Introducción
Introducción
Son las 4 de la tarde de un jueves. La parada programada de un oleoducto lleva dos semanas de retraso, tres facturas de contratistas no coinciden con sus órdenes de compra y nadie puede decirle al director financiero si el proyecto sigue dentro del presupuesto hasta que alguien dedique la noche a conciliar cinco hojas de cálculo diferentes. Esta escena se repite cada semana en los equipos de exploración, producción y distribución, y rara vez se debe a que la gente no trabaje lo suficiente.
El software de gestión de proyectos para la industria del petróleo y el gas existe precisamente para solucionar este problema. Según Bain & Company, entre 2015 y 2019, los proyectos de capital de exploración y producción (upstream) y de transporte y distribución (midstream) sufrieron un sobrecoste medio del 17 % y un retraso de 2,5 años. Un estudio más amplio, publicado por ScienceDirect, sitúa el sobrecoste medio aún más alto, en el 18 %. Estas cifras no son abstractas; representan el coste directo de la planificación, el presupuesto y los datos de los contratistas almacenados en sistemas distintos.
Esta guía desglosa las funciones que realmente debe cumplir el software de gestión de proyectos de petróleo y gas, analiza cinco problemas específicos y cómo Celoxis aborda cada uno de ellos, compara las plataformas que los equipos empresariales evalúan con mayor frecuencia y muestra dos ejemplos reales de los cambios que se producen cuando la plataforma adecuada reemplaza un conjunto heterogéneo de hojas de cálculo.
Fuentes
Bain & Company: Transición energética: entrega de proyectos de capital a tiempo y dentro del presupuesto. ScienceDirect: Estudio sobre el sobrecoste de proyectos de capital en petróleo y gas.
¿Qué es el software de gestión de proyectos para la industria del petróleo y el gas?
El software de gestión de proyectos para la industria del petróleo y el gas es una plataforma diseñada para planificar, programar y controlar financieramente proyectos de capital en las áreas de exploración, perforación, producción, refinación y operaciones de oleoductos. A diferencia de las herramientas generales de gestión de proyectos, debe gestionar plazos plurianuales, el seguimiento de CAPEX y OPEX, la coordinación de contratistas y proveedores, y la generación de informes a nivel de cartera que los ejecutivos y socios de empresas conjuntas puedan utilizar.
Esta categoría abarca software para la planificación y programación de proyectos, gestión de cartera para el sector, software de gestión de proyectos de capital y la capa de gestión de recursos que vincula la capacidad de la mano de obra y los contratistas con el cronograma. La gestión de paradas programadas y de mantenimiento, la gestión de activos y el seguimiento del cumplimiento de las normas de seguridad, salud y medio ambiente (HSE) también suelen estar integrados en la misma plataforma, dado que una parada programada en una refinería afecta a todos estos aspectos simultáneamente. Gran parte de esto coincide con las de las oficinas de gestión de proyectos (PMO) de ingeniería en programas con un alto componente de ingeniería, adquisición y construcción (EPC), razón por la cual muchas de las mismas plataformas aparecen en ambas listas de candidatos.
En resumen:
Si una herramienta no puede vincular la planificación con el presupuesto en tiempo real, no es un software de gestión de proyectos de petróleo y gas. Es simplemente una lista de tareas con vista de calendario.
Desafíos de la industria
¿Por qué las herramientas genéricas de gestión de proyectos fallan en las empresas de petróleo y gas?
La mayoría de las plataformas de gestión de tareas se diseñaron para campañas de marketing o ciclos de desarrollo de software de dos semanas. Los proyectos de capital en la industria del petróleo y el gas son un caso aparte, con plazos más largos, mayores exigencias de cumplimiento normativo y mucho más dinero en juego. Aquí es donde suele surgir la brecha:
| Punto doloroso | Dónde se quedan cortas las herramientas genéricas |
|---|---|
| Proyectos de capital plurianuales | Los tableros y los sprints reinician el contexto constantemente; no hay una visión a largo plazo de toda la cartera |
| Seguimiento de CAPEX/OPEX | Los presupuestos se encuentran en una hoja de cálculo o herramienta financiera aparte, desconectada del cronograma |
| Coordinación de múltiples contratistas | No existe una forma clara de separar al personal interno, los contratistas EPC y los proveedores con diferentes niveles de acceso |
| Documentación reglamentaria y de seguridad, salud y medio ambiente (HSE, por sus siglas en inglés) | El control de documentos es algo secundario, no un módulo principal |
| Informes de ejecutivos y socios de empresas conjuntas | Los paneles de control están diseñados para los líderes de equipo, no para la gestión de portafolios |
Según el estudio Pulse of the Profession del PMI, solo el 35 por ciento de los proyectos a nivel mundial finalizan con éxito, mientras que las organizaciones con una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) madura completan un 38 por ciento más de proyectos a tiempo y dentro del presupuesto que aquellas que no la tienen.
