Kanban

Ces dernières années, le kanban a gagné en popularité. Pourtant, son histoire remonte bien plus loin, même avant Internet. Vous seriez surpris d'apprendre que Toyota a été la première à mettre en œuvre le kanban. L'entreprise était réputée pour son excellence en matière de fabrication, la qualité de ses produits et sa productivité élevée.

Quand on observe l'industrie automobile, l'automatisation est omniprésente. De la fabrication d'un boulon à la chaîne de montage, la plupart des processus sont automatisés. On constate une automatisation parfaitement fluide partout, avec des milliers de voitures produites chaque jour.

Cela était impossible il y a encore quelques décennies, et chaque tâche devait être effectuée manuellement. À cette époque, l'invention de la chaîne de montage a entraîné une croissance exponentielle du secteur automobile.

Alors que les constructeurs automobiles américains connaissaient un essor fulgurant, le Japon devait faire face à des défis qui lui étaient propres. Les dégâts de la Seconde Guerre mondiale et des problèmes tels que la faible qualification de la main-d'œuvre, le manque de ressources et la rareté des terres ont rendu la situation encore plus difficile pour les Japonais.

Malgré toutes ces difficultés, l'industrie automobile japonaise était en plein essor. Ce succès est dû à l'excellence de la production japonaise ; leur efficacité était telle qu'ils ont dépassé les constructeurs automobiles américains en termes de ventes en quelques décennies seulement.

Toyota a mis au point une méthode pour remédier à tous ces problèmes : le TPS (Toyota Production System), également appelé système de production JIT (Juste-à-temps). L’idée principale était de produire uniquement lorsque c’est nécessaire, éliminant ainsi le problème de la constitution de stocks.

Le Kanban ne représentait qu'une petite partie du système JIT, mais il présentait des avantages significatifs qui ont contribué à son succès dans de nombreux secteurs d'activité au cours des années suivantes.

Kanban signifie littéralement « panneau d'affichage », et l'idée derrière ce système était d'améliorer la communication entre les ouvriers d'une usine pour un flux de travail fluide. Les repères visuels sont au cœur du système Kanban. On les retrouve partout, des panneaux de signalisation aux instructions sur les emballages alimentaires.

Comparées aux textes écrits, les images sont plus facilement traitées par notre cerveau. Le système Kanban exploite donc pleinement ce potentiel.

Mais que signifie réellement le kanban ? Comprendre le sens du mot et saisir le concept sont deux choses différentes.

Pour comprendre le concept du système Kanban, nous devrons répondre à de nombreuses questions. 

Avez-vous déjà eu l'impression que les tâches assignées à votre équipe n'étaient pas terminées à temps ? Sans parvenir à identifier le problème. Même pour les tâches rendues dans les délais, c'est le chaos. C'est le cas pour la plupart des équipes.

En y regardant de plus près, vous commencerez à percevoir deux problèmes fondamentaux.

• Manque de communication.
• Goulots d'étranglement dans le système.

La plupart des aspects de la méthode Kanban tentent de résoudre ces problèmes.

La solution au manque de communication, ce sont donc les cartes Kanban.

Cartes Kanban :

Chaque tâche assignée est inscrite sur une fiche de couleur différente. Celle-ci comprend également une description détaillée et les consignes à suivre. Les fiches sont ensuite disposées sur un tableau blanc ou un tableau électronique.

Le tableau blanc comporte trois sections (cela peut varier en fonction des tâches) : À faire, En cours, Terminé.

Les cartes Kanban sont classées par ordre de priorité, les cartes les plus prioritaires étant placées en haut, et la priorité diminuant au fur et à mesure que l'on descend dans la liste.

Le deuxième problème concerne les goulots d'étranglement du système. Qu'est-ce que cela signifie ?

L'accumulation de travail est un parfait exemple de goulot d'étranglement dans votre système. Elle ralentit toute l'équipe et peut entraîner des retards.

Observez le graphique ci-dessous ; vous pouvez constater le ralentissement du travail à certains points. Ce sont les goulots d’étranglement du système.

Spotify :

Vous avez forcément entendu parler de Spotify, qui ne le connaît pas ? C'est l'une des principales plateformes de streaming musical au monde. Ce que vous ignorez peut-être, c'est que Spotify a intégré la méthode Kanban à son département des opérations.

Spotify connaissait une croissance bien plus rapide que ce que l'entreprise pouvait gérer. Il leur fallait trouver une solution pour faire face à la surcharge de travail. Le flux continu de travail provenant de multiples départements représentait un problème majeur, et l'équipe de Spotify n'avait pas conscience de l'ampleur de la tâche.

Lorsqu'ils ont introduit la méthode Kanban dans leur système, la communication s'est considérablement améliorée, avec des délais de livraison plus courts.

Corbis :

Corbis, la deuxième plus grande agence de photographie au monde, a intégré la méthode Kanban à son système et l'a trouvée très utile. Au départ, sa mise en œuvre s'est avérée complexe. Mais avec le temps, son utilisation est devenue plus fluide et efficace.

