Cómo las pequeñas empresas ven la gestión de proyectos

A finales de 2014, había alrededor de 5,7 millones de pequeñas empresas en Estados Unidos que empleaban a unos 55 millones de personas (Fuente: Fundivo)

Según la encuesta sobre el estado de las pequeñas empresas realizada por Inc.com, más del 57 % de los encuestados, procedentes del universo Inc. 5000 de las empresas de más rápido crecimiento en Estados Unidos, calificaron sus perspectivas comerciales como "excelentes", frente al 38 % en 2013. El porcentaje de quienes consideran que las perspectivas de su empresa para los próximos 12 meses son promedio o malas se redujo del 16 % a tan solo el 8 % (Fuente: Inc.com).

Si extrapolamos estas cifras a escala global, obtenemos una idea de la importancia de las pequeñas empresas. Estamos en la nueva era del emprendimiento, con sólidos ecosistemas de startups y grandes inversiones.

Gestión de proyectos en pequeñas empresas

Dado que las pequeñas empresas operan con menos recursos en un entorno menos estructurado, dependen principalmente de la rapidez, la agilidad y la eficiencia para ser efectivas. Por lo tanto, una sólida gestión de proyectos puede marcar la diferencia; la diferencia entre un crecimiento exponencial y el cierre del negocio.

Software Advice realizó recientemente una investigación sobre de software de gestión de proyectos en pequeñas empresas en 2015. El objetivo del estudio era analizar el mercado actual de software de gestión de proyectos y determinar las tendencias entre los compradores de pequeñas empresas.

A continuación, se presentan algunas conclusiones clave del estudio:

1. El 60 por ciento de los compradores potenciales todavía están en transición desde métodos manuales

Al preguntarles sobre sus métodos actuales para gestionar proyectos, aproximadamente un tercio de los posibles compradores de la muestra, en conjunto, dijeron que utilizaban software de gestión de proyectos de alguna manera: ya sea de forma independiente (17 por ciento), con una herramienta de software de gestión de proyectos adicional (6 por ciento) o en combinación con métodos manuales (9 por ciento).

Sin embargo, la mayoría de los compradores (60 por ciento) todavía gestionan proyectos utilizando métodos manuales, como correo electrónico, hojas de cálculo y/o paquetes de gestión de oficina (por ejemplo, Microsoft Office o Google Drive).

En comparación con los datos de 2014, los resultados de este año muestran un aumento del 14 % en el número de compradores potenciales que buscan adquirir software de gestión de proyectos por primera vez. El número de compradores que buscan reemplazar sus herramientas de gestión de proyectos existentes se ha mantenido prácticamente igual, en un 35 % (aunque en el análisis de este año, estos compradores se han dividido en categorías más específicas).

Punto de vista de Celoxis

Hay dos tendencias alarmantes que cabe destacar. Una es la dependencia de métodos manuales (más del 60%) y la otra, el uso de múltiples herramientas de gestión de proyectos. Las pequeñas empresas pueden adaptarse rápidamente y adoptar nuevas prácticas de trabajo. Sin embargo, con una mayor responsabilidad en los proyectos, la dependencia de métodos manuales o el uso de múltiples herramientas genera ineficiencias en el sistema que impiden su crecimiento. El aumento del 14% con respecto al año pasado sugiere que los compradores consideran cada vez más ineficientes los métodos manuales y el uso de múltiples herramientas para la gestión de sus proyectos. Es fundamental que las organizaciones definan una metodología de gestión de proyectos adecuada y, posteriormente, elijan una herramienta integral que satisfaga todas sus necesidades. Asimismo, es crucial adoptar un sistema que no solo atienda las necesidades a corto plazo, sino que también se adapte a la escala de la empresa.

2. Los compradores primerizos buscan organización y automatización

Debido a la gran cantidad de compradores potenciales que buscan pasar de los métodos manuales de gestión de proyectos a software, el estudio analizó sus problemas o factores determinantes de compra por separado de los de los compradores que reemplazan un sistema existente.

Las principales razones que impulsan a los compradores a considerar soluciones de gestión de proyectos por primera vez incluyen la necesidad de:

1. Mejorar la organización (54 por ciento);
2. Automatizar procesos, como la gestión de tareas y el seguimiento del tiempo (48 por ciento); y,
3. Aumentar la transparencia en el estado y las actualizaciones de los proyectos (45 por ciento).

Punto de vista de Celoxis

El impulso por organizar y automatizar es positivo y demuestra buena voluntad. Sin embargo, los líderes deben evitar la miopía estratégica y centrarse en crear un de gestión de proyectos a prueba de futuro . Las herramientas y los procesos básicos pueden solucionar problemas clave como la productividad y la automatización a corto plazo, pero podrían no ser suficientes para mantenerlos a medida que crecen. Sin definiciones claras y procesos establecidos, «probablemente sea prematuro implementar una solución, ya que solo generará caos», explica Kiron Bondale, de la gestión de proyectos y del cambio , bloguero especializado en gestión de proyectos y colaborador habitual de ProjectTimes.com (un recurso en línea para profesionales de la gestión de proyectos).

