Laut Statista.com wurden im Jahr 2016 mehr als 1,357 Milliarden Euro Umsatz mit Software, Hardware und IT-Dienstleistungen erzielt.
Während die Wachstumszahlen vielversprechend sind, gibt die andere Seite der Medaille weiterhin Anlass zur Sorge.
Projektmisserfolge: Projektmisserfolge stellen in der IT-Branche weiterhin ein massives Problem dar. Laut einer 2015 von Innotas durchgeführten Umfrage ist die Misserfolgsrate um 23 Prozent gestiegen. (Quelle: CIO Magazine)
Budgetüberschreitung: Im Jahr 2012 führte McKinsey in Zusammenarbeit mit der Universität Oxford eine Studie durch, die ergab, dass die Hälfte aller großen IT-Projekte (mit anfänglichen Kosten von über 15 Millionen US-Dollar) die genehmigten Budgets überschreiten (Quelle: McKinsey).
Wertschöpfung: Der McKinsey-Bericht hob außerdem hervor, dass große IT-Projekte im Durchschnitt 45 Prozent über dem Budget und 7 Prozent über dem Zeitplan liegen und dabei 56 Prozent weniger Wert liefern als prognostiziert. Je länger ein Projekt geplant ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass es Zeit- und Budgetüberschreitungen gibt. Jedes zusätzliche Projektjahr erhöht die Kostenüberschreitungen um 15 Prozent (Quelle: McKinsey).
Das Urteil ist eindeutig: Obwohl die IT-Branche weiterhin in einem beispiellosen Tempo wächst, hat sie nach wie vor mit ernsthaften Herausforderungen im Projektmanagement zu kämpfen.
Diese Herausforderungen lassen sich unter anderem auf das Fehlen einer geeigneten Projektmanagementmethodik, unzureichende Projektmanagementwerkzeuge, mangelndes Prozessbewusstsein und -akzeptanz sowie Probleme mit der Projektmanagementkultur zurückführen.
Projektmanagement-Tools spielen offensichtlich eine zentrale Rolle bei der Bewältigung der meisten dieser Herausforderungen. Projektmanager verlassen sich heute auf PM-Tools für Planung, Aufgaben-, Ressourcen- und Budgetmanagement, Zusammenarbeit sowie Analyse und Reporting. Daher ist es wichtig zu verstehen, wonach Käufer von Projektmanagement-Software suchen. Unsere Partner von Software Advice haben uns mit ihrem aktuellen Bericht „IT Project Management Tools – Buyer Report 2016“ unterstützt . Basierend auf diesem Bericht präsentieren wir Ihnen einige wichtige Erkenntnisse, die einen Einblick in die Perspektiven der IT-Branche hinsichtlich Projektmanagement-Tools geben.
Die Ablösung des aktuellen Systems ist ein entscheidender Faktor für IT-Käufer
Bei der Beschaffung von Projektmanagement-Tools scheint der Umstieg vom aktuellen System der wichtigste Entscheidungsfaktor zu sein.
Die Studie ergab Folgendes:
- Fast 60 Prozent nutzen derzeit PM-Software zur Projektsteuerung, entweder allein oder in Kombination mit manuellen Methoden oder anderen Werkzeugen.
- 36 Prozent verwalten Projekte mit manuellen Methoden (Stift und Papier, Tabellenkalkulationen oder E-Mail) oder verfügen über keine formalen Projektmanagementprozesse.
- Weitere acht Prozent nutzen Software, die nicht dem Projektmanagement dient (z. B. Büroverwaltungsprogramme, CRM-Software usw.)
Aktuelle Methoden potenzieller IT-Käufer
Diese Grafik deutet zwar auf einen höheren Reifegrad im Projektmanagement im Vergleich zu anderen Branchen hin, doch die bloße Annahme eines Systemaustauschs verdeutlicht einen Mangel an langfristiger Vision. Ein neues System bringt eigene Herausforderungen mit sich, wie beispielsweise Lernkurve, Akzeptanz, Compliance und die Anpassung an die Geschäftsprozesse (um nur einige zu nennen). Es liegt in der Verantwortung der Verantwortlichen, vorausschauend zu handeln und Investitionen im Voraus zu planen.
IT-Einkäufer, die ihr bestehendes Projektmanagementsystem ersetzen, wünschen sich mehr Funktionalität
Die wichtigsten Gründe für den Softwareaustausch waren:
- Ein robusteres System (37 Prozent)
- Eine einzige, dedizierte PM-Lösung (18 Prozent)
- Prozesse optimieren/automatisieren (16 Prozent)
Wichtigste Kaufkriterien
Dies spiegelt die Herangehensweise der IT-Branche an das Projektmanagement wider; Veränderungen scheinen erst dann einzugreifen, wenn buchstäblich alles zusammenbricht. Ein improvisierter Ansatz für eine so wissenschaftliche Disziplin wie das Projektmanagement wird höchstwahrscheinlich nie zum gewünschten Ergebnis führen. Heutzutage setzen selbst Start-ups von Anfang an auf Projektmanagement. Ein so etablierter Sektor wie die IT sollte unbedingt über ein durchdachteres Rahmenwerk für die Beschaffung von Projektmanagement-Software verfügen.
IT-Käufer wünschen sich sowohl grundlegende als auch erweiterte Funktionen
Zu den von IT-Experten am häufigsten nachgefragten Funktionen gehören:
- Aufgabenmanagement (62 Prozent)
- Zeiterfassung (56 Prozent)
- Ressourcenmanagement (54 Prozent)
- Berichterstattung und Analyse (53 Prozent)
Dies zeigt deutlich, dass IT-Projektmanager mit der Zeit bestrebt sind, ihre täglichen Abläufe komplexer und messbarer zu gestalten. Dazu gehören Zeit- und Aufgabenmanagement, Ressourcen- und Kapazitätsplanung, Dokumenten- und Wissensmanagement sowie erweiterte Analyse- und Berichtsfunktionen. Es deutet auch darauf hin, dass mit zunehmender Prozessreife differenziertere Geschäftskennzahlen wie Produktivität, Qualität und Budgeteinhaltung einhergehen, die von einfacher Projektmanagement-Software möglicherweise nicht erfasst und berichtet werden können.
IT-Einkäufer wünschen sich Projektmanagement-Software mit PPM-Funktionen
PPM hat sich als wichtigstes Feature herausgestellt.
Am häufigsten nachgefragte Funktionen von Projektmanagement-Software
Die Verwaltung mehrerer Projekte mit unterschiedlichem Komplexitätsgrad und gleichbleibenden Service-Levels stellt die IT-Branche seit jeher vor Herausforderungen. Projektportfoliomanagement (PPM) ist zwar kein neues Konzept, doch Unternehmen zögern oft, eine PPM-Strategie zu entwickeln. Ob dies die richtige Strategie ist, sei hier an anderer Stelle diskutiert, doch steht außer Frage, dass sie bei der Beschaffung von PM-Software ein entscheidender Faktor sein sollte.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der IT-Sektor die Notwendigkeit einer proaktiven Risikominderung bei Projektmisserfolgen zunehmend erkennt. Die Zahlen unterstreichen zudem die Tendenz der IT-Branche zu einem umfassenderen Ansatz bei der Einführung von Projektmanagement-Software; dies ist ein vielversprechender Trend für Käufer und Softwareanbieter.
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