Fin 2014, on comptait environ 5,7 millions de petites entreprises aux États-Unis, employant environ 55 millions de personnes (Source : Fundivo)
Selon l'enquête State of Small Business menée par Inc.com, plus de 57 % des répondants, issus du classement Inc. 5000 des entreprises américaines à la croissance la plus rapide, qualifient leurs perspectives commerciales d'« excellentes », contre 38 % en 2013. Le pourcentage de ceux qui considèrent les perspectives à 12 mois de leur entreprise comme moyennes ou mauvaises est passé de 16 % à seulement 8 % (Source : Inc.com).
Extrapolez ces chiffres à l'échelle mondiale et vous comprendrez l'importance des petites entreprises. Nous vivons une nouvelle ère pour l'entrepreneuriat, marquée par des écosystèmes de start-up dynamiques et un afflux d'investissements importants.
Gestion de projet dans les petites entreprises
Les petites entreprises, disposant de moins de ressources et évoluant dans un environnement moins structuré, misent avant tout sur la rapidité, l'agilité et l'efficacité pour être performantes. Une gestion de projet rigoureuse peut donc faire toute la différence : elle peut faire la différence entre une croissance exponentielle et la faillite.
Software Advice a récemment mené une étude intitulée « de logiciels de gestion de projet dans les petites entreprises en 2015 ». L'objectif de cette étude était d'examiner le marché actuel des logiciels de gestion de projet et de déterminer les tendances parmi les acheteurs de petites entreprises.
Voici quelques conclusions clés de l'étude :
1. 60 % des acheteurs potentiels sont encore en train de passer des méthodes manuelles aux méthodes traditionnelles
Interrogés sur leurs méthodes actuelles de gestion de projets, environ un tiers des acheteurs potentiels de l'échantillon, tous confondus, ont déclaré utiliser un logiciel PM dans une certaine mesure : soit seul (17 %), soit avec un outil logiciel PM supplémentaire (6 %), soit en combinaison avec des méthodes manuelles (9 %).
Cependant, la majorité des acheteurs (60 %) gèrent encore leurs projets à l’aide de méthodes manuelles, telles que le courrier électronique, les feuilles de calcul et/ou les suites bureautiques (par exemple, Microsoft Office ou Google Drive).
Par rapport aux données de 2014, les résultats de cette année montrent une augmentation de 14 % du nombre d'acheteurs potentiels souhaitant acquérir un logiciel de gestion de projet pour la première fois. Le nombre d'acheteurs cherchant à remplacer leurs outils actuels est resté sensiblement le même, à 35 % (bien que, dans l'analyse de cette année, ces acheteurs aient été répartis en catégories plus spécifiques).
Point de vue de Celoxis
Deux tendances alarmantes méritent d'être examinées. La première est le recours aux méthodes manuelles (plus de 60 %), et la seconde, l'utilisation de plusieurs outils de gestion de projet. Les petites entreprises sont capables de s'adapter rapidement aux nouvelles pratiques de travail. Cependant, une plus grande responsabilisation vis-à-vis des projets, associée à une dépendance accrue aux méthodes manuelles et/ou à l'utilisation de plusieurs outils, engendre des inefficacités qui freinent leur croissance. L'augmentation de 14 % enregistrée l'année dernière suggère que les acheteurs jugent de plus en plus inefficaces les méthodes manuelles et l'utilisation de plusieurs outils pour la gestion de leurs projets. Il est essentiel que les organisations définissent une méthodologie de gestion de projet pertinente, puis s'orientent vers un outil de gestion de projet tout-en-un répondant à l'ensemble de leurs besoins. Il est également crucial d'adopter un système capable de s'adapter non seulement aux besoins à court terme, mais aussi à la croissance de l'entreprise.
2. Les primo-accédants recherchent l'organisation et l'automatisation
Étant donné le grand nombre d'acheteurs potentiels souhaitant passer des méthodes de gestion de projet manuelles aux logiciels, l'étude a examiné leurs points faibles, ou facteurs d'achat, séparément de ceux des acheteurs remplaçant un système existant.
Les principales raisons qui incitent les acheteurs à envisager pour la première fois des solutions de gestion de projet sont notamment les suivantes :
- Améliorer l'organisation (54 %) ;
- Automatiser les processus, tels que la gestion des tâches et le suivi du temps (48 %) ; et,
- Augmenter la transparence des statuts et des mises à jour des projets (45 %).
Point de vue de Celoxis
La volonté d'organiser et d'automatiser est saine et témoigne d'une réelle détermination. Toutefois, les dirigeants doivent éviter une vision stratégique à court terme et s'attacher à bâtir un de gestion de projet pérenne . Si les outils et processus de base peuvent répondre à des problématiques clés telles que la productivité et l'automatisation à court terme, ils risquent de ne pas suffire à pérenniser les efforts à grande échelle. Sans définitions claires ni processus établis, « il est probablement prématuré d'envisager l'adoption d'une solution, car elle ne fera qu'automatiser le chaos », Kiron Bondale, en gestion de projet et du changement , blogueuse spécialisée et contributrice régulière sur ProjectTimes.com (une ressource en ligne pour les professionnels de la gestion de projet).
