Il n'est pas nécessaire d'avoir un master en psychologie clinique pour savoir que le stress existe : stress au travail, stress à la maison, stress de la vie en général. C'est un problème complexe, et vos employés n'y échappent pas.
Le stress au travail, cependant, survient rarement de manière isolée. Il s'accompagne presque toujours de procrastination, et les deux se combinent souvent pour former un cercle vicieux où le stress engendre la procrastination, qui à son tour engendre davantage de stress. Et ainsi de suite.
Il est toutefois possible de rompre le cercle vicieux de la procrastination et du stress avant même qu'il ne commence. La clé réside dans une gestion de projet efficace.
Le lien entre stress, productivité et procrastination
Si vous avez déjà souffert de stress (et qui n'en a jamais souffert ?!), vous connaissez sans doute trop bien son impact néfaste sur la productivité. Des études montrent, par exemple, que les personnes soumises à un stress important, quelle qu'en soit la source, verront leur bien-être physique et mental perçu se dégrader.
Ce déclin du bien-être physique et mental entraîne une perte d'énergie et de concentration, deux éléments essentiels à la productivité au travail. Lorsque vous sentez que vous n'avez ni l'endurance ni la clarté d'esprit nécessaires pour travailler efficacement, vous avez tendance à repousser vos tâches le plus longtemps possible.
Bien que cela puisse sembler une solution rapide à court terme, à mesure que les échéances approchent, le stress ne fait qu'augmenter, renforçant la tentation de procrastiner encore davantage – jusqu'à ce que, finalement, le temps soit compté. Dans ce cas, il ne reste souvent d'autre choix que de rater l'échéance ou de se dépêcher de terminer.
La cascade du sprint à l'épuisement
Si un sprint final peut s'avérer productif, cela n'est vrai que si terminer son travail à la hâte reste l'exception et non la règle. Malheureusement, plus vous stressez, procrastinez et vous épuisez, plus vous risquez le burn-out. Le corps et l'esprit ont leurs limites en matière de stress ; ils finissent par céder.
Les employés doivent apprendre à prioriser leurs tâches, à gérer efficacement leur temps et à collaborer de manière productive avec leur équipe. Cela implique notamment de savoir définir et planifier leurs missions afin de garantir une progression constante et opportune vers l'objectif final.
Pourquoi les chefs de projet sont-ils stressés ?
Non seulement vos employés subiront du stress et seront tentés de procrastiner dans l'exécution de leurs obligations liées au projet, mais les chefs de projet peuvent également ressentir autant de stress que leurs subordonnés, voire plus.
Pour sortir de ce cercle vicieux, la clé est sensiblement la même pour votre équipe. En tant que chef de projet, il est essentiel d'apprendre à définir des priorités et à établir des échéanciers réalistes pour la réalisation du projet et l'atteinte des étapes clés de son cycle de vie.
Stratégies concrètes de gestion de projet pour rompre le cycle
Aussi envahissant que soit le stress au travail et aussi difficile que puisse paraître le cercle vicieux de la procrastination et du stress, il est possible d'y mettre fin. En tant que chef de projet, votre rôle est primordial dans cette démarche.
Pour interrompre cet effet domino, vous devrez vous concentrer sur la définition des tâches, la délimitation des étapes clés et l'établissement d'échéanciers raisonnables pour la réalisation du projet par étapes progressives.
De plus, il est impératif de mettre en place le flux de travail souhaité. Cela implique également de veiller à disposer de canaux de communication efficaces. Ainsi, chaque membre de l'équipe comprendra clairement ses responsabilités et les échéances relatives à la réalisation du projet, et saura à qui s'adresser et à quelle fréquence pour les mises à jour, les questions et les préoccupations.
Pour faciliter le travail et réduire le stress et la procrastination, il est souvent nécessaire d'optimiser les outils technologiques utilisés par votre équipe. Avec un logiciel de gestion de projet adapté, la planification, la mise à jour des statuts, la collaborationet la communication deviennent un jeu d'enfant.
Cela est particulièrement vrai si vous travaillez avec une équipe répartie géographiquement, une équipe hybride ou entièrement à distance. En effet, de bons outils de productivité et de communication sont essentiels à la cohésion et à la collaboration au sein de groupes diversifiés.
À retenir
Il n'y a pas à tergiverser : le stress au travail est inévitable et dépend de l'importance du projet, de vos employés et de l'investissement de votre client. Cela ne signifie pas pour autant que le stress au travail déclenche systématiquement le cercle vicieux de la procrastination et du stress. En tant que chef de projet, vous avez un pouvoir considérable pour briser ce cercle avant même qu'il ne se mette en place. La clé réside dans la définition des priorités, la répartition des tâches et la mise en place d'étapes et d'échéanciers réalistes. Par ailleurs, pour éliminer ce cercle vicieux, il est essentiel d'utiliser des outils performants. Un logiciel de gestion de projet adapté vous permettra d'optimiser la planification, la communication et le suivi, et ainsi de transformer un stress potentiellement destructeur en un stress productif, tant pour vous que pour votre équipe.
- Voir aussi : Techniques de planification de la gestion de projet
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