Laut einer Studie von Gartner gewinnt Kollaborationssoftware in Unternehmen zunehmend an Bedeutung . Sie ist sogar so wichtig, dass sie als kritische Funktion gilt , die Unternehmen bei der Evaluierung einer neuen Projekt- und Portfoliomanagement-Software (PPM) priorisieren sollten .
Aber wie sieht es mit kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) aus? Ist Kollaborationstechnologie nur eine Utopie?
Wir von Software Advice sehen das anders. Wir arbeiten seit vielen Jahren eng mit kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) zusammen, um deren Geschäftsbedürfnisse zu verstehen und sie bei besseren Kaufentscheidungen zu unterstützen. In diesem Beitrag erkläre ich die Vorteile von Investitionen in Kollaborationstools für KMU und teile einige wichtige Erkenntnisse darüber, welche Tools Teams bei der Projektzusammenarbeit bevorzugen.
Warum Kollaborationssoftware wichtig ist
Einfach ausgedrückt: Kollaborationstools können einen enormen Einfluss auf die Produktivität der Mitarbeiter haben, da die Alternative, E-Mail, äußerst ineffektiv ist.
Laut einer Studieberichten 23 Prozent der Projektteams, dass E-Mails ein großes Hindernis für eine erfolgreiche Kommunikation am Arbeitsplatz darstellen.
Eine Studie von McKinsey ergab, dass lediglich 39 Prozent der Arbeitswoche eines Mitarbeiters für aufgabenspezifische Tätigkeiten aufgewendet werden. Die restlichen 61 Prozent entfallen auf die Zeit, die mit dem E-Mail-Postfach verbracht wird: Lesen und Beantworten von E-Mails, Informationssuche und Kontaktaufnahme mit Kollegen.
Tatsächlich schätzt McKinsey, dass Unternehmen durch die Implementierung von Kollaborationstechnologien und die Ermutigung der Mitarbeiter, diese Tools anstelle von E-Mails zu nutzen, die Mitarbeiterproduktivität potenziell um 25 Prozent steigern können.
Warum die richtige Kollaborationssoftware wichtiger ist
Okay, jetzt, da Sie wissen, warum Kollaborationstools wichtig sind, möchte ich Ihnen erklären, warum es für KMU wichtig ist, in die richtigen Kollaborationstools zu investieren.
Wir befragten Projektteams in den gesamten USA, um herauszufinden, welche Tools sie bei der Zusammenarbeit an Projekten bevorzugen und welche Funktionen den größten Einfluss auf die Produktivität haben.
Die überwiegende Mehrheit der Befragten gab an, dass sie die Zusammenarbeit innerhalb ihres Projektmanagementsystems (PM-Systems) der Verwendung von eigenständigen Tools vorziehen.
Präferenz von Projektteams für Kollaborationssoftware
Während spezialisierte Tools wie ein Content-Storage-System oder ein Chat-Tool ein einzelnes Bedürfnis befriedigen können, ist eine voll ausgestattete Projektmanagement-Lösung (PM) in der Lage, mehrere Bedürfnisse gleichzeitig zu erfüllen.
Diese Erkenntnis zeigt, dass es für KMU sinnvoller ist, in eine Projektmanagement-Plattform mit Kollaborationsfunktionen zu investieren als in mehrere Einzelanwendungen. Sollten sie später feststellen, dass sie eine bestimmte Funktion verbessern müssen, können sie spezialisierte Tools zur Ergänzung ihres bestehenden Systems einsetzen.
Zu den Kollaborationsfunktionen, die laut den Befragten den größten Einfluss auf die Produktivität haben und auf die KMU bei der Bewertung von Projektmanagementsystemen achten sollten, gehören:
- Chat (27 Prozent)
- Dokumentenmanagement (20 Prozent)
- Dateiaustausch/Speicherung (20 Prozent)
- Aktivitätsfeed (19 Prozent)
Unverzichtbare Kollaborationsfunktionen
Wie PM-Kollaborationstechnologie KMU zugutekommen kann
Nachfolgend einige Beispiele dafür, wie KMUs von der Nutzung von PM-Kollaborationstechnologie profitieren können:
Geringere Betriebskosten: Projektmanagement-Suiten bieten typischerweise verschiedene Funktionen wie Aufgabenmanagement, Kommunikation per Chat oder Videokonferenz sowie Dokumenten- und Inhaltsverwaltung. Der Kauf einzelner, spezialisierter Tools kann teuer sein. Daher kann die Investition in eine voll ausgestattete Projektmanagement-Plattform mit Kollaborationsfunktionen Kosten senken.
Hilft dabei, Wettbewerbsvorteile zu sichern: Die Zahl mobiler Arbeitskräfte wächst rasant. Untersuchungen von Global Workplace Analytics zeigen, dass die Zahl der mobilen Arbeitskräfte in den USA zwischen 2005 und 2012 um fast 80 Prozent gestiegen ist. Unsere Ergebnisse deuten darauf hin, dass Projektmanagement-Kollaborationstechnologien dazu beitragen können, ein strukturiertes Arbeitsumfeld für Mitarbeiter im Homeoffice und im Büro zu schaffen.
Änderungen werden nachverfolgt und die Genauigkeit erhöht: Zeitpläne, Aufgaben und Gespräche rund um wichtige Projektänderungen – all diese Informationen werden zentral an einem Ort gespeichert und in Echtzeit aktualisiert. Das erhöht die Transparenz und sorgt dafür, dass alle Beteiligten stets auf dem gleichen Stand sind.
Schlussfolgerungen
Kollaborationstechnologien sind auch für KMU erschwinglich. Unsere Forschungsergebnisse zeigen, dass KMU mit den in vielen Projektmanagementsystemen integrierten Kollaborationsfunktionen nicht nur gut zurechtkommen, sondern dass die meisten Projektteams diese sogar der Verwendung unterschiedlicher Tools vorziehen.
Um sicherzustellen, dass Sie alle Vorteile von Kollaborationssoftware nutzen können, sollten Sie nach Projektmanagementsystemen mit Kollaborationsfunktionen suchen, die den größten Einfluss auf die Produktivität haben, wie z. B. Chat, Dateispeicherung und ein Aktivitätsfeed.
Wenn Sie mehr über Kollaborationstechnologien oder unsere Forschung zu Technologietrends erfahren möchten, können Sie gerne das Projektmanagement- Ressourcenportal , um detailliertere Informationen zu erhalten.
Autorin: Eileen O'Loughlin ist Marktforschungsmitarbeiterin im Bereich Projektmanagement bei Software Advicemit Schwerpunkt auf Kollaborationstools. Sie ist seit 2015 im Team und betreut außerdem die Märkte für Buchhaltung, Projektmanagement, Rechtsmanagement und professionelle Dienstleistungen.
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