El sector del petróleo y el gas simplemente eleva el precio de cometer errores estructurales. Incumplir un hito en una parada programada o en un programa de perforación no solo implica un retraso en la fecha límite. Puede paralizar una instalación o una plataforma de perforación, y eso se vuelve costoso rápidamente.
En resumen:
El problema del sobrecoste en la industria del petróleo y el gas rara vez se debe a la falta de esfuerzo, sino a la falta de visibilidad. Cuando los datos de costes y los datos de planificación se encuentran en sistemas diferentes, los problemas surgen semanas después de que comiencen, no el mismo día.
Fuente
PMI: El pulso de la investigación profesional
Cinco puntos débiles, resueltos
¿Por qué los equipos eligen Celoxis? 5 puntos débiles, resueltos
Toda oficina de gestión de proyectos (PMO) que requiera una gran inversión de capital se topa tarde o temprano con los mismos cinco obstáculos, generalmente justo cuando un proyecto duplica su tamaño o se añade un nuevo contratista.
Así es como Celoxis está diseñado para dar respuesta a cada problema, no con una lista de funciones, sino con el problema específico que soluciona y por qué ese problema cuesta dinero real en la industria del petróleo y el gas, en concreto.
“No conocemos nuestra situación presupuestaria real hasta que es demasiado tarde.”
La mayoría de las herramientas registran las tareas y dejan el dinero en una hoja de cálculo aparte, lo que significa que el riesgo presupuestario se descubre después de que ocurre, no antes. Celoxis integra el seguimiento de precios fijos, tiempo y materiales, y costos laborales directamente en el diagrama de Gantt, de modo que el gerente de proyecto ve el ritmo de consumo presupuestario en la misma pantalla que usa para administrar el cronograma. Cuando el gasto en proveedores externos supera lo previsto, esto se refleja de inmediato en lugar de en la siguiente conciliación mensual.
→ Vea cómo Celoxis vincula presupuestos, recursos y plazos
“Los contratistas y proveedores son una incógnita.”
Los proyectos EPC se gestionan con decenas de contratistas y proveedores, cada uno con diferentes necesidades de acceso, y ninguno de ellos debería estar en los archivos internos del proyecto. Si se les contacta por correo electrónico y teléfono, las actualizaciones de estado llegan tarde, son inconsistentes o simplemente no llegan, lo que provoca que un retraso de dos semanas en el trabajo de un subcontratista se convierta en una sorpresa en la ruta crítica. Celoxis incluye portales para clientes y proveedores con visibilidad basada en permisos, de modo que las partes externas vean exactamente lo que necesitan, envíen actualizaciones directamente y sean responsables, sin tener que acceder a los datos de costes completos ni a los informes internos.
→ Consulta todas las funciones, incluidos los portales para clientes y proveedores
“Nuestros mejores profesionales tienen compromisos duplicados y nadie se da cuenta hasta que se acerca la fecha límite.”
Los conflictos de recursos son una de las causas más comunes y prevenibles de retraso en proyectos de petróleo y gas con múltiples emplazamientos, especialmente cuando los mismos ingenieros sénior participan en un programa de perforación y en una inspección de oleoductos en la misma semana. La programación automática de Celoxis detecta el conflicto en el momento en que se produce. Si una tarea requiere diez horas de alguien que solo tiene dos horas libres ese día, el sistema muestra una advertencia visual en lugar de sobrecargar la carga de trabajo y dejar que el problema surja en el peor momento posible, normalmente justo antes de una revisión de hitos.
→ Vea la gestión de recursos y la planificación de capacidad de Celoxis en acción
“Los ejecutivos reciben actualizaciones de estado. No tienen una visión real.”
