Según Statista.com, en 2016 se generaron ingresos por más de 1.357 mil millones de euros a través de software, hardware y servicios de TI.
Si bien las cifras de crecimiento son prometedoras, la otra cara de la moneda sigue siendo motivo de preocupación.
Fracaso de proyectos: El fracaso de proyectos sigue siendo un problema grave en el sector de las TI. Según una encuesta realizada por Innotas en 2015, la tasa de fracaso de proyectos aumentó un 23 %. (Fuente: CIO Magazine)
Presupuesto excedido: En 2012, McKinsey, en colaboración con la Universidad de Oxford, llevó a cabo una investigación que reveló que la mitad de todos los grandes proyectos de TI (con precios iniciales superiores a 15 millones de dólares) superan los presupuestos aprobados (Fuente: McKinsey).
Valor entregado: El informe de McKinsey también destacó que, en promedio, los grandes proyectos de TI superan el presupuesto en un 45 % y el plazo previsto en un 7 %, a la vez que generan un valor un 56 % menor al previsto. Descubrieron que cuanto más tiempo esté programado un proyecto, mayor será la probabilidad de que supere el plazo y el presupuesto, y que cada año adicional dedicado al proyecto incrementa los sobrecostos en un 15 % (Fuente: McKinsey).
El veredicto es claro: para una industria que continúa creciendo a un ritmo sin precedentes, el sector de las tecnologías de la información aún se enfrenta a serios desafíos en la gestión de proyectos.
Estos desafíos pueden atribuirse a la falta de una metodología de gestión de proyectos adecuada, herramientas de gestión de proyectos inadecuadas, escaso conocimiento y adopción de procesos, y problemas con la cultura de gestión de proyectos, entre otros.
Las herramientas de gestión de proyectos desempeñan un papel fundamental para abordar la mayoría de estos desafíos. Hoy en día, los gestores de proyectos confían en estas herramientas para la planificación, la gestión de tareas, la gestión de recursos, la gestión presupuestaria, la colaboración y el análisis e informes. Por lo tanto, es importante comprender qué buscan los compradores de software de gestión de proyectos. Nuestros amigos de Software Advice nos ayudaron con su último informe, Herramientas de gestión de proyectos de TI: Informe del comprador 2016.Basándonos en este informe, presentamos algunas ideas clave que ilustran la perspectiva del sector de TI sobre las herramientas de gestión de proyectos.
Reemplazar el sistema actual es un factor decisivo para los compradores de TI
Cuando se trata de adquirir herramientas de gestión de proyectos, actualizar la configuración actual parece ser el factor decisivo más importante.
La investigación reveló que:
- En conjunto, casi el 60 por ciento utiliza actualmente software de gestión de proyectos, ya sea de forma individual o en combinación con métodos manuales u otras herramientas.
- El 36 por ciento gestiona proyectos con métodos manuales (papel y lápiz, hojas de cálculo o correo electrónico) o no cuenta con procesos formales de gestión de proyectos.
- Otro ocho por ciento utiliza software que no es de gestión de proyectos (por ejemplo, suites de gestión de oficinas, software CRM, etc.)
Métodos actuales de los potenciales compradores de TI
Si bien este gráfico indica un mayor nivel de madurez en la gestión de proyectos que en otros sectores, la propia premisa de la sustitución evidencia una falta de visión a largo plazo. Un nuevo sistema conlleva sus propios desafíos, como la curva de aprendizaje, la adopción, el cumplimiento normativo y la adecuación al negocio (entre otros). Es responsabilidad de los responsables de la empresa prever y planificar con antelación las inversiones.
Los compradores de TI que reemplazan sus sistemas de gestión de proyectos existentes buscan más funcionalidades
Las principales razones para la sustitución de software resultaron ser:
- Un sistema más robusto (37 por ciento)
- Una única solución de gestión de proyectos dedicada (18 por ciento)
- Optimizar/automatizar procesos (16 por ciento)
Principales factores que impulsan la compra
Esto refleja la forma en que la industria de TI aborda la gestión de proyectos; el cambio parece producirse solo cuando las cosas se complican. Un enfoque improvisado para una disciplina tan científica como la gestión de proyectos probablemente nunca dará el resultado deseado. Hoy en día, incluso las startups consideran la adopción de la gestión de proyectos desde el primer día. Un sector tan maduro como el de TI debería contar sin duda con un marco más sólido para la adquisición de software de gestión de proyectos.
Los compradores de TI desean tanto funciones básicas como avanzadas
Las características más solicitadas por los profesionales de TI incluyen:
- Gestión de tareas (62 por ciento)
- Control del tiempo (56 por ciento)
- Gestión de recursos (54 por ciento)
- Informes y análisis (53 por ciento)
Esto indica claramente que, con el tiempo, los gestores de proyectos de TI buscan incorporar mayor sofisticación y medición a las operaciones diarias. Esto incluye la gestión del tiempo y las tareas, la planificación de recursos y capacidad, la gestión de documentos y conocimientos, y capacidades avanzadas de análisis e informes. Asimismo, indica que la madurez de los procesos conlleva un conjunto más preciso de métricas empresariales, como la productividad, la calidad y el cumplimiento del presupuesto, que el software básico de gestión de proyectos quizás no pueda rastrear ni reportar.
Los compradores de TI buscan software de gestión de proyectos con capacidades de gestión de proyectos
La gestión de paquetes personales (PPM) se ha posicionado como una de las características más necesarias.
Funcionalidades de software de gestión de proyectos más solicitadas
Gestionar múltiples proyectos con distintos niveles de complejidad y el mismo nivel de servicio siempre ha sido un reto para el sector de las TI. La gestión de cartera de proyectos no es un concepto nuevo, pero las organizaciones suelen demorarse en definir su estrategia. Si esta es la estrategia adecuada es tema para otro momento, pero sin duda debe ser un factor crucial a la hora de adquirir software de gestión de proyectos.
En resumen, el sector de TI parece estar asumiendo la necesidad de mitigar de forma proactiva los riesgos de fracaso de los proyectos. Las cifras también ponen de manifiesto la inclinación del sector hacia un enfoque más integral en la adopción de software de gestión de proyectos; esto augura un futuro prometedor tanto para los compradores como para los proveedores de software.
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