Eine der Voraussetzungen für eine realistische Kostenschätzung ist eine ausreichende Analyse und ein umfassendes Verständnis der Anforderungen und der vorgeschlagenen Lösung. Wird zu wenig analysiert, bleibt die geschätzte Lösung unklar und birgt Risiken. Wird zu viel analysiert, verbringt das Team zu viel Zeit mit Diskussionen und kommt zu wenig zum eigentlichen Arbeitsbeginn und zur Umsetzung. Die Analyse muss so weit gehen, dass alle potenziellen Gefahrenbereiche des Problemfelds aufgedeckt sind und sich eine robuste Lösung herauskristallisiert. In dieser Phase sollte das Team quantifizieren können, was über die Lösung bereits bekannt ist und was noch unbekannt ist.
Um die Aufwandsschätzung für Projekte zu verbessern, sollten Sie folgende Richtlinien beachten:
- Bedenken Sie, dass die Kostenschätzung ein fortlaufender Prozess ist, der regelmäßig während des gesamten Projekts erfolgen sollte. In der Anfangsphase kann eine grobe Schätzung erforderlich sein, um die Machbarkeit eines Projekts zu ermitteln. Später erfolgt dann eine detailliertere Analyse und Schätzung, die schrittweise verfeinert wird. Vermeiden Sie es jedoch unbedingt, eine Schätzung ohne fundierte Anforderungen oder Analysen abzugeben. Benötigt die Geschäftsleitung eine schnelle Einschätzung der potenziellen Kosten eines Vorhabens, geben Sie ihr eine erste Einschätzung und stellen Sie sicher, dass diese nicht als offizielle Schätzung verstanden wird.
In der Initiierungsphase, in der die Nutzer ihre Wünsche und Bedürfnisse mit Ihnen besprechen, analysieren Sie alle wichtigen Anforderungen, unterteilen Sie den Aufwand in überschaubare Teilaufgaben und demonstrieren oder prototypische Lösungen. Nutzen Sie Workshops, um die Anforderungen und die vorgeschlagene Lösung detailliert mit dem Team und dem Kunden zu besprechen und zu veranschaulichen. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten sich über die zu erbringenden Leistungen und den damit verbundenen Aufwand einig sind. Die Durchführung von Machbarkeitsstudien und Prototypen hilft Ihnen, sowohl die Nutzeranforderungen als auch die technische Lösung zu validieren.
Beziehen Sie erfahrene Personen in den Analyse- und Schätzungsprozess ein und führen Sie Brainstormings mit denjenigen durch, die die Arbeit später ausführen werden. Je mehr, desto besser. Lassen Sie verschiedene Gruppen dasselbe schätzen und vergleichen Sie die Ergebnisse. Große Abweichungen deuten auf Unsicherheiten in der vorgeschlagenen Lösung hin. Planen Sie zusätzliche Sicherheitsreserven ein, um diese auszugleichen, oder investieren Sie mehr Zeit in die Analyse der Unsicherheiten.
Alle Schätzungen sind mit einer gewissen Unsicherheit behaftet, insbesondere in der Anfangsphase eines Projekts, in der viele Unbekannte bestehen. Es ist entscheidend, dass Sie den Anteil der Unbekannten in Ihrer Schätzung quantifizieren und diesen durch eine entsprechende Sicherheitsmarge ausgleichen. Bedenken Sie, dass es im Vergleich zu anderen Projekten deutlich besser ist, den Aufwand eher zu überschätzen, da Sie so die Chance haben, unter dem Budget zu bleiben und die Erwartungen zu übertreffen.
Achten Sie darauf, nicht nur den optimalen Projektverlauf zu schätzen. Unerwartete Ereignisse können immer eintreten, und die Anforderungen sind oft komplexer umzusetzen als ursprünglich angenommen. Erinnern Sie alle Beteiligten daran, bei Schätzungen pragmatisch und realistisch vorzugehen und nach Best-Case- und Worst-Case-Zahlen zu fragen.