Un correo electrónico semanal sobre el estado del proyecto no constituye una gestión eficaz de la cartera de proyectos. Celoxis ofrece a los directores de PMO y a los CFO paneles de control configurables y en tiempo real que consolidan el presupuesto, el cronograma y el estado de los recursos de cada proyecto activo, proporcionando la visión precisa que la dirección necesita antes de una reunión de la junta directiva o una llamada con un socio de una empresa conjunta, sin tener que esperar a que alguien genere un informe.
→ Explora las funciones de informes y paneles de control de Celoxis
“Nuestros datos deben permanecer dentro del país, y la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos no lo permiten.”
Las compañías petroleras nacionales, los operadores vinculados al gobierno y los contratistas financiados por la UE suelen estar sujetos a normas de residencia de datos que excluyen las plataformas exclusivamente en la nube incluso antes de que comience la demo. Este requisito, por sí solo, elimina discretamente a la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos convencionales del mercado, lo que obliga a los equipos a elegir entre el cumplimiento normativo y la funcionalidad. Celoxis ofrece implementación tanto en la nube como en las instalaciones del cliente, por lo que un requisito de residencia de datos no tiene por qué limitar la selección a herramientas con controles financieros más débiles.
→ Lea cómo Celoxis gestiona la residencia de datos para los equipos del Reino Unido y la UE
Una visión fidedigna
En esencia, Celoxis es una plataforma de gestión de proyectos y portafolios diseñada para ayudar a las organizaciones a planificar, asignar personal, realizar el seguimiento, gestionar y generar informes sobre proyectos que requieren una gran inversión de capital, todo ello en un único sistema. En lugar de tener los cronogramas en una herramienta, los presupuestos en una hoja de cálculo y las actualizaciones de los contratistas en una bandeja de entrada, Celoxis conecta las tres, de modo que la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) obtiene una visión unificada y fiable de la ejecución, y la dirección consigue una visibilidad a nivel de cartera que le permite tomar decisiones informadas.
Calificaciones y precios
Los resultados lo confirman. Celoxis tiene una calificación de 4.6 sobre 5 en G2 y de 4.5 sobre 5 en Gartner Peer Insights, con de asignación de recursos y presupuestación que superan a las de Asana (9.0 frente a 8.0 y 9.0 frente a 7.3). Los planes abarcan desde funciones básicas de programación y gestión de cartera hasta costes, gestión de riesgos y gestión estratégica de cartera en los niveles superiores, los que suelen necesitar las empresas del sector del petróleo y el gas. El coste final depende del número de usuarios y de si se implementa en la nube o en las instalaciones. Consulte la página de precios de Celoxis para conocer los niveles exactos.
Evaluación guiada e implementación
Implementar cualquier plataforma nueva conlleva sus propios riesgos, por lo que el soporte para la evaluación es tan importante como la lista de funciones. Celoxis combina su prueba gratuita de 14 días con un arquitecto de soluciones que configura la prueba en función de los tipos de proyecto reales de cada usuario, en lugar de un entorno de pruebas genérico. Este mismo enfoque guiado se aplica a la incorporación y migración una vez que el equipo decide seguir adelante. Para una oficina de gestión de proyectos (PMO) acostumbrada a un inicio de sesión y una base de conocimientos, esta configuración práctica suele convertir una prueba piloto cautelosa en una implementación segura.
En resumen:
Estas no son características hipotéticas. Cada una se corresponde con una razón específica y concreta por la que los proyectos de inversión pierden tiempo y dinero, y cada una es algo para lo que una herramienta de tareas genérica simplemente no fue diseñada.
Fuentes
G2: Reseñas y calificaciones de Celoxis. Gartner Peer Insights: Reseñas de Celoxis.
“Cuando los datos de costes y los datos de programación residen en sistemas diferentes, los problemas surgen semanas después de que comiencen, no el mismo día en que comienzan.
Comparativa de software de 2026
El mejor software de gestión de proyectos para empresas de petróleo y gas: Comparativa de 2026
A continuación, se muestra cómo las plataformas que los equipos empresariales de petróleo y gas evalúan con mayor frecuencia se comparan según los criterios más importantes para los proyectos de capital.