La gestion du changement est un autre facteur à prendre en compte lors de l'adoption. Même si elle n'est pas aussi complexe que dans les grandes entreprises, elle reste difficile.
Il est essentiel de définir une stratégie à court, moyen et long terme bien conçue et d'établir un modèle de maturité robuste en gestion de projet pour l'organisation. Cela permettra aux entreprises de choisir les outils et méthodologies les mieux adaptés à l'évolution de leur environnement et d'optimiser leurs investissements.
3. L'évolution des besoins du système est le principal facteur d'achat pour les clients qui remplacent un logiciel
La majorité des acheteurs souhaitant remplacer leur système actuel indiquent le faire car celui-ci est devenu insuffisant (53 %). Le besoin de centraliser et/ou de consolider les données et celui de trouver un système plus convivial arrivent en deuxième position, loin derrière, cités chacun par 29 % des acheteurs.
Andrew Makar, consultant en informatique et auteur du blog spécialisé Tactical Project Management, explique : « En général, l’expression “dépasser” un système ne fait pas uniquement référence à la croissance de l’entreprise. Elle fait plutôt référence à des besoins de projet qui dépassent les capacités des applications de gestion de projet de base. ».
Passer d'une gestion courante des flux de travail à une planification stratégique de projets et de portefeuilles exige une compréhension plus approfondie des ressources, des contraintes et des dépendances des projets. Cela nécessite souvent des fonctionnalités complexes qui vont au-delà de ce qu'offrent les solutions de gestion de projet de base.
L'une des fonctionnalités avancées fréquemment demandées par ces acheteurs est la gestion des ressources, qui permet aux utilisateurs d'affecter du personnel aux projets en fonction de leur expertise et de leur disponibilité.
Point de vue de Celoxis
Il est inévitable de devenir obsolète avec un logiciel adapté à ses besoins, même si cela peut s'avérer coûteux. Vous pourriez opter pour une solution tout-en-un dès le début de votre cycle de maturité en gestion de projet, mais cela comporte le risque d'un faible retour sur investissement, car vous finirez par payer pour des fonctionnalités inutiles à votre environnement métier actuel. La solution ne réside pas dans l'ajout de multiples outils au fil du temps, mais plutôt dans l'analyse des besoins à chaque étape et la prise de décisions éclairées, guidées par une vision claire.
4. Davantage d'acheteurs demandent des fonctionnalités avancées que des fonctionnalités de base
Dans son étude de l'année dernière, SA a indiqué que les fonctionnalités les plus demandées par les acheteurs étaient le suivi du temps et la gestion des tâches (en plus de la « gestion de projet » proprement dite, également plébiscitée). Fait intéressant, cette année, les acheteurs privilégient les fonctionnalités avancées de reporting et d'analyse (88 %) aux capacités de base de suivi du temps et des tâches (83 % et 79 %, respectivement).
Dans le graphique initial, « Fonctionnalités PM les plus demandées » ci-dessus, la catégorie «rapports et analyses» regroupe les fonctionnalités qui aident les utilisateurs à visualiser simultanément l'état et les performances du projet.
Lorsque nous explorons plus en détail cette catégorie, elle affiche les détails de chaque fonctionnalité individuellement.
Les données de cette année font apparaître une augmentation de 13 % du nombre d'acheteurs demandant des rapports : de 35 % en 2014 à 48 % en 2015. De toute évidence, de plus en plus d'acheteurs prennent conscience des avantages que cette fonctionnalité peut apporter.
Point de vue de Celoxis
Cette tendance, bien que positive, peut aussi présenter un risque. Les fonctionnalités avancées impliquent une courbe d'apprentissage plus abrupte, des investissements en formation et des difficultés d'adoption. Cela pourrait s'avérer contre-productif. Les organisations doivent donc mener une sélection rigoureuse. Une analyse détaillée des besoins permet de cibler les outils répondant aux problématiques rencontrées. Impliquer les utilisateurs dans l'évaluation et anticiper les difficultés d'adoption aident les organisations à mieux planifier la mise en œuvre et à optimiser le retour sur investissement. En fin de compte, l'important est de choisir la solution la plus adaptée à vos besoins, et non celle considérée comme la meilleure par tous (Lire : Comment choisir le meilleur logiciel de gestion de projet en 2025).
Conclusion
Si les tendances du marché de la dernière décennie nous apprennent quelque chose, c'est que les petites entreprises d'aujourd'hui sont les entreprises de demain. Comme le souligne ce rapport de Software Advice, elles ont encore un potentiel considérable pour améliorer leurs décisions stratégiques en matière de gestion de projet. Voici un résumé de notre point de vue :
- L'établissement d'un modèle de maturité PM est crucial lorsqu'il s'agit d'investir dans des outils et des processus
- Les processus manuels et la multiplicité des outils sont contre-productifs et vont à l'encontre même de l'objectif d'excellence en gestion de projet.
- Le temps consacré à l'analyse et à l'évaluation des besoins est un investissement précieux. Se préparer au succès vous rapproche considérablement de son atteinte.
Nous serions ravis d'avoir votre avis sur ce sujet !
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