Pour un chef de projet, c'est un véritable dilemme : il a besoin d'un expert métier pour pallier son propre manque de connaissances sur un sujet, mais ce manque de connaissances peut engendrer de sérieuses divisions. De plus, les experts métier peuvent se montrer très rigides dans leur approche et leurs opinions, ce qui peut compliquer le respect des délais. Pour en savoir plus sur la gestion des risques et les outils et fonctionnalités similaires de gestion de projet (PMO) , vous pouvez consulter le logiciel Celoxis PPM .
Comment gérer correctement une personne dont le travail sort de votre domaine de compétences et s'assurer qu'elle fait bien les choses, avant qu'il ne soit trop tard et que votre projet ne soit complètement déraillé ?
Les chefs de projet doivent savoir faire preuve du juste niveau de confiance et de prudence lorsqu'il s'agit de gérer des experts en la matière ; pencher trop d'un côté ou de l'autre peut avoir un impact considérable sur le résultat du projet.
Avant le début de votre projet
Il y a quelques attentes de base à définir. Bien démarrer est essentiel. Cela donnera le ton à votre relation avec votre PME et, par conséquent, au niveau de productivité que vous pourrez atteindre ensemble.
Tout d'abord, il faut reconnaître le problème de fond : leur niveau d'expertise dans ce domaine précis dépasse largement le vôtre. Plutôt que de chercher à vous approprier leur domaine de compétences, réaffirmez le vôtre. Reconnaissez verbalement que leurs connaissances sont extrêmement importantes et précieuses pour le projet, puis expliquez en quoi vos connaissances et compétences sont tout aussi essentielles à la réussite de leur travail.
Cela montre que vous avez tous les deux des rôles importants sans pour autant créer une quelconque compétition égocentrique.
Deuxièmement, travaillez ensemble pour définir des indicateurs de réussite possibles et les attentes en matière de rapports.
Quoi que vous fassiez, évitez de les noyer sous une avalanche de feuilles de calcul et de rapports interminables ; cela ne fera que les détourner du temps précieux qu’ils pourraient consacrer à la réalisation du projet. La tentation est grande, surtout si vous ne maîtrisez pas tous les aspects techniques de leur travail et que vous souhaitez garder un œil sur le processus, mais ce n’est ni nécessaire, ni pratique.
Discutez plutôt avec eux de vos besoins en matière de mises à jour régulières sur le projet et définissez des exigences de reporting raisonnables. Si, à un moment donné du projet, votre expert métier ne fournit plus ces rapports – et cela peut arriver –, c'est à vous de trouver une solution, pas à eux. Vous devez veiller à ce que vos demandes de reporting restent raisonnables et, le cas échéant, élaborer une méthode plus adaptée à vos besoins respectifs (et, au final, au projet).
Pendant que le projet est en cours d'achèvement
Vous pouvez prendre d'autres mesures pour assurer le bon déroulement de vos relations avec votre PME.
Faites preuve d'un peu de confiance. Cela signifie avoir confiance en la personne recrutée et en vous-même, et être convaincu d'avoir fait le bon choix en embauchant cet expert. Même si un entretien ou l'examen de son expérience au sein de votre entreprise ne permettent pas de se faire une idée complète d'une personne, il y a une raison pour laquelle vous avez fait appel à cet expert. Il est donc essentiel de pouvoir accorder un certain niveau de confiance à ce processus.
Il ne s'agit pas de faire aveuglément confiance à votre PME et de la laisser se débrouiller seule. C'est précisément pourquoi vous avez mis en place des processus de reporting et des indicateurs de performance : pour vous donner au moins une vue d'ensemble de l'évolution de leur implication dans votre projet.
Aidez votre expert métier à progresser. On a beaucoup parlé des difficultés rencontrées par un chef de projet lorsqu'il doit s'appuyer sur une personne dont le domaine d'expertise lui est totalement étranger, mais qu'en est-il des défis que rencontre un expert seul sur un projet ?
Si vous êtes la seule personne au sein d'une équipe ou d'une entreprise à maîtriser un domaine ou un sujet particulier (ou à le maîtriser mieux que quiconque), vers qui vous tournez-vous pour approfondir vos connaissances ? L'un de vos rôles en tant que chef de projet est d'optimiser le potentiel de votre équipe, et encourager le développement continu de ses membres en fait partie intégrante.
Vous pouvez aider votre expert métier à améliorer ses compétences et ses connaissances de deux manières. Premièrement, en lui proposant des conférences, des séminaires, des rencontres ou des formations auxquels il peut participer. Deuxièmement, en partageant votre propre expertise en matière de gestion, de reporting, d'analyse, etc., afin de l'aider à perfectionner ses compétences et à devenir plus performant dans son domaine.
Investir ce temps peut sembler un gaspillage de ressources et un retard dans la réalisation de votre projet, mais c'est une vision très réductrice. S'assurer que votre expert métier soit encore plus compétent dans son domaine ne peut qu'améliorer la qualité de son travail.
Investir du temps dans le développement de vos propres compétences et de votre expertise en tant que chef de projet est également impératif pour vous assurer de disposer des connaissances et des compétences les plus récentes afin de mener à bien des projets.
Collaborer avec un expert du domaine est une nécessité pour un chef de projet. Est-ce que cela simplifie les choses ? Pas toujours.
En suivant ces conseils, vous passerez un bien meilleur moment. De plus, vous aurez bien plus de chances de tirer le meilleur parti de votre PME et de contribuer à la réussite de votre projet.
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