin embargo, puede llegar un momento en que la mejor opción sea abandonar el proyecto y reconocer su verdadera naturaleza: un callejón sin salida. Esta opción nunca debería considerarse hasta que se haya analizado y revisado la última solución posible. Al fin y al cabo, no solo tu reputación como director de proyecto se verá afectada por la decisión final, sino también la de la organización encargada de su finalización. Pero no tiene sentido insistir en algo que ya no tiene solución. Es tan importante saber cuándo se debe cerrar un proyecto como saber cuándo se puede salvar.
Juan van Niekerk
Biografía del autor:
Juan van Niekerk es redactor de contenidos y especialista en marketing digital, residente en Sudáfrica. Sus blogs se han publicado en diversos sitios web y abarcan temas como gestión de proyectos, análisis empresarial, diseño web, salud y seguridad, y marketing digital.
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