Umgang mit Ablenkungen am Arbeitsplatz

Dass die Menschheit mit Ablenkungen zu kämpfen hat, ist eine Untertreibung. Ein beliebtes New Yorker Restaurant wertete seine Überwachungsvideos aus den Jahren 2004 und 2014 aus und stellte einen frappierenden Unterschied in der durchschnittlichen Bedienungszeit fest. Laut ihrer Untersuchung verbrachten Gäste im Jahr 2004 durchschnittlich 1 Stunde und 5 Minuten im Restaurant, während es 2014 durchschnittlich 1 Stunde und 55 Minuten waren.

Am Arbeitsplatz ist Ablenkung ein viel größeres Problem. Neben Smartphones tragen soziale Netzwerke, E-Mails, unnötige Meetings, Klatsch und Tratsch sowie häufige Pausen maßgeblich zu diesem zunehmenden Produktivitätskiller bei. Ich bin auf eine aufschlussreiche Studie von iDoneThis gestoßen, die die tatsächlichen Auswirkungen von Ablenkungen untersucht.

Laut Gloria Mark, die an der University of California, Irvine, digitale Ablenkung erforscht, dauert es im Durchschnitt etwa 25 Minuten (genau genommen 23 Minuten und 15 Sekunden), um nach einer Unterbrechung zur ursprünglichen Aufgabe zurückzukehren.

Anders ausgedrückt: Die „30 Sekunden, um kurz auf Twitter vorbeizuschauen“, sind nicht einfach nur 30 Sekunden verschwendet. Es sind 25 Minuten und 30 Sekunden.

Hochgerechnet auf die gesamte Belegschaft ergibt sich eine tickende Zeitbombe. In diesem Blogbeitrag betrachten wir einige Möglichkeiten, wie Ablenkung am Arbeitsplatz begegnet werden kann.

Ergebnisorientierte Planung

Jedes große Ergebnis ist das Resultat vieler kleiner Schritte, die minütlich, stündlich, täglich, wöchentlich und monatlich von einer großen Gruppe von Menschen unternommen werden. Es kommt also darauf an, wie die Zeit genutzt wird. Ein Großteil der Belegschaft betrachtet Planung als zeitraubende und langweilige Tätigkeit und ist stolz darauf, spontan zu sein. Dabei ist es wichtig zu verstehen, dass 30 Minuten täglich für die Planung von Aufgaben, Meetings und To-do-Listen die Produktivität und Effektivität enorm steigern können.

Technologieentwöhnung

Technologie soll eigentlich als Hilfsmittel dienen. Leider ist die Menschheit von Smartphones, Gadgets und Internettechnologien versklavt worden.

Eine aktuelle Studie befragte fast 1.000 Schüler in Südkorea, wo 72 % der Kinder im Alter von 11 oder 12 Jahren ein Smartphone besitzen und durchschnittlich 5,4 Stunden am Tag damit verbringen – infolgedessen gelten etwa 25 % der Kinder als smartphoneabhängig.

Das Problem mit dieser Sucht ist, dass sie sich auch im Arbeitsalltag ausbreitet. Da die Datenkosten drastisch gesunken sind, ist jeder ständig online. Stundenlang verbringen die Menschen mit Nachrichten, Fotos, Online-Spielen und sozialen Netzwerken, und jede Benachrichtigung scheint so wichtig, dass sie ignoriert wird. Diese Hyperkonnektivität und das Bedürfnis nach sofortiger Bedürfnisbefriedigung führen zu erheblichen Veränderungen im psychologischen Verhalten. Die Auswirkungen dieses Verhaltens am Arbeitsplatz können langfristig Produktivität, Effizienz und Unternehmenskultur stark beeinträchtigen.

Dass die Zeit, die man mit technischen Geräten verbringt, kontrolliert werden muss, und die Nutzung sozialer Netzwerke am Arbeitsplatz versteht sich von selbst. Es ist effektiver, die Verantwortung für diese Veränderung den Mitarbeitern zu übertragen, als eine organisatorische Nutzungsbeschränkung einzuführen.

Zeitaufwand für Meetings/Telefonate optimieren

Da Zusammenarbeit der Motor des Geschäftslebens ist, hat die Anzahl der in Meetings und Telefonkonferenzen verbrachten Stunden im letzten Jahrzehnt drastisch zugenommen. Leider zeichnen die Zahlen ein beunruhigendes Bild.

Mehr als 15 % der Arbeitszeit in Unternehmen entfallen auf Besprechungen, und Führungskräfte betrachten rund 70 % dieser Besprechungen als erfolglos. Die Kosten unproduktiver Besprechungen belaufen sich allein in den USA auf etwa 37 Milliarden US-Dollar pro Jahr.

