Huit façons d'amener votre équipe à adopter le suivi du temps

Le nombre d'heures travaillées par les employés révèle beaucoup aux chefs d'entreprise et aux gestionnaires sur leurs effectifs. Il permet de répondre à des questions sur l'engagement, le rapport coût-efficacité du travail et la durée d'exécution des tâches. Il est donc essentiel que les employés comprennent l'intérêt du suivi de leur temps de travail. Ces statistiques suffisent à convaincre tout gestionnaire d'inciter son équipe à adopter cette pratique

• •  70 % des travailleurs sont désengagés de leur journée de travail.
  •  96 % des professionnels affirment que les employés font des erreurs en matière de suivi du temps de travail.
  • Le désengagement actif des employés coûte aux États-Unis entre 450 et 550 milliards de dollars par an en pertes de productivité.
  • Plus de 85 % des entreprises les plus performantes intègrent leurs systèmes de gestion des présences et de la paie.

Il est essentiel pour les managers de suivre le temps de travail, non pas par abus de pouvoir, mais pour surveiller la productivité et ainsi mieux gérer les budgets et l'engagement des employés. Découvrez huit façons d'inciter vos équipes à adopter le suivi du temps.

Expliquez-leur pourquoi c'est important

Les statistiques mentionnées ci-dessus constituent d'excellentes raisons pour que les employés prennent le temps de suivre leur activité quotidienne. Les responsables devraient expliquer aux employés que leur implication dans le suivi du temps permet à la direction de mieux comprendre leur niveau d'engagement, de résoudre les problèmes techniques ou procéduraux qui entravent le travail et de récompenser ceux qui restent concentrés sur leurs tâches. Expliquer les raisons pour lesquelles l'entreprise met en place cette démarche permet aux employés de rester informés et de démontrer son importance.

Choisissez un logiciel ou une application de suivi du temps pratique

Ce que les employés souhaitent éviter par-dessus tout, c'est d'entendre qu'ils ont une tâche supplémentaire à accomplir pendant leur journée de travail. Les appels, les courriels et les échéances de projets suffisent déjà à occuper même les plus consciencieux. C'est pourquoi les gestionnaires doivent se procurer un logiciel ou une application rapide à charger et facile à utiliser. Un système permettant aux employés de saisir rapidement leur temps de travail, sans même avoir à ouvrir une nouvelle fenêtre, les incitera à mieux le gérer.

Offres incitatives

Qui n'apprécie pas d'être récompensé pour ses efforts ? Même avec les logiciels les plus pratiques, le suivi du temps reste une tâche supplémentaire qui s'ajoute aux nombreuses autres responsabilités des employés. Offrir une incitation à la saisie du temps peut s'avérer payant. Un déjeuner ou un petit-déjeuner gratuit, des goodies de l'entreprise, voire une journée de télétravail peuvent encourager les employés à prendre l'habitude de suivre leur temps de travail.

Offrir aux travailleurs plusieurs moyens de suivre leur temps de travail

Les employés ne sont pas toujours au bureau lorsqu'ils travaillent sur un projet. Ils ont donc besoin de plusieurs moyens pour suivre leur temps de travail. Une application mobile leur permet de saisir leurs heures de travail en déplacement, tandis que l'intégration avec d'autres applications, comme un logiciel de gestion de projet, de gestion des dépenses ou un ERP, leur permet de suivre leur temps même s'ils utilisent un autre programme. Les responsables obtiendront de meilleurs résultats en utilisant une application qui permet aux employés de suivre leur temps de travail, plutôt que l'inverse.

Fournir aux employés un rapport de travail à distance personnalisé

Même les meilleurs employés oublient parfois de saisir leurs heures de travail. Les responsables peuvent leur rappeler gentiment de le faire en leur fournissant un rapport de la semaine précédente. Ainsi, ils peuvent vérifier s'ils ont oublié de saisir leurs heures. Cela évite aux responsables d'avoir à relancer constamment les employés et leur permet de prendre l'habitude de ne pas oublier de les enregistrer.

Agissez dès que vous constatez des hoquets

Certains employés tardent-ils à revenir déjeuner ? Y a-t-il beaucoup d'absences pour cause de maladie ou d'inactivité au cours de la semaine ? Certains employés sont-ils surchargés de travail tandis que d'autres semblent moins occupés ? Le suivi du temps de travail peut apporter des éclaircissements sur ces problèmes. Si les employés motivés et impliqués savent que leurs responsables prendront des mesures en cas de résultats problématiques, ils seront plus enclins à la transparence dans la gestion de leur temps. Cette évolution peut aider les responsables à prendre des décisions concernant d'éventuels changements de procédures ou d'effectifs.

Donner l'exemple

L'un des meilleurs moyens d'inciter les employés à suivre leur temps de travail est que les managers donnent l'exemple. Lorsqu'ils utilisent activement les applications ou les systèmes qu'ils imposent à leurs équipes, cela témoigne de leur engagement et de leur transparence. Ils ne se contentent pas de demander aux autres de faire quelque chose, mais ils sont prêts à le faire eux-mêmes. Ce geste peut grandement encourager les employés à faire de même. Il est important que les managers et les dirigeants partagent leurs méthodes de suivi du temps avec les membres de l'équipe afin de renforcer la cohésion et de leur rappeler qu'il s'agit d'améliorer les processus, et non de microgérer.

Montrez-leur l'impact sur leur développement professionnel

Les outils de suivi du temps permettent également de mieux comprendre le travail effectué par les employés. Les managers avisés peuvent s'en servir pour aider leurs collaborateurs à identifier leurs axes d'amélioration en mettant en œuvre des mesures permettant de gagner du temps et d'optimiser ainsi leur journée de travail. Le suivi du temps peut également servir à évaluer la progression des employés vers les nouveaux objectifs professionnels qu'ils se sont fixés.

Conclusion

Le suivi du temps présente de nombreux avantages, mais le principal défi pour les managers est de convaincre les employés de son utilité. Les managers doivent être transparents quant aux raisons de la mise en place de ces systèmes, inciter les employés à participer et intégrer le suivi du temps à leurs routines quotidiennes. L'objectif est d'obtenir l'adhésion et l'implication maximales des employés. Plus le processus est intuitif pour eux, plus les managers auront de chances d'en faire une pratique courante au bureau.

Chanell Alexander

Biographie de l'auteure :
Chanell Alexander est rédactrice pour TechnologyAdvice. Elle est rédactrice indépendante et spécialiste en stratégie marketing numérique. Forte de plus de sept ans d'expérience dans le secteur associatif, elle aime allier solutions technologiques innovantes et communication. Lorsqu'elle n'écrit pas, Chanell apprécie les voyages, contribue à des blogs de jeux vidéo et explore sa passion pour la gastronomie. Découvrez ses autres activités sur son profil LinkedIn et sa page Twitter.