Un proyecto exitoso requiere una ejecución lo más fluida posible, con un mínimo de malentendidos. Sin embargo, ningún entorno laboral es perfecto, y es común que surjan malentendidos entre los miembros del equipo y entre estos y el director del proyecto. Antes de que un pequeño malentendido se agrave, es responsabilidad del director del proyecto anticiparlo, evitarlo y mitigarlo desde el principio.
A continuación se presentan cinco de los problemas más comunes y cinco maneras de solucionarlos.
Los problemas
Problema uno: Responsabilidades poco claras
Cada miembro del equipo debe asumir la responsabilidad de sus tareas y rendir cuentas. Aclare las expectativas definiendo las tareas y la estructura jerárquica del equipo. Una forma de hacerlo es con el diagrama RACI. La R significa responsable de realizar la tarea, la A significa responsable de la tarea, la C significa consultado sobre la tarea y la I significa informado sobre la tarea y el proyecto en general.
Problema dos: Incumplimiento de plazos
Sea muy claro con los plazos de entrega y sus posibles cambios. Siempre que sea posible, establezca fechas anteriores a las necesarias, por precaución. Esto permitirá disponer de tiempo suficiente para una revisión exhaustiva y para realizar los cambios necesarios. Otra estrategia consiste en dividir la tarea en varias partes e hitos para poder completarla de forma integral en un plazo adecuado.
Problema tres: Procedimientos de cambio de proyecto poco claros
Antes de realizar cualquier cambio, es fundamental definir claramente los procedimientos para solicitarlo, revisarlo y aprobarlo. elabore un diagrama de flujo , cree los formularios pertinentes y comunique el procedimiento lo antes posible, antes de que comience el proyecto. Familiarice a los miembros del equipo con los procedimientos desde el principio.
Problema cuatro: Diferencias horarias
Hoy en día, un proyecto puede abarcar cinco continentes, especialmente si se trata de tareas que se pueden realizar en línea. Es fundamental conocer la zona horaria de cada miembro del equipo, tener varios relojes que muestren diferentes zonas horarias en la sala y definir claramente los procedimientos cuando una tarea requiera asistencia inmediata y el miembro del equipo colaborador se encuentre en una zona horaria diferente. Utilice aplicaciones de sincronización para que todos los miembros del equipo puedan ver claramente los hitos y el estado actual del proyecto.
Problema cinco: Falta de comunicación y conflictos
Un gestor de proyectos es mucho más que un cronograma; también es un mediador y un motivador. Pregúnteles a los miembros del equipo cómo se encuentran y cómo se relacionan entre sí. Es importante que se lleven bien y se comuniquen eficazmente. Cualquier malentendido se puede resolver fácilmente con una comunicación clara y respetuosa. Fomente la moral mostrando un interés genuino y sincero.
Las estrategias de manejo
Estrategia uno: Comunicarse con claridad por escrito y verbalmente
Sea siempre claro, cortés y respetuoso, tanto verbalmente como por escrito, incluso en las comunicaciones por correo electrónico. Utilice un lenguaje positivo y priorice el éxito del proyecto, sin dejar de reconocer el trabajo de los miembros del equipo.
Estrategia dos: Estar atento a los puntos de posible malentendido
Anticípese a posibles malentendidos. Piense como un miembro del equipo. Elabore una lista de preguntas frecuentes que pueda utilizar cuando surjan dudas.
Estrategia tres: Anota las cosas
Toma notas al comunicarte con los miembros del equipo, la gerencia u otras partes interesadas. No te fíes únicamente de tu memoria, ya que suele fallar; más vale prevenir que lamentar.
Estrategia cuatro: Repetir
Repite tu mensaje y pide a los miembros del equipo que lo repitan. Asegúrate de que el mensaje se entienda bien, incluso cuando se trate de un asunto menos urgente. Siempre que el mensaje sea relevante para el proyecto, debe repetirse.
Estrategia cinco: Confirmar
Toda comunicación, tanto verbal como escrita, debe ser confirmada. No demore su respuesta, ni siquiera para confirmar la recepción del mensaje. Esto no significa que deba estar siempre pendiente de sus correos electrónicos sin concentrarse en su trabajo principal. Procese sus correos electrónicos a lo largo del día y responda solo a aquellos que realmente lo requieran. Indíqueles que está trabajando en la respuesta y cuánto tiempo más necesitará para completarla.
Finalmente, los malentendidos pueden reducirse mediante una comunicación fluida, clara y responsable. Siempre que el director del proyecto esté al tanto de los posibles puntos de confusión y los gestione adecuadamente, se puede esperar una finalización exitosa del proyecto.
Comentarios
0 respuestas