Laut einem Bericht der Standish Group investieren US-Unternehmen jährlich über 250 Milliarden US-Dollar in IT-Entwicklung, verteilt auf rund 175.000 Projekte. Die Studie zeigt außerdem, dass erschreckende 31,1 % der Projekte vor ihrer Fertigstellung abgebrochen werden und 52,7 % der genehmigten Projekte 189 % der ursprünglich veranschlagten Kosten übersteigen. Laut PMI Pulse 2014 verlieren Unternehmen durchschnittlich 109 Millionen US-Dollar für jede Milliarde US-Dollar, die sie in Projekte investieren. Diese Zahlen sind alarmierend und lassen auf ein Scheitern schließen.
Im Nachhinein wird das Scheitern eines Projekts unterschiedlich definiert und verschiedenen Gründen zugeschrieben. Für mich ist ein Projekt dann gescheitert, wenn es die bei der Auftragserteilung festgelegten Ziele nicht erreicht. Das kann eine Budgetüberschreitung, eine erhebliche Lieferverzögerung, ein Qualitätsmangel oder zu viele Iterationen sein. Man könnte argumentieren, dass ein Projekt erfolgreich ist, solange es fertiggestellt und an die Stakeholder oder Kunden ausgeliefert wurde. Nein, das sehe ich anders. Es gibt kein kleines oder großes Scheitern. Ein Projekt wird beauftragt, ein bestimmtes Geschäftsergebnis mit definierten Parametern und Einschränkungen zu erzielen. Werden diese nicht eingehalten, ist es gescheitert. Punkt!
Warum scheitern Projekte? In diesem Blogbeitrag betrachten wir sechs Hauptfaktoren, die zum Scheitern von Projekten beitragen.
1. Überambitionierte Zielsetzung
Die Projektbeteiligten auf Kundenseite haben oft eine übertriebene Vorstellung vom Ergebnis und erwarten vom Projektteam Leistungen, die diese Erwartungen übertreffen. Die Projektleiter wiederum versprechen den Beteiligten das Blaue vom Himmel, ohne einen vollständigen Überblick über Ressourcenkapazität, Kompetenzen, Budgetbeschränkungen und die Machbarkeit des Zeitplans zu haben. Die gesamte Gruppe verlässt das Projekt mit unrealistischen Erwartungen, die wahrscheinlich nie erfüllt, geschweige denn übertroffen werden. Dies ist der sicherste Weg, das Scheitern des Projekts zu besiegeln. Die Festlegung des Projektumfangs ist eine entscheidende Phase, und die Beteiligten müssen sicherstellen, dass sie realistische Erwartungen formulieren, die auf fundierten Daten und sorgfältiger Planung basieren.
2. Falsche Erfolgskennzahlen
Der einzige Weg, um festzustellen, ob ein Projekt auf Erfolgskurs ist, besteht darin, die richtigen Erfolgskennzahlen zu definieren. Parameter wie Zeit und Budget lassen sich quantitativ erfassen und sind relativ einfach zu messen. Die Erfassung und Messung von Kennzahlen, die mit Geschäftsergebnissen verknüpft sind, gestaltet sich hingegen deutlich schwieriger. Unternehmen neigen dazu, die Einhaltung von Standardzeitplänen, Budgets und Meilensteinen zu messen und zu berichten. Dies reicht jedoch nicht aus. Geschäftsergebnisse, insbesondere bei großen und komplexen Projekten, hängen von zahlreichen Faktoren ab, wie beispielsweise Produktivität, Ressourcennutzung, Ressourcenkapazität, Zeiterfassung und ungeplanter Aktivitäten, um nur einige zu nennen. Angesichts der Vielzahl an Datenpunkten und Kennzahlen verlieren Unternehmen leicht den Überblick und das Gesamtbild. Entscheidend ist daher, die richtigen Kennzahlen auszuwählen und sie in ein Messsystem zu integrieren, das aussagekräftige Dashboards liefert und allen Beteiligten jederzeit einen umfassenden Überblick bietet.
3. Mangelndes Risikomanagement
Eine mangelhafte Risikomanagementstrategie ist einer der häufigsten Gründe für das Scheitern von Projekten in Unternehmen. Sobald ein Projekt angelaufen ist, müssen Projektmanager und Stakeholder über die reine Durchführung hinausblicken, Risikofaktoren genau im Auge behalten und gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen ergreifen. Auch die Unternehmenskultur spielt eine wichtige Rolle im Risikomanagement. Viele Unternehmen ignorieren Warnsignale und neigen dazu, am Status quo festzuhalten. Das birgt ein hohes Risiko. Projektteams benötigen die richtige Risikomanagementstrategie, die passenden Tools und Schulungen, um Risiken angemessen begegnen zu können. Auch die Personalauswahl spielt eine entscheidende Rolle, insbesondere bei der Besetzung von Projektmanagementpositionen mit den richtigen Qualifikationen.
4. Fehlende geeignete Werkzeuge und Prozesse
Laut PMI haben nur 25 % der Unternehmen etablierte PPM-Praktiken. Organisationen nutzen immer noch diverse Tools, Excel-Tabellen und Standardprozesse zur Planung und Durchführung von Großprojekten. Ein weiteres Problem ist die mangelnde Akzeptanz und Nutzung der Tools. Das ist ein sicheres Rezept für Misserfolg. Wie sollen Projekte mit standortübergreifenden Teams, komplexen Arbeitsabläufen und zahlreichen Stakeholdern erfolgreich sein, wenn die richtigen Prozesse und umfassende PPM-Tools die verschiedenen Aktivitäten nicht koordinieren? Unternehmen müssen weg von der Investition in einzelne, erstklassige Tools und hin zur Einführung umfassender PPM-Tools, die durchgängige Funktionen bieten und sich nahtlos in die Geschäftsumgebung integrieren.
5. Qualifikationslücke
Die Methoden des Projektmanagements haben sich im letzten Jahrzehnt deutlich weiterentwickelt, und damit auch die Erwartungen an die Rolle des Projektmanagers. Organisationen, die Projektmanager weiterhin nur als Koordinatoren betrachten, werden die Folgen eines Scheiterns zu spüren bekommen. Das heutige Geschäftsumfeld erfordert effektive Kommunikation über Standorte, Zeitzonen und Kulturen hinweg, fundierte Kenntnisse der Tools und Prozesse, datenbasierte Entscheidungsfindung und Führungsqualitäten. Wer eine Karriere im Projektmanagement anstrebt, muss sich mit dieser Entwicklung auseinandersetzen und seine Kompetenzen erweitern, um relevant zu bleiben. (Lesen Sie: Zukunftssicherer Projektmanager).
6. Fragen der Verantwortlichkeit
Wenn ein Projekt in Schieflage gerät, wird in neun von zehn Fällen der Projektmanager beschuldigt. Er muss sich oft die Kritik an schlechter Planung, mangelhafter Ausführung oder jeglichen anderen Gründen gefallen lassen, die Stakeholder gerade parat haben. Das ist nicht nur schlechtes Organisationsverhalten, sondern auch höchst unlogisch. Ein Projekt wird von einer großen Gruppe von Menschen getragen und gesteuert, die alle für bestimmte Aspekte des Projekts verantwortlich sind. Werden all diese Aspekte von den Verantwortlichen gut betreut, sollte die Wahrscheinlichkeit eines Scheiterns minimal sein. Unternehmen müssen verstehen, dass Projektmanagement eine Disziplin und nicht nur eine Rolle ist. Jeder im Unternehmen ist Projektmanager, und kollektive Verantwortung ist der richtige Weg.
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