Según un informe de Inc.com, el 49,2 % de los empleados estadounidenses del sector privado trabajan en pequeñas empresas. Si bien el mercado de las pymes enfrenta desafíos únicos, continúa creciendo en tamaño e importancia. En la última década, de software de gestión de proyectos han reconocido el creciente potencial del segmento de las pymes y han comenzado a atender sus necesidades específicas.
En 2015 publicamos un artículo titulado «Cómo las pequeñas empresas ven la gestión de proyectos», basado en un informe de Software Advice. A partir de su estudio de 2016, «Informe de compradores de software de gestión de proyectos basado en la web para pymes - 2016», presentamos la perspectiva de Celoxis sobre las perspectivas de la gestión de proyectos para pymes en 2016.
Metodología de gestión de proyectos para pymes
El informe de 2015 mostró que más del 60 % del segmento de las pymes aún utilizaba métodos manuales para la gestión de proyectos. En 2016, esa cifra se redujo al 44 %. Si lo vemos desde una perspectiva optimista, eso representa una mejora del 16 %. Pero la realidad es que existe una enorme brecha en la adopción de tecnología en las pequeñas y medianas empresas. Si bien la brecha se está reduciendo, también es importante comprender las razones de la falta de adopción. ¿Se debe a la falta de conocimiento, a la barrera del costo o a la falta de mentalidad orientada a los procesos? Los expertos que siguen de cerca el sector de las pymes creen que la falta de estructura y procesos en la fase inicial conduce a la indecisión en la fase de expansión.
Software Advice considera que esto es una clara indicación de que los compradores primerizos siguen siendo el grupo demográfico más numeroso en el mercado de la gestión de proyectos, ya que las pymes siguen considerando que los métodos manuales y el software no especializado son insuficientes para gestionar proyectos.
Para las pequeñas y medianas empresas, sigue siendo una cuestión de funcionalidad
En 2015, los compradores prefirieron las funciones avanzadas a las básicas. Este año, Software Advice encontró una interesante división entre las funciones que los compradores solicitan con mayor frecuencia: tanto las funciones básicas como las más avanzadas encabezan la lista.
Este gráfico ofrece una imagen muy interesante; prácticamente crea 3 niveles distintos de funcionalidades deseadas.
La gestión de tareas, considerada una funcionalidad básica del software, es solicitada por aproximadamente el 70 % de los compradores. Lo mismo ocurre con el control del tiempo (43 %). La gestión del tiempo y de las tareas son factores fundamentales para el éxito de un proyecto, por lo que, obviamente, los compradores no querrían renunciar a estas características.
La necesidad de de planificación y gestión de recursos indica la necesidad de contar con equipos más grandes y proyectos de mayor envergadura. Estas funcionalidades se consideran de nivel intermedio y cobran relevancia a medida que aumenta la complejidad y la escala. Incluyen diagramas de Gantt (21 %) y herramientas de gestión de recursos más avanzadas (37 %).
Por último, las funcionalidades que permiten la planificación y el análisis de proyectos a largo plazo , como la elaboración de informes y el análisis de datos (49 por ciento), suelen estar reservadas para los paquetes de gama alta.
Estas tres categorías distintas están directamente relacionadas con la madurez organizacional. A medida que los equipos maduran en sus métodos de gestión de proyectos, requieren funcionalidades más avanzadas que les permitan realizar pronósticos a largo plazo. Dicho esto, ¿es la estrategia de actualización gradual la mejor opción? Cada vez que se desea añadir una nueva funcionalidad, se debe pasar por todo el proceso de evaluación, implementación y adopción. Consideramos que esto es sumamente ineficiente. El ahorro que se obtendría con un enfoque modular se desperdicia en la curva de aprendizaje y las ineficiencias. En el contexto empresarial actual, una plataforma integral de gestión de proyectos es la mejor solución.
La experiencia del usuario está ganando protagonismo
En 2015, los compradores afirmaron que la principal razón para reemplazar el software era que el sistema existente se había quedado obsoleto. Este año, una mejor experiencia de usuario se ha convertido en el factor determinante.
Las dos razones principales indican claramente que los compradores ahora buscan valor y no solo funcionalidad. La necesidad de una mejor experiencia de usuario también pone de manifiesto los desafíos que implica la implementación y la adopción por parte de los usuarios. Al guiar a nuestros clientes potenciales en la fase de evaluación, insistimos en que prueben exhaustivamente lo siguiente:
- Alineación de las funcionalidades con la metodología y la hoja de ruta de gestión de proyectos
- Velocidad, capacidad de respuesta y tiempo de inactividad.
- Involucre a los usuarios en el proceso de evaluación: califique la experiencia del usuario y obtenga una idea de la curva de aprendizaje
- Calidad del soporte proporcionado
Una vez implementada una solución de gestión de proyectos, no debería haber motivo para reemplazarla. Esa es la señal de un buen proceso de evaluación.
Conclusión
Durante los últimos tres años, hemos comentado los informes de Software Advice sobre pymes. Una de las conclusiones más evidentes es que las organizaciones tienden a ignorar su nivel de madurez y sus planes de gestión de proyectos a la hora de evaluar soluciones. Es como comprar una casa: no se compra una casa solo por su aspecto exterior para luego reemplazarla si no se ajusta a las necesidades.
Un saludo a Software Advice, siempre es un placer trabajar con ellos.
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