Microsoft ha anunciado que Microsoft Project Online dejará de estar disponible oficialmente el 30 de septiembre de 2026.Esta decisión se debe a la arquitectura obsoleta (basada en flujos de trabajo antiguos de SharePoint), que, según Microsoft, limita la capacidad de ofrecer experiencias modernas con inteligencia artificial. En la práctica, esto significa que no se añadirán nuevas funciones y que el servicio se eliminará gradualmente en favor de herramientas nativas de la nube como Microsoft Planner y el agente Project Manager con inteligencia artificial. (Por ejemplo, Microsoft señala que Planner Premium ahora incluye líneas base, dependencias y diagramas de Gantt, además de asistentes de IA, funciones que tradicionalmente estaban en Project Online). Los clientes actuales de Project Online podrán seguir utilizando el servicio hasta la fecha límite, pero las ventas finalizarán el 1 de octubre de 2025 y la retirada definitiva tendrá lugar el 30 de septiembre de 2026.A partir de entonces, Project Online dejará de estar disponible (por lo que es fundamental realizar copias de seguridad y migrar los datos con antelación).
Ante esta situación, los gestores de proyectos están explorando, con razón, alternativas a MS Project. La retirada de Project Online pone de manifiesto sus limitaciones habituales: una curva de aprendizaje pronunciada, una fuerte dependencia de Microsoft SharePoint/Windows y la falta de funciones de colaboración modernas. Su sucesor, Project para la web, impone límites estrictos (por ejemplo, un límite de 3000 tareas) y omite funciones de programación avanzadas, como las líneas base para múltiples proyectos. Muchos equipos consideran que MS Projectestá desactualizada y su servicio en línea es inflexible. Como señala un analista, Project Online era «antiguo, basado en SharePoint» e incapaz de escalar fácilmente con las nuevas innovaciones de Microsoft 365. Las organizaciones deberían actuar ahora para realizar una transición sin problemas. A continuación, respondemos a preguntas clave y analizamos cinco alternativas destacadas (con Celoxis en primer lugar) que ofrecen una gestión de proyectos más moderna y colaborativa que Project Online.
¿Por qué se va a retirar Microsoft Project Online?
Microsoft explica que el diseño obsoleto de Project Online dificulta la innovación. El servicio en línea se construyó sobre un motor de flujo de trabajo de SharePoint antiguo, lo que dificulta la integración de la IA, la mejora de la colaboración o la adición rápida de nuevas funciones.
En una actualización de noviembre de 2025, Microsoft reiteró que la arquitectura de Project Online «limita nuestra capacidad para ofrecer experiencias modernas basadas en IA». En su lugar, están invirtiendo en Planner, Microsoft 365 Copilot y el nuevo agente de Project Manager para crear una herramienta de gestión de proyectos «más intuitiva, escalable y colaborativa». En resumen, Microsoft está orientando a los clientes hacia sus herramientas nativas de la nube más recientes (Project para la web, Planner, etc.), por lo que Project Online se está eliminando gradualmente.
¿Cuándo dejará de funcionar Project Online y qué significa eso?
Microsoft estableció dos fechas clave. Primero, el 1 de octubre de 2025 marca el fin de la venta de Project Online; después de esa fecha, no se venderán nuevas licencias. Luego, el 30 de septiembre de 2026 es la fecha oficial de retiro: Project Online ya no estará disponible ni recibirá soporte después de ese día. En la práctica, esto significa que después del 30 de septiembre de 2026, los usuarios no podrán acceder a sus proyectos ni a sus datos en Project Online.
Project Group (socio de Microsoft) advierte que “sus proyectos y datos serán inaccesibles”, por lo que las organizaciones deben planificar la exportación o migración de todo para entonces. Hasta la fecha de retirada, los clientes actuales pueden usar Project Online con normalidad, pero es recomendable comenzar la migración con anticipación: realizar copias de seguridad de los datos y probar una solución de reemplazo mucho antes de septiembre de 2026.
¿Qué ha cambiado desde que Microsoft anunció la retirada de Project Online?
La perspectiva de Microsoft en la transición
Microsoft hizo el anuncio oficial el 5 de septiembre de 2025, confirmando la fecha de retirada del 30 de septiembre de 2026. Desde entonces, tres novedades son importantes para quienes aún planean una migración.
En primer lugar, Project para la web dejó de estar disponible como producto independiente. Se retiró en agosto de 2025 y los usuarios migraron a Planner para la web y Planner en Teams. Los planes actuales se denominan Planner Plan 1, Planner y Project Plan 3, y Planner y Project Plan 5.
En segundo lugar, los precios de la solución nativa de Microsoft ya están definidos. Según los precios de lista en EE. UU., Planner Plan 1 cuesta $10 por usuario al mes, y Planner y Project Plan 3 cuestan $30, ambos con pago anual. El Plan 3 incluye líneas base, ruta crítica, adelanto y retraso, y Project Desktop. Copilot en Planner requiere el complemento independiente Microsoft 365 Copilot, que cuesta $30 por usuario al mes. El Plan 5, que algunos clientes adquirieron para la gestión de portafolios de Project Online, ya no aparece en la página pública de precios de Planner de Microsoft.
