El número de horas que los empleados dedican al trabajo puede revelar mucho a los dueños y gerentes de empresas sobre su fuerza laboral. Permite responder preguntas sobre el compromiso, el costo de la mano de obra en relación con la productividad y si las tareas tardan demasiado en completarse. Por lo tanto, es fundamental que los trabajadores comprendan el valor de registrar su tiempo. Estas estadísticas son suficientes para motivar a cualquier gerente a implementar el registro del tiempo en su equipo
- El 70 por ciento de los trabajadores se sienten desmotivados durante su jornada laboral.
- El 96 por ciento de los profesionales afirma que los empleados cometen errores en lo que respecta al control horario.
- Los empleados activamente desmotivados le cuestan a Estados Unidos entre 450.000 y 550.000 millones de dólares anuales en pérdida de productividad.
- Más del 85 por ciento de las empresas líderes integran sus sistemas de control de asistencia y nóminas.
Es fundamental que los gerentes controlen el tiempo de trabajo, no para ejercer un control excesivo, sino porque supervisar la productividad les permite gestionar mejor los presupuestos y la motivación de los empleados. A continuación, ocho maneras en que los gerentes pueden lograr que su equipo adopte el control del tiempo.
Explícales por qué es importante
Las estadísticas anteriores son excelentes razones para que los trabajadores dediquen tiempo a registrar su actividad durante el día. Los gerentes deben explicarles que su dedicación al registro del tiempo puede ayudar a la gerencia a comprender mejor sus niveles de compromiso, solucionar problemas técnicos o de procedimiento que obstaculizan el trabajo y ofrecer incentivos a quienes se mantienen enfocados en sus tareas. Explicarles por qué la empresa implementa esta práctica mantiene a los trabajadores informados y justifica su importancia.
Elige un software o aplicación de seguimiento de tiempo que te resulte conveniente
Lo último que los trabajadores desean es que les asignen otra tarea durante su jornada laboral. Las llamadas, los correos electrónicos y los plazos de entrega de los proyectos son suficientes para mantener ocupado incluso al trabajador más diligente. Por lo tanto, los gerentes necesitan adquirir un software o una aplicación que se cargue rápidamente y sea fácil de usar. Encontrar un sistema que permita a los trabajadores registrar rápidamente su tiempo mientras trabajan, sin siquiera tener que abrir una nueva ventana, los motivará a llevar un mejor control de su jornada.
Ofrecer incentivos
¿A quién no le gusta ser recompensado por su esfuerzo? Incluso con el software más práctico, registrar el tiempo sigue siendo una tarea adicional a las demás responsabilidades laborales. Ofrecer incentivos por registrar las horas trabajadas puede ser muy beneficioso. Un almuerzo o desayuno gratis, obsequios de la empresa o incluso un día de teletrabajo pueden motivar a los empleados a adquirir el hábito de registrar su tiempo.
Proporcionar múltiples formas para que los trabajadores registren su tiempo
Los trabajadores no siempre están en la oficina cuando tienen que trabajar en un proyecto. Por lo tanto, necesitan diversas maneras de controlar su tiempo. Un sistema con una aplicación móvil les permite registrar su tiempo sobre la marcha, mientras que la integración con otras aplicaciones, como el software de gestión de proyectos, el software de gestión de gastos o el software ERP, les permite controlar su tiempo incluso si utilizan otro programa para realizar su trabajo. Los gerentes obtendrán mejores resultados si utilizan una aplicación que facilite el control del tiempo a los empleados, en lugar de al revés.
Ofrezca a los trabajadores un informe personalizado sobre el trabajo remoto
Incluso los mejores empleados pueden olvidar registrar su hora de entrada y salida. Los gerentes pueden recordarles amablemente que lo hagan entregándoles un informe de la semana anterior. Así, los empleados pueden comprobar si olvidaron registrar su hora. Esto evita que los gerentes tengan que insistir y ayuda a los empleados a adquirir el hábito de registrar su trabajo.
Toma medidas cuando encuentres problemas
¿Algunos empleados tardan demasiado en volver al trabajo para almorzar? ¿Hay muchas ausencias durante la semana? ¿Algunos empleados tienen demasiadas tareas mientras que otros parecen tener menos trabajo? El control del tiempo puede ayudar a identificar estos problemas. Si los empleados dedicados y comprometidos saben que los gerentes tomarán medidas si los resultados muestran problemas, se sentirán más motivados a ser honestos con su tiempo. Esto puede ayudar a los gerentes a tomar decisiones sobre los cambios de procedimiento o de personal que puedan ser necesarios.
Predica con el ejemplo
Una de las mejores maneras de motivar a los empleados a registrar su tiempo es que los gerentes tomen la iniciativa. Cuando los gerentes utilizan activamente las aplicaciones o sistemas que exigen a los empleados, demuestran compromiso y transparencia. No solo les piden a los demás que hagan algo, sino que están dispuestos a hacerlo ellos mismos. Este gesto puede ser muy efectivo para impulsar a los empleados a hacer lo mismo. Anime a los gerentes y directivos a compartir sus registros de tiempo con los miembros del equipo para fomentar la solidaridad y recordarles que se trata de mejorar los procesos, no de microgestión.
Muéstrales el impacto en su desarrollo profesional
Las herramientas de control horario también permiten comprender mejor el trabajo que realizan los empleados. Los gerentes astutos pueden aprovechar esta información para ayudar a los trabajadores a identificar áreas de mejora mediante la implementación de medidas que optimicen el tiempo y contribuyan a una jornada laboral más eficiente. El control horario también puede utilizarse para monitorear el progreso hacia las nuevas metas profesionales establecidas por los empleados.
Conclusión
El control horario ofrece muchas ventajas, pero el reto para la mayoría de los gerentes radica en convencer a los empleados de cómo este sistema también puede beneficiarlos. Los gerentes deben ser transparentes sobre los motivos de la implementación, ofrecer incentivos para la participación de los empleados e integrar el control horario en la rutina diaria. El objetivo es lograr la mayor implicación y aceptación posible por parte de los empleados. Cuanto más natural sea el proceso para que los empleados se involucren, mejor podrán los gerentes convertir el control horario en un procedimiento habitual en la oficina.
Biografía de la autora:
Chanell Alexander escribe para TechnologyAdvice. Es escritora independiente y estratega de marketing digital. Cuenta con más de siete años de experiencia en el sector sin fines de lucro y disfruta combinando soluciones tecnológicas innovadoras con la comunicación. En su tiempo libre, le gusta viajar, colaborar en blogs de videojuegos y disfrutar de la gastronomía. Descubre más sobre Chanell en su perfil de LinkedIn y su página de Twitter.
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