Ein erfolgreiches Projekt erfordert eine möglichst reibungslose Durchführung mit minimalen Missverständnissen. Allerdings ist kein Arbeitsplatz perfekt, und Missverständnisse zwischen Teammitgliedern sowie zwischen Teammitgliedern und dem Projektmanager sind keine Seltenheit. Bevor ein kleines Missverständnis eskaliert, ist es die Aufgabe des Projektmanagers, dieses frühzeitig zu erkennen, zu vermeiden und abzumildern.
Nachfolgend sind fünf der häufigsten Probleme und fünf Lösungsansätze aufgeführt.
Die Probleme
Problem eins: Unklare Verantwortlichkeiten
Jedes Teammitglied sollte für seine Aufgaben verantwortlich sein und – im Idealfall – Rechenschaft ablegen. Klären Sie die Erwartungen, indem Sie die Aufgaben und die Berichtswege innerhalb des Teams definieren. Eine Möglichkeit hierfür ist die RACI-Matrix. R steht für „verantwortlich für die Durchführung einer Aufgabe“, A für „rechenschaftspflichtig für die Aufgabe“, C für „bei der Aufgabe konsultiert“ und I für „über die Aufgabe und das Gesamtprojekt informiert“.
Zweites Problem: Versäumte Fristen
Machen Sie Fristen und deren Änderungen deutlich. Setzen Sie nach Möglichkeit lieber frühere Termine als nötig, um auf Nummer sicher zu gehen. So bleibt genügend Zeit für eine gründliche Überprüfung und gegebenenfalls für Anpassungen. Eine weitere Strategie ist, eine Aufgabe in mehrere Teilaufgaben und Meilensteine zu unterteilen, damit sie innerhalb eines angemessenen Zeitraums umfassend abgeschlossen werden kann.
Problem drei: Unklare Projektänderungsverfahren
Bevor eine Änderung erfolgt, sollten die Abläufe für die Beantragung, Prüfung und Genehmigung der Änderung klar definiert sein. Erstellen Sie gegebenenfalls ein Ablaufdiagramm , die notwendigen Formulare und kommunizieren Sie den Ablauf so früh wie möglich vor Projektbeginn. Machen Sie die Teammitglieder frühzeitig mit den Abläufen vertraut.
Problem Vier: Zeitdifferenzen
Heutzutage können sich Projekte über fünf Kontinente erstrecken, insbesondere bei Aufgaben, die online erledigt werden können. Stellen Sie sicher, dass die Zeitzone jedes Teammitglieds bekannt ist, platzieren Sie mehrere Uhren mit verschiedenen Zeitzonen im Raum und legen Sie klare Vorgehensweisen fest, wenn eine Aufgabe sofortige Unterstützung erfordert, während sich das Partnerteammitglied in einer anderen Zeitzone befindet. Nutzen Sie Synchronisierungs-Apps, damit jedes Teammitglied die Meilensteine und den aktuellen Projektstatus jederzeit einsehen kann.
Fünftes Problem: Missverständnisse und Konflikte
Ein Projektmanager ist mehr als nur ein Zeitplanersteller; er ist auch Vermittler und Motivator. Erkundigen Sie sich regelmäßig bei den Teammitgliedern nach ihrem Befinden und ihrem Verhältnis zueinander. Ein gutes Miteinander und eine reibungslose Kommunikation sind wichtig. Missverständnisse lassen sich durch klare und respektvolle Kommunikation leicht ausräumen. Stärken Sie die Teamstimmung, indem Sie echtes Interesse zeigen und dies auch ausdrücken.
Die Handhabungsstrategien
Strategie Eins: Kommunizieren Sie klar und deutlich in Wort und Schrift
Seien Sie stets klar, höflich und respektvoll – sowohl mündlich als auch schriftlich, auch in E-Mails. Verwenden Sie eine positive Sprache und stellen Sie den Projekterfolg an oberste Stelle, während Sie gleichzeitig die Teammitglieder wertschätzen.
Strategie zwei: Achten Sie auf mögliche Missverständnisse
Seien Sie einen Schritt voraus, um mögliche Missverständnisse frühzeitig zu erkennen. Versetzen Sie sich in die Lage eines Teammitglieds. Erstellen Sie eine Liste mit häufig gestellten Fragen, die bei Missverständnissen hilfreich sein können.
Strategie Drei: Dinge aufschreiben
Machen Sie sich Notizen, wenn Sie mit Teammitgliedern, dem Management oder anderen Beteiligten kommunizieren. Verlassen Sie sich nicht allein auf Ihr Gedächtnis, denn das trügt oft. Vorsicht ist besser als Nachsicht.
Strategie Vier: Wiederholen
Wiederholen Sie Ihre Mitteilung und bitten Sie die Teammitglieder, das Gesagte zu wiederholen. Stellen Sie sicher, dass die Botschaft verstanden wird, auch wenn es sich um weniger dringende Angelegenheiten handelt. Solange die Botschaft für das Projekt relevant ist, sollte sie wiederholt werden.
Strategie Fünf: Bestätigen
Jede mündliche und schriftliche Kommunikation muss bestätigt werden. Zögern Sie nicht mit Ihrer Antwort, auch nicht nur, um den Empfang der Nachricht zu bestätigen. Das bedeutet nicht, dass Sie ständig Ihre E-Mails abrufen müssen und Ihre eigentliche Arbeit vernachlässigen sollten. Bearbeiten Sie Ihre E-Mails im Laufe des Tages gesammelt und beantworten Sie nur die dringenden. Teilen Sie den Absendern mit, dass Sie an der Antwort arbeiten und wie viel Zeit Sie dafür noch benötigen.
Letztendlich lassen sich Missverständnisse durch einen gut funktionierenden, klaren und nachvollziehbaren Kommunikationsfluss reduzieren. Solange der Projektmanager mögliche Missverständnispunkte kennt und angemessen darauf reagiert, ist ein reibungsloser Projektabschluss zu erwarten.
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