Ein erfolgreicher Projektmanager ist weit mehr als jemand, der einen Plan erstellen und dessen Aktivitäten verfolgen kann. Um uns von anderen abzuheben, brauchen wir Tatendrang, Selbstvertrauen und die richtige Einstellung. Wir müssen den Menschen genauso viel Aufmerksamkeit schenken wie den Aufgaben.
Die Fähigkeit, vertrauensvolle und dauerhafte Beziehungen zu Ihren Stakeholdern aufzubauen, ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für erfolgreiches Projektmanagement. Um Ihre Kommunikation und Interaktion mit anderen zu verbessern, nutzen Sie die folgenden Best-Practice-Prinzipien. Fragen Sie sich beim Lesen, wie gut Sie das jeweilige Prinzip in Ihren täglichen Interaktionen anwenden (auf einer Skala von 1 bis 10).
1. Höre anderen zu und versuche zuerst zu verstehen, bevor du verstanden werden willst
Wenn Sie Zeit investieren, um Ihre Stakeholder wirklich zu verstehen, verändert sich die Dynamik der Gespräche und Ihrer Beziehungen. Menschen werden offener, aufgeschlossener und interessierter an dem, was Sie zu sagen haben, wenn Sie aktiv auf sie zugehen und ihre Situation nachvollziehen. Wenn Sie nicht richtig zuhören, schleichen sich unweigerlich Missverständnisse ein und die Qualität Ihrer Beziehungen leidet. Bemühen Sie sich daher, wirklich auf die andere Person einzugehen und ihren Standpunkt zu verstehen. Suchen Sie Augenkontakt und fragen Sie nach ihren Gefühlen und Meinungen. Erst wenn Sie ihren Standpunkt vollständig verstanden haben, sollten Sie Ihr eigenes Thema und Ihre Ziele ansprechen.
2. Zeigen Sie Empathie und denken Sie in Win-Win-Lösungen
Empathie bedeutet, sich in andere hineinzuversetzen und ihre Gefühle zu verstehen. Betrachten Sie Situationen und Reaktionen aus der Perspektive Ihrer Stakeholder und setzen Sie sich stets für Lösungen ein, die allen Beteiligten wirklich zugutekommen. Der Win-Win-Gedanke basiert nicht auf Kompromissen, sondern auf der Überzeugung, dass sich aus jeder Situation Synergien und gegenseitiger Nutzen ziehen lassen.
3. Gehen Sie als Projektmanager mit gutem Beispiel voran
Am schnellsten verliert man den Respekt seiner Stakeholder, wenn man ein nachlässiger und unstrukturierter Projektmanager ist. Ihre Stakeholder werden Sie hingegen respektieren, wenn Sie effektiv arbeiten und Risiken, Probleme, Entscheidungen und Maßnahmen – auch ihre eigenen – stets im Blick behalten. Dokumentieren Sie wichtige Entscheidungen und sorgen Sie dafür, dass die Stakeholder für ihre Aktivitäten zur Rechenschaft gezogen werden. Erscheinen Sie immer gut vorbereitet zu Meetings und halten Sie alle notwendigen Informationen bereit.
4. Seien Sie ehrlich und offen bezüglich des Projektfortschritts und haben Sie den Mut, um Hilfe zu bitten
Glaube an dich selbst und sei ehrlich und offen genug, die Dinge so zu benennen, wie sie sind. Versprich niemals zu viel und lass dich nicht unter Druck setzen, unzumutbaren Forderungen zuzustimmen. Habe das Selbstvertrauen und den Mut, offen über Projektprobleme zu sprechen und bei Bedarf um Hilfe zu bitten. Deine Stakeholder werden deine Ehrlichkeit respektieren und es schätzen, wenn du ihnen die Möglichkeit gibst, zu helfen, bevor sich die Situation verschlimmert. Du sammelst Pluspunkte für Realismus und dafür, dass du die Interessen deines Projekts im Blick hast. Die Situation zu beschönigen, hilft niemandem.
5. Handeln Sie proaktiv und übernehmen Sie Verantwortung für Ihre Handlungen
Gewinnen Sie Respekt und Anerkennung von Ihren Stakeholdern, indem Sie Risiken und Probleme proaktiv und ressourcenschonend angehen. Proaktives Handeln bedeutet, nachhaltige Lösungen zu finden und die volle Verantwortung für die Folgen unseres Handelns zu übernehmen. Wir begegnen der Welt mit einer positiven Einstellung und dem festen Glauben, Situationen zum Besseren verändern zu können. Sie haben vielleicht keinen Einfluss darauf, was Ihr Projekt trifft, aber Sie haben die Kontrolle darüber, wie Sie darauf reagieren.
6. Bewahren Sie eine positive Einstellung und scheuen Sie sich nicht, Ihre humorvolle Seite zu zeigen
Bemühen Sie sich, eine positive Einstellung zu bewahren. Seien Sie fröhlich, freundlich und lächeln Sie. Ihre positive Ausstrahlung wird andere anziehen und Ihren Geschäftspartnern den Eindruck vermitteln, dass Sie sich wohlfühlen. Scheuen Sie sich nicht, humorvoll oder geistreich zu sein, denn die meisten Menschen fühlen sich zu jemandem hingezogen, der sie zum Lachen bringen kann. Nutzen Sie Ihren Humor, um Barrieren abzubauen und Sympathie zu gewinnen.
Wie können Sie besser zuhören und bessere Beziehungen aufbauen?
Was können Sie tun, um proaktiver und positiver zu sein?
In welchen Situationen müssen Sie besser darin werden, um Hilfe zu bitten?
Nachdruck mit freundlicher Genehmigung von Susanne Madsen
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Über Susanne Madsen:
Susanne Madsen ist eine international anerkannte Coachin, Trainerin und Beraterin für Projektmanagement. Sie ist Autorin von „The Project Management Coaching Workbook“ und „The Power of Project Leadership“. Susanne ist überzeugt, dass erfolgreiches Projektmanagement ebenso sehr von der Führung von Mitarbeitern abhängt wie von der Steuerung von Aufgaben, Ereignissen und Prozessen. Sie ist eine überzeugte Anhängerin und Praktikerin der GTD-Methode (Get Things Done) und unterstützt Menschen mit Begeisterung bei der Formulierung und Erreichung ihrer Ziele. Weitere Informationen über Susanne finden Sie unter http://www.susannemadsen.com/
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