Celoxis
Mejor en general
Lo mejor para
Empresas medianas y grandes, proyectos de capital con múltiples contratistas
Gestión de recursos
Fuerte (G2: 9.0/10)
Seguimiento de CAPEX/Presupuesto
Fuerte, nativo (G2: 9.0/10)
Gantt y ruta crítica
Sí, programación automática
Portal para contratistas
Sí
Despliegue
Nube y local
Asana
Ideal paramarketing y flujos de trabajo de equipo sencillos.
Gestión de recursos:Moderada (G2: 8,0/10)
Seguimiento limitado de CAPEX/Presupuesto, complementos (G2: 7,3/10)
Diagrama de Gantt y ruta crítica:cronograma básico
Portal del contratistaNo
Implementaciónsolo en la nube
Monday.com
Ideal paratableros de equipo visuales y flexibles.
Gestiónbásica
Seguimiento limitado de CAPEX/Presupuesto, mediante integraciones
Diagrama de Gantt y ruta crítica:Diagrama de Gantt básico
Portal del contratistaNo
Implementaciónsolo en la nube
Proyecto de Microsoft
Ideal parala planificación tradicional de proyectos individuales.
Gestión de recursosbásica, por proyecto
de seguimiento de CAPEX/presupuesto, vinculado a una hoja de cálculo
Diagrama de Gantt y ruta críticarobustos, estándar de la industria
Portal del contratistaNo
Implementaciónen la nube y en escritorio
ClickUp
Ideal parala gestión de tareas de equipos pequeños y medianos.
Gestiónbásica
Seguimiento limitado de CAPEX/presupuesto
Diagrama de Gantt y Ruta CríticaBásico
Portal del contratistaNo
Implementaciónsolo en la nube
Wrike
Ideal paraoperaciones de marketing y creatividad a gran escala.
Gestión de recursosModerada
Seguimiento limitado de CAPEX/presupuesto
Diagrama de Gantt y ruta crítica(moderado)
Portal de contratistaslimitado
Implementaciónsolo en la nube
Smartsheet
Ideal paraequipos que trabajan principalmente con hojas de cálculo.
Gestión de recursosModerada
Manual de seguimiento de CAPEX/presupuesto , fórmulas de hoja de cálculo
Diagrama de Gantt y ruta crítica(moderado)
Portal de contratistaslimitado
Implementaciónsolo en la nube
Zoho Projects
Ideal parael seguimiento de proyectos de pequeñas empresas.
Gestiónbásica
Seguimiento limitado de CAPEX/presupuesto
Diagrama de Gantt y Ruta CríticaBásico
Portal del contratistaNo
Implementaciónsolo en la nube
En resumen:
La mayoría de estas herramientas se diseñaron para un tipo de trabajo diferente. Microsoft Project maneja bien la planificación detallada, pero deja el seguimiento del presupuesto a una hoja de cálculo aparte. Asana, Monday.com, ClickUp y Zoho Projects son excelentes para la colaboración en equipo sencilla, no para proyectos de inversión plurianuales con múltiples contratistas y controles financieros.
Fuente
G2: Comparación entre Asana y Celoxis
Éxito del cliente
Resultados reales: Dos estudios de caso empresariales
Estas dos organizaciones no son compañías de petróleo y gas, pero experimentan exactamente los problemas mencionados anteriormente: documentación dispersa, sorpresas presupuestarias y ejecutivos que se enteran de los problemas a posteriori. Ese es el perfil para el que Celoxis está diseñado: empresas medianas y grandes que gestionan proyectos complejos, con múltiples contratistas y que requieren una gran inversión de capital, donde la precisión afecta directamente a la entrega y, en algunos casos, a la seguridad de los trabajadores. Ambos ejemplos provienen de la amplia biblioteca de casos de éxito de clientes de Celoxis .
Ingeniería Intergrupal
Industria
Ingeniería de infraestructuras, proyectos financiados por la UE (Rumania)
Desafío
Documentación dispersa, falta de una visión clara de la ruta crítica, dificultad para realizar un seguimiento de los cambios de prioridades entre proyectos
Resultado con Celoxis
La productividad aumentó cerca del 50 por ciento; los costos se redujeron en aproximadamente 211.000 dólares
Sonda terrestre
Industria
Tecnología para la minería y la infraestructura civil (más de 300 empleados, clientes en más de 23 países, incluyendo Rio Tinto y Vale)
Desafío
El seguimiento basado en hojas de cálculo y correo electrónico provocó incumplimiento de plazos y sobrecostos que solo salieron a la luz después de los hechos.
