14 maneras en que las empresas pueden optimizar sus sistemas para mantener el impulso

Identificar qué procesos optimizar es el primer paso. Y la mejor manera de hacerlo es registrando el tiempo de los empleados. Para los desarrolladores (o cualquier empleado), el seguimiento del tiempo es fundamental para comprender, planificar y optimizar su trabajo, y así determinar qué ajustes deben implementar para lograr una mayor eficiencia. 

Hay una forma correcta y una incorrecta de registrar el tiempo. No obligue a sus empleados a usar una tediosa hoja de control horario que requiere la introducción manual de datos; ya tienen suficiente trabajo monótono. En su lugar, utilice una herramienta integrada de seguimiento del tiempo que funcione con otras herramientas de colaboración y recopile datos automáticamente. Luego, confíe en que su equipo realizará el trabajo.

Es fundamental optimizar las tareas más tediosas para que tus empleados no se distraigan con lo que mejor saben hacer. Lo último que quieres es sobrecargar a tus empleados más talentosos con tareas que los frustren y no contribuyan a mejorar los resultados de la empresa.

El seguimiento del tiempo es el camino para lograrlo.

El seguimiento del tiempo puede brindar información valiosa sobre qué procesos podrían automatizarse. Por ejemplo, el 73 % de los líderes de TI afirma que, gracias a la automatización, los empleados ahorran entre un 10 % y un 50 % del tiempo que antes dedicaban a tareas manuales. Además, el 83 % de los responsables de la toma de decisiones en TI considera que la automatización de flujos de trabajo es fundamental para la transformación digital. 

¿Qué tipo de tareas automatizan las empresas? Por ejemplo, muchas empresas automatizan tareas relacionadas con los recursos humanos, a menudo con una suite BPM, lo que agiliza el proceso de contratación para ayudar a formar equipos más eficaces; algo especialmente importante para las pequeñas empresas que buscan crecer. 

Otras empresas utilizan la automatización para su marketing por correo electrónico y redes sociales, mientras que otras automatizan procesos integrales como el ciclo de compra a pago (P2P). Independientemente de dónde decida implementar la automatización en su negocio, puede marcar una gran diferencia en sus resultados. 

Los buyer personas son un aspecto importante de las ventas para cualquier empresa. Este buyer persona es una descripción de alguien que representa a tu público objetivo, incluyendo detalles como:

• Datos demográficos (edad, género, ubicación, etnia, ingresos, etc.)
• Título profesional o laboral
• Metas o ambiciones
• Intereses o aficiones
• Puntos débiles o desafíos
• De dónde obtienen su información o qué plataformas sociales utilizan

Es importante considerar la demografía, la psicografía y los comportamientos al evaluar tu buyer persona. La demografía incluye factores como la edad, el género, el nivel de ingresos, el nivel educativo y la ubicación, mientras que la psicografía describe cómo actúa, piensa y siente una persona, así como cuáles son sus sueños, metas, miedos y preferencias en la vida cotidiana.

Una vez que hayas definido tus buyer personas, segméntalas según la cantidad de perfiles que tengas. Luego, crea un nombre y una historia para cada uno. A continuación, puedes usar herramientas de segmentación de clientes para adaptar las estrategias de marketing digital y ventas específicamente a estos perfiles.

Cuanto mejor definas tus buyer personas, más clientes potenciales cualificados podrás atraer. Esto significa que perfeccionar al máximo tus buyer personas te ayudará a optimizar tu proceso de ventas, mejorando la eficiencia a medida que buscas hacer crecer tu negocio. 

Es fácil perder tiempo valioso intentando cualificar clientes potenciales. Utilizar un sistema puede ayudarte a tomar una decisión informada sobre qué prospectos son los más prometedores. Una herramienta automatizada puede recopilar y analizar estos datos. 

No necesitas rastrear manualmente el comportamiento de los clientes potenciales, como las visitas a la página o los "me gusta" en redes sociales; si lo haces manualmente, este proceso podría llevar una eternidad. En su lugar, usa una herramienta automatizada para organizar los datos y úsalos para calificar a los clientes potenciales según un sistema predefinido. ¿Tu única tarea? 

