Los gestores de proyectos proactivos centran sus esfuerzos y atención en el largo plazo, en lugar de reaccionar ante el presente. Creen que sus acciones importan y que pueden influir positivamente en una situación actuando al respecto.
Una de las mejores maneras de ser proactivo como gestor de proyectos es trabajar con tu equipo y las partes interesadas para identificar, analizar y mitigar activamente los riesgos del proyecto antes de que se conviertan en problemas. También puedes esforzarte por construir relaciones sólidas y duraderas con las partes interesadas para poder recurrir a su conocimiento y apoyo cuando lo necesites. Si mantienes a las partes interesadas al tanto de los avances y tienes una excelente relación con ellas, es muy poco probable que se vuelvan en tu contra. Te respetan y saben que trabajas activamente para mejorar todos los aspectos del proyecto en su beneficio.
Otra forma de ser proactivo es realizar revisiones de proyectos y comunicarse individualmente con los miembros del equipo. Solicite comentarios e investigue si hay algo que pueda hacer para optimizar el funcionamiento del equipo. Además, sea proactivo y analice si sus actividades de control de calidad son óptimas. La mala calidad del producto es una de las principales causas de fracaso de los proyectos.
Ser reactivo es lo opuesto a ser proactivo. Las personas reactivas suelen creer que no tienen control sobre una situación. Esto puede deberse al comportamiento de un interesado irracional o a los problemas que surgen durante un proyecto. Se rinden y esperan hasta que un problema potencial se convierte en una cuestión urgente antes de actuar.
Una de las razones por las que algunos gerentes de proyecto ceden y reaccionan impulsivamente es que su carga de trabajo es tan grande que sienten que no tienen más remedio que resolver los problemas urgentes. Pero en realidad, siempre tenemos una alternativa, aunque no sea la más sencilla. Si te sientes sobrecargado de trabajo, analiza cómo puedes delegar más, cómo puedes mejorar tu capacidad para decir "no" a nuevas solicitudes y cómo puedes optimizar la gestión de tu tiempo.
Para ser más proactivo, acostúmbrese a realizar regularmente lo siguiente:
- Dedica tiempo, tanto individualmente como con tu equipo, a identificar cualquier posible problema en el proyecto. Analiza a fondo los riesgos, identifica a un responsable y define las medidas para mitigarlos. Repite este proceso con la mayor frecuencia posible.
- Pregúntales a los miembros del equipo con la mayor frecuencia posible qué les impide avanzar o qué podría ayudarlos a trabajar de manera más eficaz.
- Establezca relaciones sólidas con todos los actores clave del proyecto. Póngase en su lugar, comprenda sus intereses y aborde sus problemas e inquietudes.
- Realizar revisiones de proyectos y fomentar una cultura de aprendizaje y contribución. Analizar cómo se pueden evitar los problemas del pasado y tomar medidas para mejorarlos.
- Demuestra y crea prototipos de la solución para el cliente y los usuarios finales con la mayor frecuencia posible. Solicita comentarios y verifica que lo que estás desarrollando se ajuste a sus requisitos y expectativas.
- Identifique y revise periódicamente los controles de su proyecto. Evalúe si funcionan según lo previsto y si mantienen los costos, la calidad y el tiempo bajo control.
- Gestiona activamente las expectativas de tus partes interesadas mediante reuniones presenciales e informes periódicos del proyecto. Asegúrate de que comprendan los riesgos, problemas y limitaciones a los que te enfrentas. Evita sorpresas desagradables.
- Organiza actividades divertidas para compartir conocimientos y fomentar el trabajo en equipo, con el fin de mejorar la moral y la motivación.
- Analiza tus propios hábitos de trabajo y determina cómo puedes optimizar la forma en que empleas tu tiempo. ¿Podrías, por ejemplo, empezar a delegar más?
Republicado con permiso de Susanne Madsen.
Acerca de Susanne Madsen:
Susanne Madsen es una coach, formadora y consultora de liderazgo de proyectos reconocida internacionalmente. Es autora de *The Project Management Coaching Workbook* y *The Power of Project Leadership*. Susanne cree que el éxito en la gestión de proyectos radica tanto en liderar personas como en gestionar tareas, eventos y procesos. Es una firme defensora y practicante del método GTD (Get Things Done) y disfruta ayudando a las personas a formular y alcanzar sus objetivos. Para obtener más información sobre Susanne, visite http://www.susannemadsen.com/
Comentarios
0 respuestas