Il est crucial pour tout chef de projet de collaborer étroitement avec les parties prenantes – les personnes concernées par le projet et dont les opinions et les actions auront un impact direct sur son résultat. J'insiste sur ce point car 30 % des projets échouent en raison d'une mauvaise communication.
L'établissement de règles de base pour une communication efficace avec les parties prenantes permettra de gagner du temps, de lever les obstacles et, au final, de mener à bien le projet dans les délais et le budget impartis. Plusieurs méthodes de communication sont à privilégier pour interagir avec les parties prenantes de votre entreprise. Chacune, décrite ci-dessous, présente des avantages et des inconvénients ; veillez donc à choisir la plus adaptée au message que vous souhaitez transmettre.
Planifiez une réunion
Les réunions avec les parties prenantes constituent le mode de communication le plus courant en entreprise, notamment parce qu'elles permettent de gagner du temps en diffusant un message à un grand nombre de personnes. Les outils les plus efficaces pour communiquer ce message sont PowerPoint, Prezi ou tout autre logiciel de cartographie mentale disponible en ligne. La présence physique des parties prenantes permet d'éviter les malentendus.
Attention toutefois : avec la multiplication des équipes distribuées, les réunions planifiées tendent à disparaître. Grâce aux plateformes en ligne qui garantissent une transparence en temps réel, les clients ne sont plus de simples consommateurs passifs d’informations. La simple transmission de rapports périodiques sans communication continue ne suffira plus.
Envoyer une newsletter
En utilisant l'intranet ou la plateforme collaborative de l'entreprise, vous pouvez anticiper et programmer l'envoi d'une newsletter aux parties prenantes à intervalles réguliers. C'est un excellent moyen d'inclure même celles qui ne sont pas directement impliquées dans votre projet. Attention toutefois : le courriel étant un canal de communication unidirectionnel, il est préférable de l'éviter pour les sujets nécessitant une réponse immédiate.
Réunions en ligne séparées « écran à écran »
Même si elles peuvent être chronophages, les réunions en face à face restent le meilleur moyen de communiquer efficacement avec les parties prenantes. Chacun réagit différemment à votre style de présentation ; en rencontrant les parties prenantes individuellement, vous pouvez aborder leurs préoccupations plus en détail et avec plus de précision. Bien sûr, avec la dispersion des équipes et l’intégration croissante de consultants indépendants aux projets, les échanges « à distance » remplacent de plus en plus les réunions en face à face, car nombre d’entre elles se tiennent via des plateformes de communication et de collaboration en ligne. La présentation n’est plus indispensable ; privilégiez le dialogue.
Rapport de synthèse du projet
Les rapports de synthèse de projet sont généralement envoyés à intervalles réguliers (hebdomadaires, mensuels). Le protocole étant déjà établi, si votre projet respecte les délais et le budget, vous n'avez aucune raison de vous inquiéter. À l'appui de données et de statistiques, vous mettrez en évidence les points forts de votre projet et rassurerez les parties prenantes quant à votre maîtrise de la situation.
Planifiez une conférence téléphonique
Les conférences téléphoniques sont généralement utilisées lorsque le problème est trop urgent pour une réunion. Ainsi, dès que vous rencontrez un obstacle à résoudre immédiatement, vous pouvez programmer une conférence téléphonique, qui peut être organisée en quelques minutes ou quelques heures. N'oubliez pas que les conférences téléphoniques favorisent une communication unilatérale ; il est donc conseillé de préparer un ordre du jour avant le début de la conférence.
Réunions déjeuner
Les déjeuners d'affaires relèvent de la communication informelle lors des réunions avec les parties prenantes. Ils constituent un excellent moyen d'obtenir des retours francs ou de faire valider une idée par les parties prenantes. N'oubliez pas que les réunions informelles peuvent être tout aussi efficaces que les réunions officielles.
Auteur:
Stefan Jordev est titulaire d'un master en gestion du commerce électronique et spécialiste marketing pour Project Viewer de Seavus. Passionné par la gestion de projet et la cartographie mentale, il cherche constamment à innover et à combiner ces deux disciplines. Il contribue régulièrement à quatre blogs de gestion de projet et a écrit plus d'une douzaine d'e-books sur le sujet.
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