Resultado con Celoxis
El monitoreo presupuestario en tiempo real detectó los riesgos a tiempo; mejoró la asignación de recursos; se agilizaron las decisiones ejecutivas
Ingeniería Intergrupal
Para obtener más detalles, consulte el estudio de caso completo de Intergroup Engineering . La empresa evaluó varias plataformas antes de elegir Celoxis, principalmente porque necesitaba una opción local para cumplir con las normas de almacenamiento de datos locales, además de una sólida gestión documental para cumplir con los requisitos de financiación de la UE.
Sonda terrestre
El estudio de caso de GroundProbe muestra un patrón similar: el equipo probó Celoxis comparándolo con Microsoft Project, Wrike y Smartsheet antes de cambiar, y adquirió destreza en un par de días, lo que demuestra que el cambio en sí no tiene por qué ser tan arriesgado como parece.
En resumen:
Ambos casos ponen de manifiesto la misma lección para los compradores de petróleo y gas. El retorno de la inversión se obtiene más rápidamente cuando el seguimiento de costes y la planificación se gestionan desde un mismo sistema, en lugar de dos separados.
Lista de verificación de evaluación
Cómo elegir el software adecuado para operaciones complejas
Esta lista de verificación abarca el ámbito específico del petróleo y el gas. Para obtener una perspectiva más amplia, conviene consultar la guía de criterios de evaluación de software de gestión de proyectos de Celoxis antes de empezar a evaluar a los proveedores
Primero, define los tipos de proyectos. La exploración en la fase inicial, los programas de perforación y las paradas programadas en refinerías requieren controles financieros diferentes. Define cuáles estás evaluando antes de comenzar las demostraciones.
Seleccione tres o cuatro proveedores y realice una prueba con un proyecto real. Cargue un proyecto de inversión real, no un conjunto de datos de muestra, y observe cómo la plataforma gestiona el seguimiento del presupuesto en función de los cambios en el cronograma.
Prueba de estrés para la detección de conflictos de recursos. Asigna un recurso en exceso intencionadamente y comprueba si el sistema lo detecta o lo ignora.
Confirme las opciones de despliegue y residencia de datos. Muchas compañías petroleras nacionales y contratistas vinculados a la UE requieren alojamiento en sus propias instalaciones o en servidores específicos de la región.
Verifique los permisos del portal de contratistas y proveedores. Confirme que las partes externas puedan ver lo que necesitan sin exponer todos los datos de su proyecto o costos.
Compare el costo total de propiedad, no el precio de lista. Añada los costos de implementación, capacitación y soporte antes de comparar proveedores basándose únicamente en el precio.
En resumen:
El software que triunfa en la demo no siempre es el que triunfa en la implementación. Priorice la evaluación en función de lo que su PMO realmente utilizará seis meses después.
Conclusiones finales
Conclusión
Antes de tu próxima llamada con un proveedor, haz una rápida comprobación intuitiva. Si alguna de estas situaciones te resulta familiar, probablemente se deba a una herramienta genérica, no a tu equipo:
Uno se entera de un sobrecoste presupuestario en una reunión, no en el software.
Las actualizaciones sobre el estado de los contratistas llegan por correo electrónico, no dentro del sistema de su proyecto.
A alguien le asignan dos proyectos a la vez y nadie se da cuenta hasta que se acerca la fecha límite.
La dirección solicita una actualización de la cartera de proyectos y alguien tiene que elaborarla manualmente.
El requisito de residencia de datos ya ha descartado a la mitad de los candidatos preseleccionados.
Los proyectos de inversión en petróleo y gas no suelen fracasar por falta de esfuerzo de los equipos, sino porque la planificación, el presupuesto y los datos de los contratistas requieren una conciliación manual hasta que es demasiado tarde para detectar el problema a tiempo. Celoxis se diseñó para resolver los cinco problemas mencionados en una sola plataforma, en lugar de ofrecer cinco soluciones alternativas independientes.
Si su oficina de gestión de proyectos (PMO) todavía dedica mucho tiempo a conciliar cronogramas, presupuestos, actualizaciones de contratistas e informes en múltiples sistemas, vale la pena evaluar si una plataforma conectada de gestión de proyectos y portafolios reduciría ese esfuerzo y mejoraría la toma de decisiones.
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