Von allen Möglichkeiten, Ablenkungen zu minimieren, sind Meetings am schwierigsten zu handhaben, da man sie nicht vollständig kontrollieren kann. Die Unternehmenskultur spielt dabei eine wichtige Rolle. Unternehmen wie Amazon haben klare Richtlinien für die Durchführung von Meetings und das Zeitmanagement im Allgemeinen. Meeting-Richtlinien sollten Zweck, Verantwortlichkeiten, relevante Teilnehmer, Medium, Agenda, Moderation, Informationserfassung, Maßnahmen und die Messung der Auswirkungen von Meetings auf die Ergebnisse regeln.

Arbeiten Sie in Zeitblöcken

Eine Studie von Microsoft zeigt, dass die menschliche Aufmerksamkeitsspanne kürzer geworden ist als die von Goldfischen … ja, Goldfischen! Obwohl die Aussagekraft dieser Studie umstritten ist, ist das Problem der kurzen Aufmerksamkeitsspanne nach wie vor weit verbreitet. Wer einer Aufgabe nicht die nötige Aufmerksamkeit widmen kann, leidet unter Produktivität, Pünktlichkeit und Qualität.

Studien belegen, dass Menschen bis zu 150 % produktiver sein können, wenn sie in Blöcken arbeiten. Zeitblocktechniken wie die Pomodoro-Technik sind äußerst beliebt und werden häufig zur Verbesserung des Zeitmanagements eingesetzt. Das Prinzip besteht darin, die Arbeit in Zeitblöcke zu unterteilen, die durch kurze Pausen getrennt sind.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, einen großen Zeitblock nur einer Aufgabe zu widmen und sich ausschließlich auf die Erledigung dieser Aufgabe zu konzentrieren – und jegliche Ablenkung zu vermeiden, die sich Ihnen in den Weg stellt.

Was die Technik angeht, wählen Sie diejenige, die Ihnen am besten liegt, und befolgen Sie sie mit Strenge.

Reduziert das Gerede

Wenn Menschen zusammenkommen, ist Interaktion im Kontext der Zusammenarbeit unvermeidlich und förderlich. Wenn jedoch ein Großteil dieses Austauschs in belangloses Geplauder oder Klatsch ausartet, ist dies ein deutliches Warnsignal für die Kultur.

Das Problem mit Gerüchten ist, dass sie typischerweise von einer Gruppe unzufriedener Mitarbeiter ausgehen, die das Arbeitsklima bewusst vergiften. Noch problematischer ist jedoch, dass sie sich verbreiten und schließlich immer mehr Menschen zu Kritikern werden.

Am besten gelingt dies, indem man klare Grenzen setzt und eine „Bitte nicht stören“-Zone sowohl räumlich als auch zeitlich einrichtet. Es geht darum, die Kontrolle über die eigene Zeit und deren Gestaltung zu übernehmen.

Denk daran: Zeit ist Geld

Viele Menschen glauben, dass es wichtig ist, den Eindruck zu erwecken, fleißig oder ständig beschäftigt zu sein. Man könnte meinen, das fördere die Arbeitsplatzsicherheit, doch diese Sichtweise ist sehr kurzsichtig. Die einzige Möglichkeit, sich keine Sorgen mehr um die Arbeitsplatzsicherheit machen zu müssen, besteht darin, in seinem Beruf herausragende Leistungen zu erbringen und kontinuierlich an der Erweiterung seiner Fähigkeiten und seines Fachwissens zu arbeiten. So kann man seine Energie darauf konzentrieren, besser zu werden, und diese Anstrengung ist nie vergeblich.

Du bist das Produkt dessen, wo und wie du deine Zeit verbringst. Würdest du lieber 14 Stunden am Tag arbeiten und erst zu unmöglichen Zeiten nach Hause kommen, nur um zu zeigen, dass du hart arbeitest? Oder würdest du lieber clever vorgehen und 8 Stunden konzentriert arbeiten, um herausragende Ergebnisse zu erzielen? Die Klugen ernten alle Anerkennung und finden trotzdem noch Zeit für ein Leben außerhalb der Arbeit!

Ich habe kürzlich auf einer Party einen Anwalt kennengelernt. Er erzählte mir, dass er nach seinem Abschluss keine Ahnung hatte, wie er seinen Lebensunterhalt verdienen sollte, da Anwälte in Indien nicht einmal Werbung machen dürfen. Heute, 25 Jahre später, hat er eine florierende Kanzlei und hat noch nie länger als bis 18 Uhr gearbeitet. Sein Geheimnis, so sagt er, ist, dass er nur Fälle annimmt, die ihn begeistern, und ihnen seine volle Aufmerksamkeit widmet. Was er an Fallzahl einbüßt, macht er durch Qualität und damit auch durch höhere Honorare wett. Das ist das Geheimnis: Im Berufsleben hat man die volle Kontrolle über den eigenen Karriereweg. Natürlich gibt es äußere Faktoren, aber selbst in schwierigen Zeiten kann man die Entscheidungen selbst treffen.

Ich wünsche Ihnen ein ungestörtes und erfülltes Privat- und Berufsleben. Haben Sie Tipps, wie man Ablenkungen fernhält? Teilen Sie Ihre Erfahrungen gerne in den Kommentaren!