D'après une étude de Gartner, les logiciels de collaboration gagnent en popularité auprès des entreprises. Leur importance est telle qu'ils sont considérés comme une fonctionnalité essentielle que les entreprises doivent prioriser lors de l'évaluation d'un nouveau logiciel de gestion de projets et de portefeuilles (PPM).
Mais qu’en est-il des petites et moyennes entreprises (PME) ? La technologie de collaboration n’est-elle qu’un vœu pieux ?
Chez Software Advice, nous pensons le contraire. Nous collaborons étroitement avec les PME pour comprendre leurs besoins et les aider à prendre de meilleures décisions d'achat. Dans cet article, j'expliquerai les avantages pour les PME d'investir dans des outils collaboratifs et je partagerai quelques conclusions clés concernant les outils que les équipes privilégient pour collaborer sur des projets.
Pourquoi les logiciels de collaboration sont importants
En clair, les outils de collaboration peuvent avoir un impact considérable sur la productivité des employés car l'alternative, le courrier électronique, est extrêmement inefficace.
Selon une étude, 23 % des équipes de projet indiquent que le courrier électronique constitue un obstacle majeur à une communication efficace au travail.
Une étude de McKinsey a révélé que seulement 39 % du temps de travail hebdomadaire d'un employé est consacré à des tâches liées à son poste. Les 61 % restants sont absorbés par le temps passé à consulter sa boîte mail : lire et répondre aux courriels, rechercher des informations et tenter de communiquer avec ses collègues.
En effet, McKinsey estime qu'en mettant en œuvre des technologies de collaboration et en encourageant les employés à utiliser ces outils plutôt que les courriels, les entreprises peuvent potentiellement augmenter la productivité de leurs employés de 25 %.
Pourquoi le bon logiciel de collaboration est plus important
Très bien, maintenant que vous savez pourquoi les outils de collaboration sont importants, laissez-moi vous expliquer pourquoi il est important pour les PME d'investir dans les bons outils de collaboration.
Nous avons interrogé des équipes de projet à travers les États-Unis pour savoir quels outils elles préfèrent utiliser lorsqu'elles collaborent sur des projets et quelles fonctionnalités ont le plus d'impact sur la productivité.
Dans leur grande majorité, les répondants disent préférer collaborer au sein de leur système de gestion de projet (PM) plutôt que d'utiliser des outils autonomes.
Préférence des équipes de projet en matière de logiciels de collaboration
Alors que des outils spécialisés, tels qu'un système de stockage de contenu ou un outil de chat, peuvent répondre à un besoin unique, une solution de gestion de projet (PM) complète peut répondre à plusieurs besoins à la fois.
Ce constat indique qu'il serait plus avantageux pour les PME d'investir dans une plateforme de gestion de projet dotée de fonctionnalités collaboratives plutôt que dans plusieurs outils indépendants. Ainsi, si elles souhaitent renforcer une fonction spécifique, elles peuvent utiliser des outils spécialisés en complément de leur système existant.
Les fonctionnalités de collaboration que les répondants ont jugées les plus efficaces pour améliorer la productivité, et que les PME devraient rechercher lors de l'évaluation des systèmes de gestion de projet, comprennent :
- Discussion (27 pour cent)
- Gestion documentaire (20 %)
- Partage/stockage de fichiers (20 %)
- Flux d'activité (19 %)
Capacités de collaboration indispensables
Comment la technologie de collaboration PM peut bénéficier aux PME
Voici quelques exemples de la manière dont les PME peuvent tirer profit de l'utilisation des technologies de collaboration en gestion de projet :
Réduction des coûts opérationnels : les suites de gestion de projet offrent généralement plusieurs fonctionnalités, telles que la gestion des tâches, la communication par messagerie instantanée ou visioconférence, ainsi que la gestion des documents et du contenu. L’acquisition d’outils individuels spécialisés dans ces domaines peut s’avérer coûteuse ; investir dans une plateforme de gestion de projet complète dotée de fonctionnalités collaboratives permet donc de réduire les coûts.
Contribue au maintien d'un avantage concurrentiel : la main-d'œuvre mobile connaît une croissance remarquable. Une étude de Global Workplace Analytics indique qu'aux États-Unis, la main-d'œuvre mobile a augmenté de près de 80 % entre 2005 et 2012. Nos résultats montrent que les technologies de collaboration en gestion de projet peuvent contribuer à créer un environnement de travail structuré, tant pour les employés travaillant à distance que pour ceux travaillant au bureau.
Suivi des modifications et précision accrue : les calendriers, les tâches et les échanges relatifs aux changements importants apportés aux projets sont centralisés et mis à jour en temps réel. Cela renforce la transparence et permet à tous les acteurs de rester informés.
Conclusions
technologies collaboratives ne sont pas hors de portée des PME. Nos recherches montrent que non seulement les PME peuvent se débrouiller avec les fonctionnalités collaboratives offertes par de nombreux systèmes de gestion de projet, mais que la plupart des équipes de projet préfèrent même cette solution à l'utilisation d'outils disparates.
Pour profiter pleinement des avantages offerts par les logiciels de collaboration, veillez à choisir des systèmes de gestion de projet dotés de fonctionnalités collaboratives ayant un impact majeur sur la productivité, telles que le chat, le stockage de fichiers et un flux d'activité.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les technologies de collaboration ou sur nos recherches sur les tendances technologiques, nous vous invitons à consulter le centre de ressources pour plus de détails.
Auteure : Eileen O’Loughlin est chargée d’études de marché en gestion de projet chez Software Advice, spécialisée dans les outils collaboratifs. Elle a rejoint l’équipe en 2015 et couvre également les marchés de la comptabilité, de la gestion de projet, du management juridique et des services professionnels.
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