Analizando la lista final de prospectos y la puntuación de cada uno.

Mantén a tu equipo coordinado con un sistema de gestión de proyectos. Sin una herramienta de gestión de proyectos, tus empleados podrían estar dispersos, con dificultades para mantenerse organizados y comunicarse eficazmente mientras trabajan en diversos proyectos y campañas. Una buena herramienta de gestión de proyectos facilita la planificación, la elaboración de estrategias y la colaboración, lo que aumenta la eficiencia y el retorno de la inversión (ROI).

Las herramientas de gestión de proyectos son especialmente beneficiosas si todo o parte de tu equipo trabaja de forma remota. 

La comunicación se complica aún más cuando los empleados se encuentran en distintas ubicaciones geográficas. Utilice una herramienta digital para asignar tareas y tener visibilidad del estado y los plazosde los proyectos, manteniendo así el flujo de trabajo incluso cuando su equipo se encuentre en diferentes zonas horarias. 

La integración de datos combina todos los procesos de tu negocio en un solo lugar, ofreciéndote una visión general de los datos de tu empresa. Esta integración es beneficiosa porque ayuda a optimizar dichos procesos, lo que te permite mantener la eficiencia y reducir costes.

Optimiza tus procesos SaaS con la integración de datos. La integración mediante una interfaz de programación de aplicaciones (API) conecta tus sistemas, permitiéndoles compartir datos. Esto aumentará la productividad y la eficiencia, repercutiendo positivamente en tus resultados.

Proteger tu reputación es fundamental para que tu negocio siga prosperando. Los clientes no comprarán a una marca que perciben negativamente. Y si eres víctima de publicidad maliciosa (un tipo de ciberataque que inserta código malicioso en anuncios digitales), podrías sufrir importantes pérdidas de ingresos en tu comercio electrónico, lo que dañaría aún más tu reputación. 

Gestionar la reputación de una marca puede ser un trabajo arduo. Requiere tareas como eliminar información falsa sobre tu negocio que circula en línea o responder adecuadamente a las reseñas y comentarios negativos. Sin embargo, una herramienta de gestión de la reputación de marca que busca mejorar la experiencia del usuario y combatir el malvertising es una excelente manera de tomar el control de tu presencia digital. 

Como pequeña empresa que intenta abrirse camino en el mercado, conoces a tu público objetivo. O al menos, deberías conocerlo. Pero cuando se trata de tus ciclos de venta, conocer a tu público objetivo es aún más importante de lo que crees.

Por ejemplo, imagina que vendes software como servicio (SaaS) a pymes. Este proceso de ventas es completamente distinto al de vender a grandes empresas. Los problemas relacionados con el crecimiento, su necesidad de obtener valor del producto rápidamente, los ciclos de venta menos definidos, la necesidad de adaptar las presentaciones a cada persona según su nivel en la organización: todo esto será diferente. Y esto significa que tu proceso de ventas en general necesitará un enfoque renovado.

Para las empresas B2B, el marketing de contenidos es imprescindible. El 91 % de los profesionales del marketing B2B lo utilizan en su estrategia general, y el 51 % puede demostrar cómo el marketing de contenidos ha incrementado las ventas. 

El marketing de contenidos es una forma eficaz de hacer crecer tu negocio con el tiempo.

¿Cómo optimizar tus operaciones de marketing de contenidos para mantenerlas a pleno rendimiento? Una solución de gestión de relaciones con el cliente (CRM) puede utilizarse para el marketing de contenidos, proporcionando una visión estratégica de dónde se encuentran tus clientes potenciales. La segmentación de la audiencia y la gestión de campañas son tareas en las que tu CRM puede ser de gran utilidad. El marketing de contenidos también es un ámbito donde la automatización puede ser clave, utilizando una herramienta de automatización de marketing para ahorrar tiempo en las tareas diarias.

