Durch effektives Projektmanagement den Stress-Aufschiebe-Kreislauf durchbrechen

Man muss kein Psychologiestudium absolviert haben, um zu wissen, dass Menschen gestresst sind: Stress im Beruf, Stress zu Hause und im Alltag. Das ist eine enorme Belastung, und Ihre Mitarbeiter sind davon keineswegs ausgenommen.

Stress am Arbeitsplatz tritt jedoch selten isoliert auf. Stattdessen geht er fast immer mit Aufschieberitis einher, und beides zusammen bildet oft einen Teufelskreis, in dem Stress Aufschieberitis und diese wiederum noch mehr Stress erzeugt. Und so geht es immer weiter.

Es ist jedoch möglich, den Teufelskreis aus Aufschieberitis und Stress zu durchbrechen, bevor er überhaupt beginnt. Der Schlüssel dazu ist effektives Projektmanagement.

Der Zusammenhang zwischen Stress, Produktivität und Aufschieberitis

Wer schon einmal Stress erlebt hat (und wer kennt das nicht?!), weiß wahrscheinlich nur allzu gut um seine negativen Auswirkungen auf die Produktivität. Studien zeigen beispielsweise, dass Menschen, die starkem Stress ausgesetzt sind – unabhängig von dessen Ursache –, eine Verschlechterung ihres subjektiven körperlichen und seelischen Wohlbefindens erfahren.

Dieser Rückgang des körperlichen und geistigen Wohlbefindens führt zu einem Verlust an Energie und Konzentration, beides unerlässlich für die Produktivität am Arbeitsplatz. Wenn Sie das Gefühl haben, nicht die nötige Ausdauer oder geistige Klarheit zu besitzen, um Ihre Arbeit effektiv zu erledigen, schieben Sie diese wahrscheinlich so lange wie möglich auf.

Das mag zwar kurzfristig wie eine schnelle Lösung erscheinen, doch je näher die Abgabefrist rückt, desto größer wird der Stresspegel und desto größer die Versuchung, die Arbeit weiter aufzuschieben – bis schließlich die Zeit nicht mehr reicht. Dann bleibt oft nur die Wahl, entweder die Frist zu verpassen oder im Endspurt noch schnell alles zu schaffen.

Die Kaskade vom Sprint zum Burnout

Ein Sprint zum Ziel kann zwar produktiv sein, aber das gilt nur, wenn die Eile bei der Erledigung der Arbeit die Ausnahme und nicht die Regel ist. Je mehr Stress, Aufschieberei und Sprints jedoch auftreten, desto höher ist leider die Wahrscheinlichkeit eines Burnouts. Körper und Geist können nur eine bestimmte Menge Stress verkraften, bevor sie erschöpft sind.

Mitarbeiter müssen lernen, Arbeitsaufgaben zu priorisieren, ihre Zeit effektiv zu nutzen und produktiv im Team zusammenzuarbeiten. Dazu gehört die Fähigkeit, Arbeitsaufgaben so zu definieren und zu planen, dass ein stetiger und termingerechter Fortschritt in Richtung des Endziels gewährleistet ist.

Warum leiden Projektmanager unter Stress?

Nicht nur Ihre Mitarbeiter werden Stress erleben und der Versuchung ausgesetzt sein, die Erfüllung ihrer Projektverpflichtungen aufzuschieben, sondern auch Projektmanager können genauso viel Stress erleben wie ihre Untergebenen, wenn nicht sogar mehr.

Der Schlüssel, um diesen Kreislauf zu durchbrechen, ist für Ihr Team im Wesentlichen derselbe. Als Projektmanager ist es unerlässlich, Prioritäten zu setzen und realistische Zeitpläne für die Projektabwicklung und das Erreichen kritischer Meilensteine ​​im Projektlebenszyklus zu erstellen.

Konkrete Projektmanagementstrategien zur Durchbrechung des Kreislaufs

So allgegenwärtig Stress am Arbeitsplatz auch sein mag und so unüberwindbar der Teufelskreis aus Aufschieberitis und Stress oft erscheint, es ist möglich, diesem Wahnsinn ein Ende zu setzen. Als Projektmanager/in spielen Sie dabei eine entscheidende Rolle.

Um diese Kettenreaktion zu unterbrechen, müssen Sie sich darauf konzentrieren, Aufgaben zu definieren, wichtige Meilensteine ​​festzulegen und realistische Zeitpläne für die Projektabwicklung in inkrementellen Schritten zu erstellen.

Darüber hinaus ist es unerlässlich, dass Sie den gewünschten Arbeitsablauf festlegen und umsetzen. Dazu benötigen Sie außerdem gut funktionierende Kommunikationswege. So weiß jedes Teammitglied genau, welche Verantwortlichkeiten und Zeitvorgaben es für den Projektabschluss hat und an wen es sich wie oft wenden kann, um Statusaktualisierungen, Fragen und Anliegen zu klären.

Um Arbeitsabläufe zu optimieren, Stress abzubauen und Aufschieberitis vorzubeugen, ist es oft notwendig, die vom Team genutzte Technologie zu optimieren. Mit der richtigen Projektmanagement-Software lassen sich Terminplanung, Statusaktualisierung, Zusammenarbeitund Kommunikation spielend leicht gestalten.

Dies gilt insbesondere für geografisch verteilte Teams oder hybride bzw. vollständig remote arbeitende Belegschaften. Gute Produktivitäts- und Kommunikationstools sind in der Tat unerlässlich für den Zusammenhalt und die Zusammenarbeit in heterogenen Gruppen.

Fazit

Es führt kein Weg daran vorbei: Stress am Arbeitsplatz ist unvermeidbar und hängt von der Bedeutung der Arbeit, Ihren Mitarbeitern und dem Engagement Ihrer Kunden ab. Das bedeutet jedoch nicht, dass Arbeitsstress zwangsläufig einen Teufelskreis aus Aufschieberitis und Stress auslösen muss. Als Projektmanager haben Sie vielmehr die Möglichkeit, diesen Kreislauf von vornherein zu durchbrechen. Der Schlüssel liegt in der Prioritätensetzung, der Definition von Projektaufgaben und der Formulierung von Meilensteinen und realistischen Zeitplänen. Darüber hinaus erfordert die Überwindung des Stress-Aufschieberitis-Kreislaufs auch den Einsatz fortschrittlicher Technologie. Die richtige Projektmanagement-Software kann Ihnen helfen, Ihre Planungs-, Kommunikations- und Kontrollfähigkeiten zu optimieren und so potenziell schädlichen Stress in produktiven Stress für Sie und Ihr Team umzuwandeln.

• Siehe auch: Projektmanagement-Planungstechniken