Para un gestor de proyectos, puede resultar una situación paradójica: necesita un experto en la materia para suplir su propia falta de conocimientos, pero esta misma falta de experiencia puede generar conflictos. Además, los expertos suelen ser inflexibles en su enfoque y opiniones sobre su área de especialización, lo que dificulta que los gestores de proyectos cumplan con los plazos. Puede consultar el software Celoxis PPM para obtener más información sobre la mitigación de riesgos y otras herramientas y funciones de PMO similares.
¿Cómo se puede gestionar adecuadamente a alguien cuyo trabajo está fuera de tu ámbito de conocimiento y asegurarse de que realmente está haciendo lo correcto, antes de que sea demasiado tarde y tu proyecto se haya descarrilado por completo?
Los directores de proyecto deben ser capaces de aplicar el nivel adecuado de confianza y cautela a la hora de gestionar a los expertos en la materia; si se inclinan demasiado hacia un lado o hacia el otro, puede afectar gravemente al resultado del proyecto.
Antes de que comience su proyecto
Hay un par de expectativas básicas que debes establecer. Empezar con buen pie es fundamental, ya que puede marcar la pauta de tu relación con la PYME y, por consiguiente, el nivel de resultados que puedes lograr con ella.
En primer lugar, reconozcamos lo obvio. Su nivel de experiencia en este tema supera con creces el suyo. En lugar de intentar apropiarse de su área de especialización, reitere la suya. Reconozca verbalmente que su conocimiento es sumamente importante y bienvenido al proyecto, y luego explique cómo sus conocimientos y habilidades son igualmente esenciales para garantizar el éxito de su arduo trabajo.
Esto demuestra que ambos tienen roles importantes sin generar ningún tipo de competencia egocéntrica.
En segundo lugar, trabajen juntos para crear posibles indicadores de éxito y expectativas en cuanto a los informes.
Bajo ninguna circunstancia les crees un laberinto de hojas de cálculo e informes exhaustivos para que los rellenen; eso solo les restará tiempo valioso que podrían dedicar a completar el proyecto. Es muy tentador hacerlo, sobre todo si no entiendes del todo los aspectos técnicos de su trabajo y quieres controlar el proceso al detalle, pero en realidad no es necesario ni práctico.
En cambio, discuta con ellos la necesidad de recibir actualizaciones periódicas del proyecto y establezca requisitos de informes razonables. Si en algún momento del proyecto su experto en la materia empieza a omitir estos informes (lo cual es muy probable), es su responsabilidad encontrar la solución, no la de ellos. Debe asegurarse de que sus solicitudes de informes sigan siendo razonables y, de no ser así, buscar un método que beneficie a ambas partes (y, en última instancia, al proyecto).
Mientras se completa el proyecto
Existen algunas medidas adicionales que puede tomar para que su relación con su PYME siga funcionando sin problemas.
Confía en ellos. Esto significa confiar tanto en ellos como en ti mismo, sabiendo que has acertado al contratar a este experto. Si bien no puedes tener una visión completa de alguien solo con una entrevista o su trabajo anterior en tu empresa, hay una razón por la que lo contrataste. Debes depositar cierto nivel de confianza en ese proceso.
No se trata de tener fe ciega y dejar que la PYME se las arregle sola. Precisamente por eso existen procesos de informes y métricas de medición del éxito: para tener al menos una visión general de cómo se está desarrollando su participación en el proyecto.
Ayuda a tu experto en la materia a mejorar. Se ha hablado mucho de las dificultades de ser gerente de proyecto y tener que depender de alguien con un área de especialización que desconoces, pero ¿qué hay de los desafíos de ser el único experto trabajando en un proyecto?
Si eres la única persona en un equipo o empresa que conoce un campo o tema en particular (o que lo domina mejor que nadie), ¿a quién recurres para ampliar ese conocimiento? Una de tus funciones como gerente de proyecto es sacar el máximo provecho de tu equipo, y fomentar el crecimiento continuo de las personas forma parte de ello.
Puedes ayudar a tu experto en la materia a mejorar sus habilidades y conocimientos de dos maneras. Primero, buscando conferencias, seminarios, encuentros o cursos en los que pueda participar. Y segundo, compartiendo tu propia experiencia en gestión, elaboración de informes, análisis y otros temas para ayudarle a perfeccionar sus habilidades y mejorar su desempeño.
Invertir este tiempo puede parecer un desperdicio de recursos y un retraso en la finalización del proyecto, pero esa es una visión muy limitada. Asegurarse de que el experto en la materia mejore aún más en su campo solo beneficiará la calidad del trabajo que entregue para el proyecto.
Invertir tiempo en tus propias habilidades y experiencia como gestor de proyectos también es fundamental para asegurarte de contar con los conocimientos y las habilidades más actualizadas para dirigir proyectos con éxito.
Trabajar con un experto en la materia es un requisito indispensable para un gestor de proyectos. ¿Eso lo hace más fácil? No siempre.
Si sigues estas pautas, la experiencia será mucho mejor. Además, tendrás muchas más probabilidades de sacar el máximo provecho de tu PYME y contribuir al éxito de un proyecto extraordinario.
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