Según un estudio de Gartner, el software de colaboración está ganando popularidad entre las empresas. De hecho, es tan importante que se considera una capacidad fundamental que las empresas deben priorizar al evaluar un nuevo software de gestión de proyectos y portafolios (PPM).
Pero ¿qué ocurre con las pequeñas y medianas empresas (pymes)? ¿Es la tecnología de colaboración una utopía?
En Software Advice, no lo creemos. Hemos trabajado extensamente con pymes para comprender sus necesidades empresariales y ayudarlas a tomar mejores decisiones de compra. En esta publicación, explicaré los beneficios de que las pymes inviertan en herramientas de colaboración y compartiré algunos hallazgos clave sobre las herramientas que los equipos prefieren usar al colaborar en proyectos.
¿Por qué es importante el software de colaboración?
En pocas palabras, las herramientas de colaboración pueden tener un gran impacto en la productividad de los empleados porque la alternativa, el correo electrónico, es sumamente ineficaz.
En un estudio, el 23 por ciento de los equipos de proyecto afirman que el correo electrónico es un obstáculo importante para una comunicación eficaz en el lugar de trabajo.
Un estudio de McKinsey reveló que apenas el 39% de la semana laboral de un empleado se dedica a tareas específicas de su puesto. El 61% restante se consume en el tiempo dedicado a su bandeja de entrada: leer y responder correos electrónicos, buscar información e intentar comunicarse con sus compañeros.
De hecho, McKinsey estima que, al implementar tecnología de colaboración y animar a los trabajadores a utilizar esas herramientas en lugar del correo electrónico, las empresas pueden aumentar potencialmente la productividad de los empleados en un 25 por ciento.
Por qué es más importante contar con el software de colaboración adecuado
Bien, ahora que ya sabes por qué las herramientas de colaboración , déjame explicarte por qué es importante que las pymes inviertan en las herramientas de colaboración adecuadas.
Realizamos una encuesta a equipos de proyecto en todo Estados Unidos para averiguar qué herramientas prefieren usar al colaborar en proyectos y qué características tienen mayor impacto en la productividad.
La gran mayoría de los encuestados afirma que prefiere colaborar dentro de su sistema de gestión de proyectos (GP) en lugar de utilizar herramientas independientes.
Preferencia de los equipos de proyecto por el software de colaboración
Si bien las herramientas especializadas, como un sistema de almacenamiento de contenido o una herramienta de chat, pueden resolver una necesidad específica, una solución de gestión de proyectos (PM) completa puede satisfacer múltiples necesidades a la vez.
Este hallazgo indica que para las pymes sería más beneficioso invertir en una plataforma de gestión de proyectos con funciones de colaboración, en lugar de en varias herramientas independientes. De esta manera, si necesitan potenciar alguna función específica, pueden utilizar herramientas especializadas para complementar su sistema actual.
Las capacidades de colaboración que los encuestados consideraron más influyentes en la productividad, y que las pymes deberían tener en cuenta al evaluar los sistemas de gestión de proyectos, incluyen:
- Chat (27 por ciento)
- Gestión documental (20 por ciento)
- Compartir/almacenar archivos (20 por ciento)
- Feed de actividad (19 por ciento)
Capacidades de colaboración imprescindibles
Cómo la tecnología de colaboración en la gestión de proyectos puede beneficiar a las pymes
Los siguientes son solo algunos ejemplos de cómo las pymes pueden beneficiarse del uso de la tecnología de colaboración en la gestión de proyectos:
Menores costos operativos: Las suites de gestión de proyectos suelen realizar diversas funciones, como la gestión de tareas, la comunicación mediante chat o videoconferencia, así como la gestión de documentos y contenido. Adquirir herramientas individuales especializadas en estas áreas puede resultar costoso, por lo que invertir en una plataforma de gestión de proyectos completa con capacidades de colaboración puede ayudar a reducir costos.
Ayuda a mantener una ventaja competitiva: La fuerza laboral móvil está creciendo a un ritmo extraordinario. Un estudio de Global Workplace Analytics indica que la fuerza laboral móvil en EE. UU. aumentó casi un 80 % entre 2005 y 2012, y nuestros hallazgos indican que la tecnología de colaboración para la gestión de proyectos puede ayudar a crear un entorno de trabajo estructurado tanto para empleados remotos como para los que trabajan en la oficina.
Seguimiento de cambios y mayor precisión: Los cronogramas, las tareas y las conversaciones relacionadas con los cambios clave en los proyectos se centralizan en un único lugar y se actualizan en tiempo real. Esto aumenta la transparencia y ayuda a que todos estén al tanto de la situación.
Conclusiones
La tecnología de colaboración está al alcance de las pymes. Los resultados de nuestra investigación demuestran que las pymes no solo pueden arreglárselas con las funcionalidades de colaboración que ofrecen muchos sistemas de gestión de proyectos, sino que la mayoría de los equipos de proyecto las prefieren a utilizar herramientas independientes.
Para asegurarte de aprovechar al máximo las ventajas que ofrece el software de colaboración, busca sistemas de gestión de proyectos con funciones de colaboración que tengan el mayor impacto en la productividad, como el chat, el almacenamiento de archivos y un feed de actividad.
Si desea obtener más información sobre la tecnología de colaboración o nuestra investigación sobre tendencias tecnológicas, le invitamos a visitar el centro de recursos para obtener más detalles.
Autora: Eileen O'Loughlin es asociada de investigación de mercado en gestión de proyectos en Software Advice, donde se especializa en herramientas de colaboración. Se unió al equipo en 2015 y también cubre los mercados de contabilidad, gestión de proyectos, gestión legal y servicios profesionales.
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