Essayons de comprendre cela à l'aide d'un exemple,

Imaginez que vous ayez 100 cartons de marchandises à expédier chaque jour depuis votre entrepôt. Après la réception de la marchandise en provenance de l'usine, vous devez trier les cartons et les envoyer à leurs adresses respectives.

Lorsqu'on met en œuvre la méthode Kanban, il est nécessaire de respecter ces principes de base. Nous utiliserons cet exemple pour mieux comprendre le processus.

1. Visualiser le flux de travail :

La première étape pour intégrer la méthode Kanban à votre système consiste à visualiser le flux de travail. Pour ce faire, catégorisez toutes les tâches en trois catégories : À faire, En cours et Terminé. 

Vous pouvez utiliser soit un tableau blanc physique avec des post-it, soit des tableaux électroniques.

Exemple:-

Dès l'arrivée des cartons dans les entrepôts, vous pouvez les classer en trois catégories :

• À faire – Les cartons à expédier.
• En cours – Boîtes en cours d'inspection et d'étiquetage.
• Terminé – Les cartons ont été chargés et expédiés.

2. Limiter le travail en cours.

Une notion très élémentaire que nos parents nous inculquent depuis l'enfance est de terminer la tâche en cours avant d'en entreprendre une autre. 

L'idée est la même : terminer les tâches en cours, puis entreprendre un travail supplémentaire.

Une limite est fixée pour chaque colonne, déterminée en fonction des données historiques

Exemple:-                                                                                       

Les cartons portant la mention « En cours » doivent être inspectés, étiquetés et envoyés au chargement. Si le responsable se contente de l'inspection et néglige l'étiquetage et le chargement des cartons, ces derniers s'accumuleront rapidement.

Si vous voyez un tas de cartons au bout du convoyeur, vous savez qu'il y a des problèmes avec le système de tri actuel ; pour résoudre ces problèmes, la gestion du flux de travail est cruciale.

3. Assurer un flux de travail fluide :

Après la mise en œuvre des deux premières étapes, vous obtiendrez l'un des deux résultats suivants :

• Un flux de travail fluide. Cela montre que votre processus de travail est suffisamment efficace pour tirer le meilleur parti de vos ressources.
• Accumulation de travail. En général, c'est le cas le plus probable. 

Vous êtes maintenant conscient des lacunes de votre processus de travail. Vous pouvez donc commencer à y remédier.

Dans l'exemple ci-dessus, pour pallier l'accumulation de travail liée aux cartons, vous pouvez embaucher davantage de personnel pour s'occuper de l'étiquetage et du chargement. Cela permettra de résoudre le problème d'accumulation de travail et d'accélérer les opérations.

4. Des politiques de processus claires et détaillées :

Les consignes pour accomplir une tâche doivent être précises et claires. Cela permet aux employés de mieux comprendre leur rôle. Selon la complexité des projets, le tableau Kanban peut contenir un mot ou une série d'instructions.

Pour reprendre l'exemple, les instructions d'inspection et d'étiquetage des boîtes doivent être claires et faciles à comprendre. Cela permettra aux employés de mieux appréhender leur tâche et de réduire le temps moyen d'exécution.

5. Mettre en place des boucles de rétroaction.

Le retour d'information vous aide à évaluer l'efficacité de votre processus en comparant les résultats aux données d'entrée. Si vous mettez en place une boucle de rétroaction après chaque étape du processus, il devient plus facile d'identifier les problèmes.

La méthode Kanban présente des avantages par rapport à d'autres méthodes, ce qui explique son adoption généralisée dans de nombreux secteurs.

1. La méthode Kanban peut être intégrée progressivement à votre système, au rythme qui vous convient, à vous et à votre équipe. Vous pouvez commencer par utiliser des tableaux Kanban, puis, après un certain temps, mettre en place des limites pour les travaux en cours (WIP).
2. Il s'agit d'un système d'optimisation des processus de travail qui peut être implémenté sur n'importe quel système de gestion.
3. Il est facile à comprendre grâce à ses repères visuels et seules des directives de base doivent être suivies.

Kanban et la théorie des contraintes présentent de nombreuses similitudes. Il arrive fréquemment que l'on confonde les deux.

La théorie des contraintes vise à minimiser les contraintes d'un système pour obtenir un rendement supérieur. Kanban, quant à lui, se concentre sur l'optimisation des flux de travail afin d'assurer leur fluidité.

Les principales différences entre Kanban et la théorie des contraintes sont les suivantes :.

• La théorie des contraintes vise à identifier les contraintes du système et à les améliorer jusqu'à leur élimination complète. Kanban, quant à lui, impose des limites de travail en cours (WIP) afin de garantir un flux de travail fluide.
• La table des matières (TOC) utilise des tampons, tandis que Kanban utilise des files d'attente.

Les deux peuvent être utilisés simultanément pour optimiser davantage le système et obtenir une plus grande efficacité.

Kanban est un outil formidable, utilisé dans de nombreux secteurs. Il permet d'améliorer votre flux de travail grâce à une optimisation rigoureuse. Il aide également à identifier et à corriger les problèmes de votre système actuel.