Ausblick auf das Projektmanagement in kleinen und mittleren Unternehmen – 2016

Laut einem Bericht von Inc.com arbeiten 49,2 Prozent der US-amerikanischen Angestellten im Privatsektor in kleinen Unternehmen. Obwohl der KMU-Markt mit spezifischen Herausforderungen konfrontiert ist, wächst er stetig und gewinnt an Bedeutung. In den letzten zehn Jahren von Projektmanagement-Software das wachsende Potenzial des KMU-Segments erkannt und begonnen, auf dessen besondere Bedürfnisse einzugehen.

Im Jahr 2015 veröffentlichten wir einen Artikel mit dem Titel „Wie kleine Unternehmen Projektmanagement betrachten“, basierend auf einem Bericht von Software Advice. Ausgehend von deren Studie „Webbasierte Projektmanagement-Software: Käuferbericht für kleine und mittlere Unternehmen – 2016“präsentieren wir die Celoxis-Perspektive zum Projektmanagement-Ausblick für kleine und mittlere Unternehmen im Jahr 2016.

Methodik des Projektmanagements für KMU

Der Bericht von 2015 zeigte, dass über 60 % der KMU im Projektmanagement. 2016 sank diese Zahl auf 44 %. Optimistisch betrachtet entspricht das einer Verbesserung von 16 %. Doch die Realität sieht so aus, dass bei der Technologieeinführung in kleinen und mittleren Unternehmen noch immer eine große Lücke besteht. Zwar verringert sich diese Lücke, aber es ist wichtig, die Gründe für die mangelnde Akzeptanz zu verstehen. Liegt es an fehlendem Bewusstsein, an Kostenbarrieren oder an einem fehlenden Prozessverständnis? Experten, die den KMU-Bereich genau beobachten, sind der Ansicht, dass fehlende Strukturen und Prozesse in der Anfangsphase zu Unsicherheit in der Wachstumsphase führen.

Software Advice ist der Ansicht, dass dies ein klares Indiz dafür ist, dass Erstkäufer nach wie vor die größte demografische Gruppe auf dem Markt für Projektmanagement darstellen, da KMUs weiterhin feststellen, dass manuelle Methoden und nicht spezialisierte Software für das Projektmanagement nicht ausreichen.

Für KMU ist es immer noch ein Spiel um Funktionalität

Im Jahr 2015 bevorzugten Käufer erweiterte Funktionen gegenüber grundlegenden. In diesem Jahr stellte Software Advice eine interessante Aufteilung bei den am häufigsten nachgefragten Funktionen fest: Sowohl grundlegende als auch erweiterte Funktionen stehen an der Spitze der Liste.

Dieses Diagramm zeichnet ein sehr interessantes Bild; es erzeugt beinahe 3 unterschiedliche Ebenen gewünschter Funktionalitäten.

Die Aufgabenverwaltung, die als grundlegende Softwarefunktion gilt, wird von rund 70 Prozent der Käufer nachgefragt. Dasselbe gilt für die Zeiterfassung (43 Prozent). Zeit- und Aufgabenmanagement sind die entscheidenden Faktoren für den Projekterfolg, daher möchten Käufer bei diesen Funktionen natürlich keine Kompromisse eingehen.

Der Bedarf an Terminplanung und Ressourcenmanagement deutet auf den Einsatz größerer Teams und umfangreicherer Projekte hin. Diese Funktionen zählen zur mittleren Ebene und gewinnen mit zunehmender Komplexität und Größe an Bedeutung. Dazu gehören Gantt-Diagramme (21 Prozent) und fortgeschrittenere Ressourcenmanagement-Tools (37 Prozent).

Schließlich sind Funktionen, die eine langfristige Projektplanung und -analyse ermöglichen, wie etwa Berichtswesen und Analysen (49 Prozent), oft den Premium-Paketen vorbehalten.

Diese drei Kategorien lassen sich mit der organisatorischen Reife in Verbindung bringen. Je mehr Erfahrung Teams in ihren Projektmanagementmethoden sammeln, desto komplexere Funktionen benötigen sie, die ihnen vorausschauendere Prognosen ermöglichen. Doch ist die schrittweise Einführung die beste Strategie? Jedes Mal, wenn Sie die nächste Funktionsebene hinzufügen möchten, müssen Sie den gesamten Prozess der Evaluierung, Implementierung und Akzeptanz erneut durchlaufen. Wir halten das für äußerst ineffizient. Die potenziellen Einsparungen durch einen modularen Ansatz gehen durch den Lernaufwand und die damit verbundenen Ineffizienzen verloren. Im heutigen Geschäftsumfeld ist eine umfassende End-to-End- Projektmanagement-Plattform die beste Lösung.

Die Benutzererfahrung gewinnt an Bedeutung

Im Jahr 2015 gaben Käufer an, dass die Nichterfüllung der Anforderungen des bestehenden Systems der Hauptgrund für einen Softwarewechsel sei. In diesem Jahr hat sich eine bessere Benutzererfahrung als Hauptgrund herausgestellt.

Die beiden wichtigsten Gründe zeigen deutlich, dass Käufer heute Wert und nicht nur Funktionalität suchen. Der Bedarf an einer besseren Benutzererfahrung verdeutlicht zudem die Herausforderungen bei der Implementierung und der Akzeptanz durch die Nutzer. Bei der Begleitung potenzieller Kunden in der Evaluierungsphase legen wir großen Wert darauf, dass sie Folgendes gründlich testen:

1. Abstimmung der Funktionalitäten mit der Projektmanagementmethodik und der Roadmap
2. Geschwindigkeit, Reaktionsfähigkeit und Ausfallzeiten.
3. Binden Sie die Nutzer in den Evaluierungsprozess ein – Bewerten Sie die Nutzererfahrung und gewinnen Sie Einblicke in die Lernkurve
4. Qualität der geleisteten Unterstützung

Sobald eine Projektmanagementlösung implementiert ist, sollte es keinen Grund geben, sie zu ersetzen. Das ist das Kennzeichen eines guten Evaluierungsprozesses.

Abschluss

Wir haben in den letzten drei Jahren die SMB-Berichte von Software Advice kommentiert. Eine der wichtigsten Erkenntnisse daraus ist, dass Unternehmen ihre Projektmanagement-Reife und -Planung bei der Bewertung von Lösungen. Das ist vergleichbar mit dem Hauskauf: Man kauft ein Haus nicht nur nach dem Äußeren und ersetzt es später, wenn es nicht den eigenen Bedürfnissen entspricht.

Ein großes Lob an Software Advice, es ist immer wieder eine Freude, mit ihnen zusammenzuarbeiten.