Devenez un chef de projet proactif

Les chefs de projet proactifs concentrent leurs efforts et leur attention sur le long terme plutôt que de réagir au présent. Ils sont convaincus que leurs actions ont un impact et qu'ils peuvent influencer positivement une situation en agissant.

L'une des meilleures façons d'être proactif en tant que chef de projet est de collaborer avec votre équipe et les parties prenantes pour identifier, analyser et atténuer activement les risques du projet avant qu'ils ne se transforment en problèmes. Vous pouvez également vous efforcer de bâtir des relations solides et durables avec vos parties prenantes afin de pouvoir solliciter leurs connaissances et leur soutien le moment venu. Lorsque vous tenez vos parties prenantes informées des développements et que vous entretenez d'excellentes relations avec elles, il est très peu probable qu'elles se retournent contre vous. Elles vous respectent et savent que vous travaillez activement à l'amélioration de tous les aspects du projet pour leur compte.

Une autre façon d'être proactif est de réaliser des revues de projet et d'échanger individuellement avec les membres de votre équipe. Sollicitez leurs retours et cherchez à optimiser leur fonctionnement. Par ailleurs, soyez proactif et vérifiez si vos activités d'assurance qualité sont optimales. Une mauvaise qualité produit est l'une des principales causes d'échec de projet.

Être réactif est l'opposé d'être proactif. Les personnes réactives ont souvent le sentiment de ne pas maîtriser une situation. Cela peut être lié au comportement d'une partie prenante déraisonnable ou aux problèmes qui surviennent au cours d'un projet. Elles capitulent et attendent qu'un problème potentiel devienne critique avant d'agir.

L'une des raisons pour lesquelles certains chefs de projet cèdent et se contentent de réagir au coup par coup est que leur charge de travail est si importante qu'ils ont l'impression de n'avoir d'autre choix que de gérer les urgences au jour le jour. Pourtant, en réalité, nous avons toujours des solutions, même si elles ne sont pas toujours faciles. Si vous vous sentez surchargé et débordé, réfléchissez à la manière dont vous pouvez déléguer davantage, à la façon dont vous pouvez mieux dire « non » aux nouvelles demandes et à la façon dont vous pouvez optimiser votre gestion du temps.

Pour devenir plus proactif, prenez l'habitude de vous engager régulièrement dans les activités suivantes :

• Consacrez du temps, seul et avec les membres de votre équipe, à identifier tout ce qui pourrait mal tourner dans le projet. Analysez les risques en profondeur, désignez un responsable et définissez des mesures d'atténuation. Répétez cet exercice aussi souvent que possible.
• Demandez aussi souvent que possible aux membres de l'équipe ce qui les empêche d'avancer ou ce qui pourrait leur permettre de travailler plus efficacement.
• Établissez des relations solides avec tous les acteurs clés du projet. Adoptez leur point de vue, comprenez leurs intérêts et répondez à leurs problèmes et préoccupations.
• Effectuer des revues de projet et encourager une culture d'apprentissage et de contribution. Discuter des solutions pour éviter les problèmes passés et prendre des mesures pour apporter des améliorations.
• Présentez et prototypez la solution au client et aux utilisateurs finaux aussi souvent que possible. Sollicitez leurs commentaires et vérifiez que votre solution répond bien à leurs besoins et à leurs attentes.
• Identifiez et examinez régulièrement vos mécanismes de contrôle de projet. Vérifiez qu'ils fonctionnent comme prévu et qu'ils permettent de maîtriser les coûts, la qualité et les délais.
• Gérez activement les attentes de vos parties prenantes par le biais de réunions en face à face et de rapports de projet réguliers. Expliquez-leur les risques, les problèmes et les contraintes auxquels vous êtes confrontés. Veillez à éviter toute mauvaise surprise.
• Organisez des activités de partage de connaissances et de cohésion d'équipe ludiques pour améliorer le moral et la motivation.
• Analysez vos méthodes de travail et déterminez comment optimiser votre gestion du temps. Pourriez-vous, par exemple, déléguer davantage ?

Republié avec l'aimable autorisation de Susanne Madsen

Susanne Madsen

À propos de Susanne Madsen :
Susanne Madsen est une coach, formatrice et consultante en leadership de projet de renommée internationale. Elle est l’auteure de « The Project Management Coaching Workbook » et de « The Power of Project Leadership ». Susanne est convaincue que la réussite en gestion de projet repose autant sur le leadership humain que sur la gestion des tâches, des événements et des processus. Elle est une fervente adepte et praticienne de la méthode GTD (Get Things Done) et prend plaisir à aider les personnes à formuler et à atteindre leurs objectifs. Pour en savoir plus sur Susanne, veuillez consulter son site web : http://www.susannemadsen.com/