Cómo afrontar las distracciones en el lugar de trabajo

Decir que la humanidad lucha contra las distracciones es quedarse corto. Un conocido restaurante de Nueva York revisó sus grabaciones de vigilancia de 2004 y 2014 y descubrió una diferencia abismal en el tiempo promedio de atención al cliente. Tras su investigación, hallaron que el tiempo promedio que un cliente permanecía en el restaurante de principio a fin en 2004 era de 1 hora y 5 minutos, mientras que en 2014 el tiempo promedio era de 1 hora y 55 minutos.

En el ámbito laboral, la distracción es un problema mucho mayor. Además de los teléfonos inteligentes, las redes sociales, los correos electrónicos, las reuniones innecesarias, los chismes y los descansos frecuentes contribuyen significativamente a este creciente obstáculo para la productividad. Encontré esta interesante investigación en iDoneThis sobre el impacto real de las distracciones.

Según Gloria Mark, investigadora sobre la distracción digital en la Universidad de California, Irvine, se tarda una media de unos 25 minutos (23 minutos y 15 segundos, para ser exactos) en retomar la tarea original tras una interrupción.

En otras palabras, esos "30 segundos para revisar Twitter" no son solo 30 segundos perdidos. Son 25 minutos y 30 segundos.

Si extrapolamos estas cifras a toda la plantilla, nos encontramos ante una situación crítica. En este blog, analizaremos algunas maneras de abordar las distracciones en el entorno laboral.

Planificación para obtener resultados

Todo gran logro es el resultado de pequeños pasos dados cada minuto, hora, día, semana y mes por un gran grupo de personas. Por lo tanto, todo se reduce a cómo se invierten esos minutos. Una gran parte de la fuerza laboral tiende a menospreciar la planificación, considerándola una actividad tediosa y aburrida, y se enorgullece de su espontaneidad. Es importante comprender que dedicar 30 minutos diarios a la planificación de tareas, reuniones y listas de pendientes puede suponer un enorme aumento de la productividad y la eficacia.

Desintoxicarse de la tecnología

La tecnología debería ser una herramienta facilitadora. Desafortunadamente, la humanidad ha sido esclavizada por los teléfonos inteligentes, los dispositivos electrónicos y las tecnologías de internet.

Un estudio reciente encuestó a casi 1.000 estudiantes en Corea del Sur, donde el 72% de los niños poseen un teléfono inteligente a los 11 o 12 años y pasan un promedio de 5,4 horas al día usándolos; como resultado, alrededor del 25% de los niños fueron considerados adictos a los teléfonos inteligentes.

El problema de esta adicción es que también se traslada al ámbito laboral. Con la drástica reducción de los costes de datos, todo el mundo está conectado permanentemente. Se pasan horas enviando mensajes, haciendo fotos, jugando a videojuegos y en redes sociales, y cada notificación parece tan importante que se ignora. Esta hiperconectividad y la búsqueda de la gratificación instantánea están provocando cambios significativos en los comportamientos y patrones psicológicos. A largo plazo, el impacto de estos comportamientos en el entorno laboral puede ser muy perjudicial para la productividad, la eficiencia y la cultura empresarial.

Es fundamental controlar el tiempo que se dedica a los dispositivos electrónicos y a las redes sociales en el trabajo. Recaer en los empleados para que realicen el cambio será más efectivo que imponer una restricción organizacional al uso de estos dispositivos.

Optimiza el tiempo dedicado a reuniones/llamadas

Dado que la colaboración es el motor de los negocios, el número de horas dedicadas a reuniones y teleconferencias ha aumentado drásticamente en la última década. Lamentablemente, las cifras son alarmantes.

Más del 15% del tiempo de una organización se dedica a reuniones, y los ejecutivos consideran que alrededor del 70% de estas reuniones son un fracaso. El costo de las reuniones improductivas asciende a unos 37 mil millones de dólares anuales, solo en Estados Unidos.