Todas las empresas deben recopilar datos, ya sea sobre la productividad de los empleados, los clientes potenciales en el embudo de ventas o el rendimiento de sus campañas de marketing. La información recopilada ayuda a tomar decisiones empresariales y a determinar los siguientes pasos. Sin embargo, intentar asimilar y organizar estos datos por cuenta propia puede resultar abrumador.

Una herramienta de recopilación de datos es una forma sencilla de optimizar este proceso. Además, diversos paquetes de software de automatización permiten a las empresas almacenar sus datos en una única ubicación. Si aún no está listo para externalizar, la automatización de datos es una buena manera de facilitar el trabajo de sus empleados.

Otras empresas deciden ir un paso más allá: en lugar de usar una aplicación o software internamente, subcontratan por completo la recopilación de datos, recurriendo a una empresa especializada en la gestión y recopilación de datos. Sea cual sea la opción elegida, delegar la recopilación de datos resulta beneficioso.

La elaboración de informes es otra de esas tareas que pueden consumir todo tu día si no tienes cuidado, convirtiéndose en una enorme pérdida de tiempo para tu empresa. Utiliza la automatización para ayudarte, proporcionando soluciones de informes que beneficien a todo tu equipo. 

El software creará y cargará automáticamente un informe al usar una herramienta de generación de informes. Analizará tus API para obtener los datos necesarios. Luego, generará informes basados ​​en esos nuevos datos y los enviará directamente a tu correo electrónico. 

La mayoría de los programas informáticos también son altamente personalizables, lo que permite ajustar detalles como la frecuencia con la que se reciben los informes, cuántas integraciones se desean incluir en cada informe y quién necesita acceso al software.

El software de generación de informes facilita enormemente el análisis de datos y permite ver dónde las cosas funcionan de manera eficiente y dónde hay margen de mejora.

La productividad, el rendimiento y el compromiso de los empleados son un 14 % mayores en las empresas con programas de reconocimiento que en las que no los tienen. Los empleados que se sienten valorados tienen más probabilidades de permanecer en la empresa a largo plazo. Dado que el talento y el tiempo que invierten tus empleados son lo que impulsa tu negocio, es importante que se sientan importantes.

Optimiza el reconocimiento a tus empleados automatizando tu programa de recompensas o incorporando el reconocimiento entre compañeros para que puedan felicitarse mutuamente. Añade cumpleaños o aniversarios laborales a un calendario y configura recordatorios para no olvidar nunca una fecha importante. También puedes automatizar las evaluaciones de los empleados mediante una plataforma de gestión en línea que analiza los formularios de evaluación y genera informes. 

A medida que tu empresa crece, necesitarás contratar más empleados que puedan satisfacer tus crecientes necesidades. Sin embargo, probablemente ya sepas que puede ser difícil atraer candidatos cualificados que se sientan atraídos por empresas más grandes (con salarios más altos). Y con tantas responsabilidades, puede que sientas que no tienes suficiente tiempo para dedicarte a todo el proceso de contratación.

Esta falta de tiempo es donde la optimización de tus sistemas puede ser de gran ayuda. Empieza por elaborar una descripción de puesto precisa y bien redactada: debe indicar a los candidatos exactamente lo que buscas para que sepan si el puesto se ajusta a su perfil. Esto se puede simplificar utilizando un generador de descripciones de puestos con herramientas como Recruit CRM. Luego, asegúrate de que tu anuncio de empleo tenga la mayor visibilidad posible en línea.

A continuación, utiliza un software de seguimiento de candidatos (ATS) para organizar los currículums por palabras clave. Un ATS facilita la búsqueda entre los currículums recibidos. Después, pasarás al proceso de entrevistas, que tu equipo de contratación puede agilizar programando una única entrevista con el candidato cualificado y todos los miembros de la empresa que deban estar presentes. Este flujo de trabajo te permitirá ahorrar tiempo, en lugar de programar varias entrevistas individuales con cada responsable de la toma de decisiones en tu empresa.

Pequeña empresa convertida en grande 

Emprender un pequeño negocio en la economía actual puede parecer una tarea desalentadora. ¡Pero optimizar tus sistemas para mantener el impulso te da mayores posibilidades de éxito!