La función principal de un informe de proyecto es ofrecer una visión general del estado de su progreso. Cuanto más claro sea el informe, mejor, ya que proporcionará al patrocinador, al equipo, a la gerencia y a las partes interesadas las últimas novedades del proyecto. Además, el director del proyecto tiene la obligación de garantizar la claridad de cada informe.
En general, existen dos formatos para un informe de proyecto: visual y escrito. Siempre que sea posible, incluya elementos visuales, como gráficos, tablas, diagramas, etc. Utilice diferentes colores para resaltar distintas variables. En resumen, si se puede presentar visualmente, ¿por qué hacerlo de otra manera?.
Los informes escritos se utilizan para describir situaciones, como comparaciones, conclusiones y descripciones. Sea lo más directo y conciso posible, preferiblemente con 300 palabras o menos por incidente reportado. Asegúrese de mantener la coherencia en el formato, las fuentes, los títulos, los colores y la numeración.
Si bien cualquier documentación con valor informativo puede utilizarse como informe de proyecto, existen al menos siete tipos comunes de informes. Cada informe se presenta en su formato más práctico, ya sea visual o escrito. Además, cada tipo de informe cumple una función específica y puede utilizarse de forma independiente o en combinación con otros informes.
Informe de hoja de horas
Una hoja de control horario es un informe de asistencia de los empleados. En este caso, se trata del informe de asistencia de los miembros del equipo del proyecto. Generalmente se presenta en una tabla con columnas que incluyen el nombre del proyecto, el nombre del miembro del equipo, la fecha y las horas de asistencia. La función de este tipo de informe es revisar el nivel de productividad en comparación con otros informes que incluyen información sobre la actividad y la finalización de las tareas. Incluya una breve conclusión al final de la hoja de control horario para explicar los aspectos más relevantes.
Informe de gastos
Un informe de gastos suele incluir información sobre diversos gastos relacionados con el proyecto, como gastos de viaje, suministros, equipos, alquileres, honorarios de contratistas independientes, entre otros. La función de este informe es revisar los costos del proyecto hasta un hito determinado. Cuando sea necesario, incluya una descripción de las discrepancias.
Informe de estado del proyecto
Se trata de un informe más completo, ilustrado con elementos visuales para describir los trabajos realizados, las desviaciones de plazos y costes, los riesgos, los problemas, los cambios y las decisiones. Presente el informe de forma breve y sencilla.
Informe de carga de trabajo del proyecto
Este informe le ayuda a visualizar la utilización de su equipo y la distribución de la carga de trabajo en los proyectos seleccionados. El informe muestra las asignaciones de cada recurso y sus días libres distribuidos a lo largo del calendario. Generalmente, se trata de un informe con códigos de color que facilita la identificación de problemas de sobreasignación y su análisis detallado para solucionarlos.
Informe de cartera
El informe de cartera proporciona una visión general del estado de los proyectos en curso e indicadores de progreso como presupuestos, cargas de trabajo y gastos reales. Este informe permite consolidar los proyectos, organizándolos por organización, cliente o tipo de proyecto. Los informes de cartera permiten a los ejecutivos utilizar los datos de los proyectos para tomar decisiones empresariales e impulsar la estrategia.
Informe de hitos
Incluya los hitos o entregables importantes del proyecto e infórmelos al patrocinador y a la gerencia cada vez que se alcance un nuevo hito. Incluya porcentajes o representaciones visuales para una mejor comprensión de la información. Asimismo, incluya información sobre las fechas de entrega previstas.
Informe de finalización de tareas
Se debe elaborar un informe de finalización de tareas para demostrar al patrocinador y a la gerencia que el proyecto avanza satisfactoriamente. Cree un resumen del plan del proyecto e incluya la información de las tareas completadas más recientes para compararlas. Actualícelo con frecuencia y publique informes semanales para garantizar la transparencia del proyecto.
Informe de seguimiento del proyecto
Un informe de seguimiento de proyectos ayuda a los gerentes a mantenerse al tanto de todo, proporcionando indicadores visuales y alertas sobre el progreso de sus proyectos. Estos informes les permiten monitorear los costos, el esfuerzo, el progreso y los entregables planificados frente a los reales, y tomar medidas preventivas para encaminar el proyecto en la dirección correcta.
La elaboración de informes de proyecto es una parte importante de la gestión de proyectos. Garantizar que un informe se presente de la manera más clara posible es clave para asegurar una ejecución fluida del proyecto que dé como resultado entregables satisfactorios.
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