Der Leitfaden für Projektmanager zum Umgang mit Fachexperten

Es gibt einige grundlegende Erwartungen, die Sie klären sollten. Ein guter Start ist unerlässlich. Er prägt die Beziehung zu Ihrem KMU und somit auch die gemeinsam erzielbaren Ergebnisse.

Zunächst sollten Sie das Offensichtliche ansprechen: Ihr Fachwissen in diesem Bereich ist deutlich höher als Ihres. Anstatt zu versuchen, sich in ihrem Fachgebiet zu positionieren, betonen Sie Ihre eigenen Kompetenzen. Würdigen Sie verbal, wie wichtig ihr Wissen für das Projekt ist und wie sehr es geschätzt wird. Machen Sie dann deutlich, wie wichtig Ihre Kenntnisse und Fähigkeiten für den Erfolg ihrer Arbeit sind.

Dies zeigt, dass ihr beide wichtige Rollen innehabt, ohne dass dabei eine Art egoistischer Wettbewerb entsteht.

Zweitens sollten Sie gemeinsam mögliche Erfolgskriterien und Berichtserwartungen festlegen.

Was auch immer Sie tun, erstellen Sie bloß kein Labyrinth aus Tabellen und umfangreichen Berichten, die Ihre Mitarbeiter ausfüllen müssen. Das lenkt sie nur von der wertvollen Zeit ab, die sie für die Fertigstellung des Projekts benötigen. Es ist zwar verlockend, dies zu tun, insbesondere wenn Sie die technischen Details ihrer Arbeit nicht vollständig verstehen und den Prozess genau im Blick behalten möchten, aber es ist weder notwendig noch praktikabel.

Besprechen Sie stattdessen mit ihnen Ihren Bedarf an regelmäßigen Projekt-Updates und legen Sie angemessene Berichtspflichten fest. Sollte Ihr Fachexperte im Laufe des Projekts diese Berichte vernachlässigen – was durchaus vorkommen kann –, ist es Ihre Aufgabe, eine Lösung zu finden, nicht seine. Sie müssen dafür sorgen, dass Ihre Berichtsanforderungen weiterhin angemessen sind, und gegebenenfalls eine Methode erarbeiten, die für beide Seiten (und letztendlich für das Projekt) besser geeignet ist.

Es gibt noch einige weitere Schritte, die Sie unternehmen können, um Ihre Beziehung zu Ihrem KMU reibungslos aufrechtzuerhalten.

Setzen Sie auf Vertrauen. Das bedeutet, sowohl dem Experten als auch sich selbst zu vertrauen, dass Sie mit der Auswahl dieses Fachexperten die richtige Entscheidung getroffen haben. Auch wenn Sie sich durch ein Vorstellungsgespräch oder die bisherige Tätigkeit im Unternehmen kein vollständiges Bild von jemandem machen können, gibt es doch einen Grund, warum Sie diesen Experten eingestellt haben. Sie müssen in diesem Prozess ein gewisses Maß an Vertrauen aufbringen können.

Es geht nicht darum, blind zu vertrauen und Ihre KMU sich selbst zu überlassen. Genau deshalb haben Sie Berichtsprozesse und Kennzahlen zur Erfolgsmessung eingeführt – um Ihnen zumindest einen Überblick darüber zu geben, wie sich deren Beteiligung an Ihrem Projekt entwickelt.

Unterstützen Sie Ihren Fachexperten bei seiner Weiterentwicklung. Es wurde bereits viel über die Schwierigkeiten gesprochen, Projektmanager zu sein und auf jemanden mit einem Fachgebiet angewiesen zu sein, von dem man selbst keine Ahnung hat. Doch wie sieht es mit den Herausforderungen aus, die sich ergeben, wenn man als Experte allein an einem Projekt arbeitet?

Wenn Sie in einem Team oder Unternehmen die einzige Person sind, die sich in einem bestimmten Bereich oder Thema auskennt (oder es am besten kennt), an wen wenden Sie sich dann, um Ihr Wissen zu erweitern? Eine Ihrer Aufgaben als Projektmanager ist es, das Beste aus Ihrem Team herauszuholen, und die kontinuierliche Weiterentwicklung der Teammitglieder gehört dazu.

Sie können Ihren Fachexperten auf zwei Arten dabei unterstützen, ihre Fähigkeiten und ihr Wissen zu erweitern. Erstens, indem Sie Konferenzen, Seminare, Treffen und/oder Kurse finden, an denen sie teilnehmen können. Zweitens, indem Sie Ihr eigenes Fachwissen in den Bereichen Management, Reporting, Analyse und mehr einbringen, um ihnen zu helfen, ihre Kompetenzen zu erweitern und ihre Arbeit noch besser zu erledigen.

Diese Investition von Zeit mag zunächst wie Ressourcenverschwendung und Projektverzögerung erscheinen, doch das ist eine sehr kurzsichtige Sichtweise. Wenn Sie sicherstellen, dass Ihr Fachexperte seine Kompetenzen weiter ausbaut, wird dies die Qualität der Ergebnisse Ihres Projekts nur verbessern.

Es ist außerdem unerlässlich, Zeit in die eigenen Fähigkeiten und das eigene Fachwissen als Projektmanager zu investieren, um sicherzustellen, dass man über das aktuellste Wissen und die aktuellsten Fertigkeiten verfügt, um erfolgreiche Projekte durchzuführen.

Die Zusammenarbeit mit einem Fachexperten ist für einen Projektmanager unerlässlich. Macht das die Sache einfacher? Nicht immer.

Befolgen Sie diese Richtlinien, und Sie werden deutlich mehr Freude daran haben. Darüber hinaus ist es viel wahrscheinlicher, dass Sie das volle Potenzial Ihres KMU ausschöpfen und zu einem überaus erfolgreichen Projekt beitragen.