Uno de los requisitos previos para elaborar una estimación razonable es haber dedicado suficiente tiempo a analizar y comprender los requisitos y la solución propuesta. Si el análisis es insuficiente, la solución estimada seguirá siendo poco clara y arriesgada. Si se realiza un análisis excesivo, el equipo habrá dedicado demasiado tiempo a discusiones, en detrimento del inicio y la entrega del trabajo. Es necesario realizar un análisis suficiente para que el equipo haya identificado todas las áreas problemáticas y esté surgiendo una solución sólida. En esa etapa, el equipo debería poder cuantificar lo que se sabe y lo que se desconoce sobre la solución.
Para mejorar tu capacidad de estimar el esfuerzo de un proyecto, ten en cuenta las siguientes directrices:
- Tenga en cuenta que la estimación es una actividad continua que debe realizarse periódicamente a lo largo del proyecto. En la fase inicial, puede ser necesaria una estimación general para determinar la viabilidad del proyecto, mientras que posteriormente se llevará a cabo un análisis y una estimación más exhaustivos, que se irán perfeccionando gradualmente. Dicho esto, evite siempre la tentación de proporcionar una estimación sin contar con requisitos o análisis detallados que la respalden. Si la alta dirección necesita una indicación rápida de los costes potenciales relacionados con una iniciativa, proporcióneles una estimación aproximada y asegúrese de que no la consideren una estimación oficial.
Durante la fase inicial, cuando los usuarios se comunican contigo sobre sus necesidades y deseos, analiza todos los requisitos clave, divide el esfuerzo en partes manejables y realiza demostraciones o prototipos siempre que sea posible. Utiliza talleres para ilustrar y analizar en detalle los requisitos y la solución propuesta con el equipo y el cliente; asegúrate de que todos estén de acuerdo sobre lo que se debe entregar y, por lo tanto, sobre la estimación. La realización de pruebas de concepto y prototipos te ayudará a validar tanto los requisitos del usuario como la solución técnica.
Involucre a personas con experiencia en el proceso de análisis y estimación, y realice sesiones de lluvia de ideas con quienes realizarán el trabajo. Cuantos más participantes, mejor. Pida a diferentes grupos que estimen lo mismo y comparen los resultados. Una gran disparidad en las cifras indica incertidumbres en la solución propuesta. Asegúrese de añadir un margen de contingencia adicional para compensar o dedique más tiempo a analizar los elementos inciertos.
Toda estimación conlleva un grado inherente de incertidumbre, especialmente en las primeras etapas del proyecto, donde existen más incógnitas. Es fundamental cuantificar el porcentaje de incógnitas en la estimación y compensarlo con un nivel equivalente de contingencia. Recuerde que, en términos generales, es mucho mejor sobreestimar el esfuerzo, ya que esto le permitirá mantenerse por debajo del presupuesto y, por lo tanto, superar las expectativas.
Tenga cuidado de no limitarse a estimar el escenario más optimista de un proyecto. Siempre surgen imprevistos, y los requisitos suelen ser más complejos de implementar de lo previsto inicialmente. Recuérdeles a todos que sean pragmáticos y realistas al proporcionar estimaciones y pídales que indiquen tanto el mejor como el peor escenario posible.
Asegúrese de considerar todas las fases y actividades del proyecto, incluyendo análisis, diseño, construcción, pruebas unitarias, pruebas de integración, pruebas de rendimiento, pruebas de usuario, reelaboración, gestión de configuración, lanzamiento, traspaso, soporte post-proyecto, capacitación, documentación y cierre del proyecto. En algunos casos, también puede ser conveniente reservar un presupuesto para solicitudes de cambio. Incluya además un tiempo específico para actividades de gestión como la gestión de proyectos, la gestión de equipos, la gestión técnica y la gestión de pruebas, si aún no se ha contemplado.
Investiga y experimenta con diferentes herramientas y técnicas de estimación. Averigua qué herramientas han utilizado otros equipos. Comprender cómo funcionan las herramientas de estimación mejorará tu capacidad para estimar un proyecto, incluso si finalmente no las utilizas directamente. Estas herramientas te ayudarán a considerar todos los aspectos del proyecto y añadirán automáticamente un margen de contingencia adicional cuanto más inexperto sea tu equipo y más complejo sea el ámbito de la solución y la tecnología.
Estima el esfuerzo en puntos u horas de trabajo en lugar de tiempo calendario para tener en cuenta que tu equipo nunca es 100% efectivo. Luego, puedes aplicar un factor de conversión independiente para convertir tu esfuerzo estimado a tiempo calendario. Esto facilitará el seguimiento de la precisión de tus estimaciones a medida que avanza el proyecto y te permitirá medir la efectividad de tu equipo. La conversión del esfuerzo a tiempo calendario se basa en la cantidad de horas productivas que un miembro del equipo puede dedicar a las tareas del proyecto por día. Si tu equipo dedica el 30% de un día promedio a reuniones, responder consultas, revisar correos electrónicos y actividades que hacen perder el tiempo, deberás agregar un factor de conversión de 1.4 (1/70%).
Incluya un margen de contingencia en su presupuesto para cubrir imprevistos, como problemas inesperados con la solución o el proveedor propuestos, o la necesidad imprevista de incorporar recursos nuevos o más costosos para el proyecto. Asimismo, tenga en cuenta que las tarifas laborales y los tipos de cambio pueden variar a medida que avanza el proyecto.
Registra formalmente tus estimaciones y documenta cómo las obtuviste. Deja claro el alcance estimado y las suposiciones, y también destaca lo que queda fuera del alcance. Esto no solo te permitirá defender y ajustar mejor tus cifras, sino que también te ayudará a revisar y mejorar tu proceso de estimación en el futuro.
Republicado con permiso de Susanne Madsen.
Susanne Madsen,
autora:
Susanne Madsen es una coach, formadora y consultora de liderazgo de proyectos reconocida internacionalmente. Es autora de "The Project Management Coaching Workbook" y "The Power of Project Leadership". Susanne cree que el éxito en la gestión de proyectos radica tanto en liderar personas como en gestionar tareas, eventos y procesos. Es una firme defensora y practicante del método GTD (Get Things Done) y disfruta ayudando a las personas a formular y alcanzar sus objetivos. Para obtener más información sobre Susanne, visite http://www.susannemadsen.com/
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