La gestión del cambio es otro factor que deben considerar en lo que respecta a la adopción. Puede que no sea tan compleja como en las grandes empresas, pero aun así resulta difícil.

Es fundamental contar con una estrategia bien definida a corto, mediano y largo plazo, así como diseñar un modelo sólido de madurez en la gestión de proyectos para la organización. Esto ayudará a las empresas a elegir las herramientas y metodologías adecuadas que se ajusten al entorno cambiante y a obtener el máximo rendimiento de sus inversiones.

3. La obsolescencia del sistema es el principal motivo de compra para quienes reemplazan el software

La mayoría de los compradores que buscan reemplazar su sistema actual afirman hacerlo porque se les ha quedado obsoleto (53 %). La necesidad de centralizar o consolidar datos y la de encontrar un sistema más fácil de usar comparten un segundo lugar relativamente lejano, citadas cada una por el 29 % de los compradores.

Andrew Makar, consultor de TI y autor del blog especializado Tactical Project Management, explica: «Normalmente, “superar” un sistema no se refiere únicamente al crecimiento de una empresa. Más bien, suele referirse a que las necesidades del proyecto superan las capacidades de las aplicaciones básicas de gestión de proyectos».

Pasar de la gestión general del flujo de trabajo diario a la planificación estratégica de proyectos y portafolios requiere una comprensión más profunda de los recursos, las limitaciones del proyecto y las dependencias. Esto a menudo requiere funcionalidades complejas que van más allá de lo que ofrecen las soluciones básicas de gestión de proyectos.

Un tipo de funcionalidad avanzada que estos compradores solicitan con frecuencia es la gestión de recursos, que permite a los usuarios asignar personal a los proyectos en función de su experiencia y disponibilidad.

Punto de vista de Celoxis

Es inevitable que el software se quede obsoleto, por muy costoso que resulte. Si bien puede optar por una herramienta integral al inicio del ciclo de madurez de la gestión de proyectos, esto conlleva el riesgo de un bajo retorno de la inversión, ya que se termina pagando por funciones que no son relevantes para el entorno empresarial actual. La solución no reside en añadir múltiples herramientas progresivamente, sino en analizar las necesidades en cada etapa y tomar decisiones informadas con una visión clara.

4. Más compradores solicitan funcionalidades avanzadas que básicas

En sus conclusiones del año pasado, SA informó que la funcionalidad más solicitada por los compradores era el seguimiento del tiempo y la gestión de tareas (además de la propia "gestión de proyectos", que fue la más solicitada). Curiosamente, este año, los compradores solicitan funcionalidades más avanzadas de informes y análisis (88 %) en comparación con las capacidades básicas de seguimiento del tiempo y las tareas (83 % y 79 %, respectivamente).

En el gráfico inicial, "Funcionalidades de gestión de proyectos más solicitadas", que se muestra arriba, la categoría "Informes y análisis" agrupa las funcionalidades que ayudan a los usuarios a visualizar conjuntamente el estado y el rendimiento del proyecto.

Al profundizar en esta categoría, se muestran los detalles de cada funcionalidad individualmente.

Los datos de este año reflejan un aumento del 13 por ciento en el número de compradores que solicitan informes: del 35 por ciento en 2014 al 48 por ciento en 2015. Es evidente que cada vez más compradores se dan cuenta de los beneficios que puede aportar esta funcionalidad.

Punto de vista de Celoxis

Esta tendencia, si bien es positiva, también podría ser un factor de riesgo. Las funciones avanzadas conllevan una curva de aprendizaje más pronunciada, mayores inversiones en capacitación y desafíos de adopción. Esto podría resultar contraproducente. Las organizaciones deben ser minuciosas en el proceso de selección. Un análisis detallado de los requisitos podría ayudar a reducir el conjunto de herramientas que aborden los puntos débiles. Involucrar a los usuarios en el proceso de evaluación y anticipar los desafíos de adopción ayudará a las organizaciones a planificar mejor el proceso de implementación, lo que se traduce en un mayor control del retorno. En definitiva, se trata de lo que es mejor para usted y no de lo que todos dicen que es lo mejor (Lea: Cómo elegir el mejor software de gestión de proyectos en 2025).

Conclusión

Si algo podemos aprender de las tendencias del mercado de la última década, es que las pequeñas empresas de hoy son las empresas del mañana. Como indica este informe de Software Advice, todavía existe un amplio margen para que las pequeñas empresas tomen mejores decisiones estratégicas en torno a la gestión de proyectos. Aquí les presentamos un resumen de nuestro punto de vista:

1. La adaptación a un modelo de madurez de gestión de proyectos es crucial a la hora de realizar inversiones en herramientas y procesos
2. Los procesos manuales y el uso de múltiples herramientas son contraproducentes y frustran el propósito mismo de la excelencia en la gestión de proyectos.
3. El tiempo dedicado al análisis y la evaluación de requisitos vale cada minuto. Prepararse para el éxito te acerca mucho más a lograrlo.

¡Nos encantaría conocer tu opinión al respecto!