Berücksichtigen Sie unbedingt alle Projektphasen und -aktivitäten, einschließlich Analyse, Design, Entwicklung, Unit-Tests, Integrationstests, Performance-Tests, Benutzertests, Nachbearbeitung, Konfigurationsmanagement, Release, Übergabe, Support nach Projektabschluss, Schulungen, Dokumentation und Projektabschluss. Gegebenenfalls ist es ratsam, ein Budget für Änderungsanträge einzuplanen. Planen Sie außerdem ausreichend Zeit für Managementaktivitäten wie Projektmanagement, Teammanagement, technisches Management und Testmanagement ein, sofern diese nicht bereits berücksichtigt wurden.
Recherchieren und experimentieren Sie mit verschiedenen Schätzmethoden und -techniken. Finden Sie heraus, welche Tools andere Teams verwendet haben. Das Verständnis der Funktionsweise von Schätzmethoden verbessert in der Regel Ihre Fähigkeit, ein Projekt einzuschätzen, selbst wenn Sie diese letztendlich nicht direkt einsetzen. Schätzmethoden helfen Ihnen, alle Aspekte des Projekts zu berücksichtigen und automatisch zusätzliche Sicherheitsreserven einzuplanen, je unerfahrener Ihr Team ist und je komplexer die Lösung und die Technologie sind.
Schätzen Sie den Aufwand in Punkten oder Arbeitsstunden anstatt in Kalenderzeit, um der Tatsache Rechnung zu tragen, dass Ihr Team nie 100 % effektiv arbeitet. Anschließend können Sie einen separaten Umrechnungsfaktor anwenden, um den geschätzten Aufwand in Kalenderzeit umzurechnen. Dies erleichtert es Ihnen, die Genauigkeit Ihrer Schätzungen im Projektverlauf zu überprüfen und die Effektivität Ihres Teams zu messen. Die Umrechnung des Aufwands in Kalenderzeit basiert darauf, wie viele produktive Stunden ein Teammitglied pro Tag für Projektaufgaben aufwenden kann. Verbringt Ihr Team beispielsweise 30 % eines durchschnittlichen Arbeitstages mit Meetings, der Beantwortung von Anfragen, dem Abrufen von E-Mails und zeitraubenden Tätigkeiten, müssen Sie einen Umrechnungsfaktor von 1,4 (1/70 %) addieren.
Berücksichtigen Sie in Ihrer Kostenschätzung einen Puffer für unvorhergesehene Ereignisse, wie beispielsweise unerwartete Probleme mit der vorgeschlagenen Lösung oder dem Anbieter oder den unerwarteten Bedarf an neuen oder teureren Projektressourcen. Beachten Sie außerdem, dass sich Lohn- und Wechselkurse im Projektverlauf ändern können.
Halten Sie Ihre Kostenschätzungen formal fest und dokumentieren Sie, wie Sie diese ermittelt haben. Machen Sie den geschätzten Umfang und die zugrunde liegenden Annahmen deutlich und kennzeichnen Sie auch, was nicht im Umfang enthalten ist. Dies versetzt Sie nicht nur in die Lage, Ihre Zahlen besser zu verteidigen und anzupassen, sondern hilft Ihnen auch, Ihren Schätzprozess zukünftig zu überprüfen und zu verbessern.
Nachdruck mit freundlicher Genehmigung von Susanne Madsen.
Susanne Madsen
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und „The Power of Project Leadership“. Susanne Madsen ist überzeugt, dass erfolgreiches Projektmanagement ebenso sehr von der Führung von Mitarbeitern abhängt wie von der Steuerung von Aufgaben, Ereignissen und Prozessen. Sie ist eine überzeugte Anhängerin und Praktikerin der GTD-Methode (Get Things Done) und unterstützt Menschen mit Begeisterung bei der Formulierung und Erreichung ihrer Ziele. Weitere Informationen zu Susanne Madsen finden Sie unter http://www.susannemadsen.com/
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