L'une des conditions préalables à l'établissement d'une estimation raisonnable est d'avoir consacré suffisamment de temps à l'analyse et à la compréhension des exigences et de la solution proposée. Une analyse insuffisante rendra la solution estimée floue et risquée. À l'inverse, une analyse excessive risque de mobiliser l'équipe pendant des discussions interminables, au détriment du démarrage et de la réalisation du travail. Il est donc essentiel de mener une analyse suffisamment approfondie pour que l'équipe ait identifié tous les points critiques du problème et qu'une solution robuste se dessine. À ce stade, l'équipe devrait être en mesure de quantifier les éléments connus et inconnus concernant la solution.
Pour mieux estimer l'effort requis pour un projet, tenez compte des directives suivantes :
- N'oubliez pas que l'estimation est une activité continue qui doit être menée régulièrement tout au long du projet. Dans un premier temps, une estimation générale peut suffire à déterminer la faisabilité du projet. Par la suite, une analyse et une estimation plus approfondies seront réalisées, puis affinées progressivement. Cela dit, résistez toujours à la tentation de fournir une estimation sans disposer d'une analyse ou d'une description détaillée des besoins pour la justifier. Si la direction a besoin d'une indication rapide des coûts potentiels d'une initiative, fournissez-lui une estimation approximative et assurez-vous qu'elle ne la considère pas comme une estimation officielle.
Lors de la phase d'initiation, lorsque les utilisateurs vous font part de leurs besoins et attentes, analysez toutes les exigences clés, décomposez le projet en tâches gérables et réalisez autant de démonstrations ou de prototypes que possible. Organisez des ateliers pour présenter et discuter en détail des exigences et de la solution proposée avec l'équipe et le client ; assurez-vous que tous s'accordent sur les livrables et, par conséquent, sur le budget à établir. La réalisation de preuves de concept et de prototypes vous permettra de valider les exigences des utilisateurs ainsi que la solution technique.
Impliquez des personnes expérimentées dans le processus d'analyse et d'estimation, et échangez des idées avec les personnes qui réaliseront concrètement le travail. Plus on est de fous, plus on rit. Demandez à différents groupes d'estimer la même chose et comparez les résultats. Un écart important entre les chiffres révèle des incertitudes dans la solution proposée. Prévoyez une marge de sécurité supplémentaire pour compenser ces incertitudes ou consacrez plus de temps à leur analyse.
Toute estimation comporte une part d'incertitude, surtout en début de projet où les inconnues sont plus nombreuses. Il est essentiel de quantifier le pourcentage d'inconnues dans votre estimation et de le compenser par une marge de sécurité équivalente. N'oubliez pas que, globalement, il est préférable de surestimer l'effort, car cela vous permettra de respecter le budget et, par conséquent, de dépasser les objectifs.
Attention à ne pas vous contenter d'estimer le scénario idéal d'un projet. Des imprévus surviennent toujours et la mise en œuvre des exigences est souvent plus complexe que prévu. Rappelez à chacun d'être pragmatique et réaliste dans ses estimations et demandez-lui des estimations pour les scénarios les plus optimistes et les plus pessimistes.
Veillez à prendre en compte toutes les phases et activités du projet, notamment l'analyse, la conception, le développement, les tests unitaires, les tests d'intégration, les tests de performance, les tests utilisateurs, les corrections, la gestion de la configuration, la mise en production, le transfert, le support post-projet, la formation et la documentation, ainsi que la clôture du projet. Dans certains cas, il peut être judicieux de prévoir un budget pour les demandes de modification. Prévoyez également un temps spécifique pour les activités de gestion telles que la gestion de projet, la gestion d'équipe, la gestion technique et la gestion des tests, si cela n'est pas déjà inclus.
Faites des recherches et expérimentez différents outils et techniques d'estimation. Renseignez-vous sur les outils utilisés par d'autres équipes. Comprendre leur fonctionnement améliorera généralement votre capacité à estimer un projet, même si vous ne les utilisez pas directement. Les outils d'estimation vous aideront à prendre en compte tous les aspects du projet et à intégrer automatiquement une marge de sécurité supplémentaire, d'autant plus importante que votre équipe est moins expérimentée et que le domaine et la technologie de la solution sont complexes.
Estimez l'effort en points ou en heures de travail plutôt qu'en temps calendaire, car votre équipe n'est jamais efficace à 100 %. Vous pouvez ensuite appliquer un facteur de conversion distinct pour convertir cet effort estimé en temps calendaire. Cela facilitera le suivi de la précision de vos estimations tout au long du projet et vous permettra également de mesurer l'efficacité de votre équipe. La conversion de l'effort en temps calendaire se base sur le nombre d'heures productives qu'un membre de l'équipe peut consacrer aux tâches du projet par jour. Si votre équipe consacre 30 % d'une journée de travail moyenne à des réunions, à répondre à des questions, à consulter ses e-mails et à des activités chronophages, vous devrez ajouter un facteur de conversion de 1,4 (1/70 %).
Intégrez une marge de prévoyance à votre estimation afin de couvrir les imprévus, tels que des problèmes inattendus liés à la solution proposée ou au fournisseur, ou encore la nécessité imprévue d'intégrer des ressources supplémentaires ou plus coûteuses au projet. Par ailleurs, tenez compte des fluctuations possibles des taux de main-d'œuvre et des taux de change au cours du projet.
Consignez formellement vos estimations et documentez la méthode employée pour les établir. Précisez le périmètre estimé et les hypothèses, et indiquez clairement ce qui est hors périmètre. Cela vous permettra non seulement de mieux justifier et ajuster vos chiffres, mais aussi d'améliorer votre processus d'estimation à l'avenir.
Reproduit avec l'aimable autorisation de Susanne Madsen.
Susanne Madsen,
auteure :
Susanne Madsen est une coach, formatrice et consultante en leadership de projet de renommée internationale. Elle est l'auteure de « The Project Management Coaching Workbook » et de « The Power of Project Leadership ». Susanne est convaincue que la réussite en gestion de projet repose autant sur le leadership humain que sur la gestion des tâches, des événements et des processus. Elle est une fervente adepte et praticienne de la méthode GTD (Get Things Done) et prend plaisir à aider les personnes à formuler et à atteindre leurs objectifs. Pour en savoir plus sur Susanne, veuillez consulter son site web : http://www.susannemadsen.com/
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