8 Dinge, die Projektmanager jede Woche tun sollten!

In diesem Beitrag betrachten wir die Aktivitäten, die Projektmanager wöchentlich durchführen sollten.

1. Treffen Sie sich mit Ihrem Kunden

Ihr Kunde ist das A und O jedes Projekts. Pflegen Sie daher engen Kontakt und sprechen Sie wöchentlich mit ihm über seine Bedürfnisse, Anliegen und Anforderungen. Halten Sie ihn über Projektstatus, Fortschritt und alle Risiken, Probleme oder Entscheidungen, zu denen sein Feedback erforderlich ist, auf dem Laufenden. Persönliche Gespräche sind am besten, gefolgt von Telefonaten. Verlassen Sie sich nicht allein auf E-Mails und schriftliche Statusberichte.

2. Projektfortschritt beurteilen

Nehmen Sie sich wöchentlich Zeit für Ihr Team, um den Projektfortschritt zu überprüfen und den Projektplan zu aktualisieren. Sollte etwas nicht planmäßig verlaufen, besprechen Sie die Ursachen und ergreifen Sie Korrekturmaßnahmen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, Verantwortung für ihre Aufgaben zu übernehmen und sich zu den von ihnen abgegebenen Schätzungen zu verpflichten.

3. Risiken und Probleme überprüfen

Überprüfen und aktualisieren Sie die Liste der Projektrisiken und -probleme wöchentlich zu einem festgelegten Zeitpunkt. Beschränken Sie sich dabei nicht auf sich selbst, sondern beziehen Sie das gesamte Team mit ein. Fragen Sie nach den Sorgen und Hindernissen der Teammitglieder. Befragen Sie auch Personen außerhalb des direkten Teams. Sie werden das Projekt aus einer anderen Perspektive betrachten und möglicherweise zusätzliche Risiken identifizieren können, die Sie noch nicht berücksichtigt haben.

4. Kennzahlen aktualisieren

Aktualisieren Sie die wichtigsten Leistungsindikatoren und die Kennzahlen zur Wertentwicklung des Projekts. Bewerten Sie, inwieweit der Projektumfang im Verhältnis zum Zeit- und Kostenaufwand abgeschlossen ist. Aktualisieren Sie außerdem die Projektfinanzen mit a) den tatsächlichen Ausgaben im Vergleich zum Budget und b) den geschätzten Restkosten im Vergleich zum verbleibenden Budget.

5. Verteilen Sie schriftliche Statusberichte

Dokumentieren Sie den Projektfortschritt und die erzielten Ergebnisse in einem einseitigen Statusbericht und verteilen Sie diesen an alle wichtigen Projektbeteiligten. Der Statusbericht sollte eine kurze Übersicht über die erreichten Ziele und Erfolge, wichtige Meilensteine, die fünf größten Risiken und Probleme, Budgetinformationen sowie eine Ampelkennzahl (RAG-System) enthalten. Zur besseren Übersichtlichkeit können Sie eine Zeitleiste und einfache Balkendiagramme mit den wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) hinzufügen.

6. Verschaffen Sie sich einen Überblick über das Projekt aus der Vogelperspektive

Nehmen Sie sich jede Woche Zeit, um das Projekt aus einer übergeordneten Perspektive zu betrachten. Verlassen Sie Ihren Schreibtisch und suchen Sie sich einen Ort, an dem Sie ungewohnt und unkonventionell denken können. Analysieren Sie die Bereiche, die nicht optimal funktionieren, und überlegen Sie, wie Sie diese verbessern können. Prüfen Sie, wie Sie die Leistung Ihres Teams steigern und die Bedürfnisse Ihrer Kunden mit weniger Aufwand besser erfüllen können.

7. Führen Sie wöchentliche Einzelgespräche

Führen Sie wöchentlich Einzelgespräche mit den wichtigsten Teammitgliedern – auch wenn es nur 20 Minuten dauern. Bemühen Sie sich, nicht nur die konkreten Aufgaben zu besprechen, an denen sie arbeiten, sondern auch, wie es ihnen geht, welche Beobachtungen sie gemacht haben und was ihnen Freude bereitet. Versuchen Sie herauszufinden, wie Sie jeden Einzelnen besser motivieren und ihn dazu inspirieren können, mehr Verantwortung zu übernehmen.

8. Den Vorsitz einer Arbeitsgruppensitzung führen

Jedes Projekt braucht einen zentralen Treffpunkt, an dem Fortschritte besprochen und wichtige Entscheidungen getroffen werden, beispielsweise regelmäßige Arbeitsgruppentreffen mit den wichtigsten Beteiligten und Teammitgliedern. Leiten Sie die Diskussion über Erfolge, Risiken, Probleme und Entscheidungen im Zusammenhang mit dem Produktdesign und der Lösung. Versuchen Sie, die Lösung in diesen Treffen so umfassend wie möglich zu präsentieren.

Nachdruck mit freundlicher Genehmigung von Susanne Madsen.

Susanne Madsen

Über Susanne Madsen:
Susanne Madsen ist eine international anerkannte Coachin, Trainerin und Beraterin für Projektmanagement. Sie ist Autorin von „The Project Management Coaching Workbook“ und „The Power of Project Leadership“. Susanne ist überzeugt, dass erfolgreiches Projektmanagement ebenso sehr von der Führung von Mitarbeitern abhängt wie von der Steuerung von Aufgaben, Ereignissen und Prozessen. Sie ist eine überzeugte Anhängerin und Praktikerin der GTD-Methode (Get Things Done) und unterstützt Menschen mit Begeisterung bei der Formulierung und Erreichung ihrer Ziele. Weitere Informationen über Susanne finden Sie unter http://www.susannemadsen.com/