De todas las formas de gestionar las distracciones, las reuniones son las más difíciles de abordar, ya que no se tiene un control total sobre ellas. La cultura organizacional juega un papel fundamental en este sentido. Empresas como Amazon cuentan con un código muy claro para la organización de reuniones y la gestión del tiempo en general. Las directrices para reuniones deben contemplar el propósito, la responsabilidad, el público objetivo, el medio, la agenda, la moderación, la recopilación de información, las acciones y la medición del impacto de las reuniones en los resultados.

Trabajar en bloques de tiempo

Un estudio de Microsoft revela que la capacidad de atención humana es menor que la de un pez dorado… ¡sí, un pez dorado! Si bien existe un amplio debate sobre la veracidad de este estudio, el problema de la falta de atención sigue siendo bastante común. No poder concentrarse en una tarea puede afectar la productividad, la puntualidad y la calidad.

Según algunos estudios, los seres humanos pueden ser hasta un 150 % más productivos si trabajan en bloques. Las técnicas de organización del tiempo, como la técnica Pomodoro, son muy populares y se utilizan ampliamente para una mejor gestión del tiempo. Esta filosofía consiste en dividir el trabajo en bloques de tiempo, separados por breves descansos.

Otra forma de hacerlo es dedicando un largo periodo de tiempo a una sola tarea y centrándose únicamente en completarla, evitando cualquier distracción.

En lo que respecta a la técnica, elige la que mejor se adapte a ti y síguela con rigor.

Reduce la charla

Cuando los seres humanos se reúnen, la interacción es inevitable y saludable en el contexto de la colaboración. Sin embargo, cuando gran parte de esta conversación informal se convierte en charla trivial o chismes, es una clara señal de alerta para la cultura.

El problema con los chismes es que suelen ser iniciados por un grupo de empleados descontentos que, voluntariamente, contribuyen a ensuciar el ambiente laboral. El problema aún mayor es que se propagan y, con el tiempo, más personas se convierten en detractores.

La mejor manera de superar esto es establecer límites claros y crear una zona de "no molestar" tanto en espacio como en tiempo. La idea es tomar el control de tu tiempo y de cómo lo empleas.

Recuerda, el tiempo es oro

Mucha gente cree que es importante proyectar una imagen de ser muy trabajador o estar siempre muy ocupado. Se puede pensar que esto ayuda a asegurar el empleo, pero es una visión muy limitada del mundo laboral. La única manera de dejar de preocuparse por la seguridad laboral es sobresalir en lo que uno hace y seguir desarrollando habilidades y conocimientos. Así, uno concentra sus energías en mejorar, y ese esfuerzo nunca es en vano.

Eres el resultado de dónde y cómo empleas tu tiempo. ¿Prefieres pasar 14 horas en el trabajo y volver a casa a horas intempestivas todos los días solo para demostrar que trabajas duro, o prefieres ser inteligente y dedicar 8 horas concentradas para lograr resultados excepcionales? ¡Los inteligentes reciben todos los elogios y además encuentran tiempo para disfrutar de la vida fuera del trabajo!

Hace poco conocí a un abogado en una fiesta, y me contó que cuando se graduó no sabía cómo iba a ganarse la vida, ya que en India ni siquiera se permite anunciarse. Veinticinco años después, tiene un bufete próspero y no ha trabajado ni un solo día más allá de las 6 de la tarde. Dice que su secreto es que solo acepta casos que le apasionan y les dedica toda su atención. Lo que pierde en volumen, lo compensa con calidad y, por lo tanto, con un precio más bajo. Ese es el secreto: en el ámbito laboral, uno tiene el control total de su carrera. Claro que existen factores externos, pero incluso en los momentos difíciles, uno toma las decisiones.

Espero que disfrutes de una vida personal y profesional plena y sin distracciones. ¿Tienes alguna experiencia que compartir sobre cómo evitar las distracciones? ¡Deja un comentario!