Una planificación cuidadosa es fundamental para el éxito de cualquier proyecto.
Supongamos que una empresa decide emprender un nuevo proyecto de comercio electrónico. El éxito de este proyecto depende de una planificación minuciosa desde el principio. Hay muchos factores a considerar, como el presupuesto, la dotación de personal, el software de comercio electrónico y los requisitos del servidor y la base de datos.
La gestión de compras es una parte fundamental de la mayoría de los proyectos y tiene sus propios requisitos de planificación. Por ello, muchas empresas invierten tiempo en elaborar un plan de gestión de compras. Estos planes incluyen criterios para la toma de decisiones, contratos, procesos de aprobación y costes.
Un plan de gestión de compras permite comprender mejor los requisitos del proyecto. Además, ayuda a prevenir sorpresas desagradables en el futuro.
¿No sabes por dónde empezar a elaborar tu plan de compras? He creado un proceso de 7 pasos para ayudarte a comenzar.
1. Defina claramente las funciones y responsabilidades
En primer lugar, identifique quiénes trabajarán en el proyecto. De esta manera, se asegura de que todos comprendan sus funciones y responsabilidades.
Un consejo clave es usar una aplicación de pizarra digital con Dialpad para ayudarte a definir las funciones individuales. A menudo, es más fácil tener una visión general y evitar omisiones si puedes representar visualmente los factores y requisitos clave.
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Texto alternativo: Ejemplo de mapas de procesos en una aplicación de pizarra blanca
2. Haz un horario
Un plan de gestión de compras debe incluir detalles de programación para garantizar que cada proceso se configure e implemente a tiempo. También se puede profundizar y dividir el proyecto en tareas específicas con fechas de inicio y finalización.
Predecir los plazos con la mayor precisión y exhaustividad posible evitará retrasos innecesarios. Además, le ayudará a afrontar eficazmente los obstáculos que puedan surgir en el proyecto.
3. Determinar y mitigar los riesgos involucrados
Algunos riesgos son inevitables, por lo que siempre es buena idea incluirlos en tu plan para ayudarte a definir medidas que mitiguen sus efectos. Una vez hecho esto, puedes delegar responsabilidades a miembros específicos del equipo.
4. Establecer los costos
Una vez que hayas calculado los costos individuales, estarás listo para solicitar presupuestos a los proveedores. Es recomendable seguir algunos consejos para redactar propuestas comerciales y asegurarte de incluir toda la información necesaria. Luego, puedes incorporar las cotizaciones que recibas de tus proveedores potenciales a tu plan.
5. Obtener la aprobación del contrato
Ahora es el momento de revisar las ofertas y analizar el alcance y el costo del servicio. Luego, elabore una lista de los responsables de la toma de decisiones del grupo de proyecto y envíeles las ofertas para su revisión. Este procedimiento garantiza que todos los que deben dar su aprobación tengan la oportunidad de aportar su opinión.
6. Desarrollar criterios de decisión
Establecer criterios de decisión claros y cuantificables facilita la elección de los proveedores adecuados. De esta manera, se pueden tomar decisiones basadas en diferentes criterios, como calidad, coste, seguridad, plazos de entrega, servicio, sostenibilidad, responsabilidad social, comodidad y agilidad.
Una vez que hayas establecido los criterios más importantes, puedes crear una matriz de evaluación de proveedores. Esto te ayudará a comparar a los proveedores y sus ofertas.
7. Revisar y seguir los procedimientos de aprobación
Este último paso consiste en revisar todos los pasos para detectar cualquier deficiencia o anomalía. También es el momento de comprobar si se ha seguido el proceso de aprobación y si todo está firmado.
Estas revisiones finales también garantizan que los hitos del proyecto sean realistas y estén claramente definidos. Permiten verificar que se haya contemplado un plan de contingencia y que todas las partes comprendan el cronograma del proyecto.
Gestionar eficazmente los planes de adquisición de proyectos
Ahora ya deberías contar con un plan de adquisiciones claro y completo. Este servirá de apoyo y complementará otros planes de proyecto dentro de tu organización.
Y una vez que el proyecto esté en marcha, también puedes recurrir a diversas herramientas y técnicas. Herramientas como el software de gestión de compras y el análisis avanzado te ayudarán a mantenerte dentro del plan previsto.
Biografía: Grace Lau – Directora de Contenido para el Crecimiento, Dialpad.
Grace Lau es la Directora de Contenido de Crecimiento en Dialpad, un centro de contacto en la nube con IA para una colaboración de equipo más eficiente y sencilla. Cuenta con más de 10 años de experiencia en redacción y estrategia de contenido. Actualmente, lidera las estrategias de contenido editorial y de marca, colaborando con los equipos de SEO y Operaciones para crear y optimizar el contenido. Grace ha escrito para dominios como Codemotion y PointerPro. Aquí está su perfil de LinkedIn.
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