¡8 cosas que los gerentes de proyecto deberían hacer cada semana!

En esta publicación, analizamos las actividades que los gerentes de proyecto deberían realizar semanalmente.

1. Reúnase con su cliente

Tu cliente es el elemento más importante de cualquier proyecto, así que mantén una comunicación fluida y habla con él semanalmente sobre sus necesidades, inquietudes y requisitos. Mantenlo al tanto del estado y el progreso del proyecto, así como de cualquier riesgo, problema o decisión que requiera su opinión. La comunicación cara a cara es la mejor opción, seguida de la telefónica. No te fíes únicamente del correo electrónico y los informes de estado escritos.

2. Evaluar el progreso del proyecto

Dedica tiempo cada semana a reunirte con tu equipo para evaluar el progreso y actualizar el plan del proyecto. Si algo no va según lo previsto, analiza las causas y toma medidas correctivas. Anima a las personas a responsabilizarse de sus tareas y a cumplir con las estimaciones que proporcionan.

3. Revisar los riesgos y los problemas

Revisa y actualiza la lista de riesgos y problemas del proyecto semanalmente. No la revises solo; involucra a todo el equipo. Pregúntales qué les preocupa y qué les impide avanzar. Consulta también con personas ajenas al equipo. Tendrán una perspectiva diferente del proyecto y podrían identificar riesgos adicionales que no habías considerado.

4. Actualizar métricas

Actualizar los indicadores clave de rendimiento y las métricas de valor ganado del proyecto. Evaluar el grado de avance del proyecto en comparación con el tiempo y el dinero invertidos. Asimismo, actualizar las finanzas del proyecto con: a) el gasto real comparado con el presupuesto y b) el gasto estimado hasta la finalización comparado con el presupuesto restante.

5. Distribuir informes de estado por escrito

Registra el progreso y los logros del proyecto en un informe de estado de una página y distribúyelo a todas las partes interesadas clave. El informe debe incluir un resumen de los logros y éxitos, los hitos clave, los 5 principales riesgos y problemas, información presupuestaria y un estado de alerta (clasificación RAG). Para que sea más atractivo visualmente, incluye una línea de tiempo y gráficos de barras sencillos con indicadores clave de rendimiento (KPI).

6. Realice una visión general del proyecto desde un helicóptero

Reserva tiempo cada semana en tu agenda para tener una visión global del proyecto. Aléjate de tu escritorio y busca un lugar donde puedas pensar de forma novedosa y creativa. Analiza los aspectos que no funcionan de forma óptima y decide qué harás al respecto. Evalúa cómo puedes contribuir a mejorar el rendimiento de tu equipo y satisfacer mejor las necesidades de tu cliente con menos esfuerzo.

7. Realizar reuniones individuales semanales

Reúnete individualmente con los miembros clave del equipo cada semana, aunque solo dure 20 minutos. Procura no solo hablar de las tareas específicas en las que están trabajando, sino también de cómo les va, cuáles son sus observaciones y qué les gusta. Intenta comprender cómo puedes motivar mejor a cada persona para que contribuya e inspirarla a asumir más responsabilidades.

8. Presidir una reunión de grupo de trabajo

Todo proyecto necesita un punto de referencia y una reunión central donde se discuta el progreso y se tomen decisiones clave; por ejemplo, una reunión periódica del grupo de trabajo con los principales interesados ​​y miembros del equipo. Lidera un debate sobre los logros, los riesgos, los problemas y las decisiones relacionadas con el diseño y la solución del producto. Durante estas reuniones, procura mostrar la solución en la medida de lo posible.

Republicado con permiso de Susanne Madsen.

Susanne Madsen

Acerca de Susanne Madsen:
Susanne Madsen es una coach, formadora y consultora de liderazgo de proyectos reconocida internacionalmente. Es autora de *The Project Management Coaching Workbook* y *The Power of Project Leadership*. Susanne cree que el éxito en la gestión de proyectos radica tanto en liderar personas como en gestionar tareas, eventos y procesos. Es una firme defensora y practicante del método GTD (Get Things Done) y disfruta ayudando a las personas a formular y alcanzar sus objetivos. Para obtener más información sobre Susanne, visite http://www.susannemadsen.com/