En tercer lugar, el ecosistema de Project Online se cerrará con él. AvePoint, por ejemplo, dejará de ejecutar copias de seguridad y restauraciones de Project Online a partir del 1 de octubre de 2026. Cualquier informe de Power BI que lea datos del punto final OData de Project Online dejará de funcionar el 30 de septiembre, a menos que utilice datos exportados o una fuente alternativa.
¿Qué limitaciones de Project Online deberían motivar a los equipos a cambiarse a esta plataforma?
Project Online (y su sucesor, Project para la web) presenta varios inconvenientes que hacen atractivas las alternativas. En primer lugar, la interfaz de usuario y el modelo de uso compartido son complejos y están centrados en Windows, lo que requiere capacitación y carece de colaboración en tiempo real. En segundo lugar, las nuevas ofertas en línea de Microsoft han eliminado o simplificado funciones clásicas: por ejemplo, Microsoft limita Project para la web a 3000 tareas y ha eliminado funcionalidades avanzadas como líneas base múltiples, restricciones de ruta crítica y campos personalizados extensos.
Esto frustra a los usuarios veteranos MS Project que dependían de esas funcionalidades. En tercer lugar, con el cambio de enfoque de Microsoft, Project Online ya no recibe actualizaciones importantes, lo que lo sitúa en modo de mantenimiento. En resumen, muchos equipos lo consideran obsoleto o demasiado rígido , lo que impulsa la búsqueda de gratuito software PMO o herramientas de planificación más flexibles . (Los usuarios han señalado que las herramientas de IA prometidas por Microsoft, como el agente de Project Manager, aún no cubren todas las necesidades del trabajo diario en proyectos).
¿Qué debes hacer ahora que Project Online deja de funcionar?
La preparación es clave. Microsoft recomienda notificar a las partes interesadas y actualizar la documentación de inmediato. Desde un punto de vista práctico, comience a evaluar alternativas hoy mismo. Los cinco productos que se mencionan a continuación —incluidos Celoxis, ClickUp, Trello, Teamwork y ProofHub— son excelentes opciones. Cada uno ofrece las funciones principales de Microsoft Project (diagramas de Gantt, seguimiento de recursos, informes) en plataformas colaborativas. Muchos ofrecen planes gratuitos o períodos de prueba para que pueda probarlos sin demora. Como sugiere el propio blog de Microsoft, "planifique la transición de inmediato" y haga copias de seguridad de los datos. Cambiar ahora garantiza la continuidad: para la fecha de retiro, ya estará capacitado en su nueva herramienta, en lugar de tener que improvisar una solución de último momento.
Lista de las mejores alternativas a Microsoft Project Online
Celoxis : plataforma de gestión de proyectos y portafolios (PPM) de nivel empresarial.
ClickUp : herramienta integral de gestión de proyectos y trabajo con flujos de trabajo personalizables.
Trello : Gestión visual y sencilla de proyectos y tareas con tableros y Power-Ups.
Trabajo en equipo : gestión de proyectos con seguimiento del tiempo, portales para clientes y herramientas de colaboración.
ProofHub : plataforma integral de planificación y colaboración de proyectos con diagramas de Gantt.
Las 5 mejores alternativas a Microsoft Project Online
Opción recomendada n.° 1
Celoxis
Plataforma de gestión de proyectos y portafolios empresariales
Puntuación / 10
Ventajas clave
✔ Control integral de proyectos a nivel de cartera
✔ Potentes paneles de control y análisis
✔ Compatibilidad con archivos de Microsoft Project
✔ Seguimiento conjunto de recursos y costes
Consideraciones
✖ Curva de aprendizaje inicial para equipos nuevos
Lee la reseña completa
Celoxis es una solución robusta de gestión de proyectos y portafolios (PPM) para empresas con una interfaz en línea. Ofrece potentes herramientas de planificación (diagramas de Gantt, asignación de recursos, etc.), además de paneles de cartera, seguimiento de tiempo y gastos, e informes avanzados. Diseñado para grandes equipos, Celoxis combina escalabilidad con facilidad de uso: puede gestionar miles de tareas en múltiples proyectos sin dejar de ser fácil de usar. Admite flujos de trabajo personalizados y se integra con cientos de aplicaciones (Jira, Azure DevOps, Slack, herramientas de gestión de proyectos de Google , etc.), para que los equipos puedan centralizar el trabajo en un solo lugar. Es importante destacar que Celoxis admite completamente la importación de archivos de Microsoft Project (MPP/XML), incluidas tareas, dependencias, líneas base y asignaciones, lo que facilita la migración desde MS Project.
Panel de control de Celoxis que muestra el rendimiento de la cartera y la utilización de recursos en tiempo real
¿Cómo aborda Celoxis los proyectos a gran escala?
Celoxis está diseñado para portafolios empresariales. Permite a los responsables de la PMO visualizar el estado del portafolio en tiempo real mediante paneles personalizables y asignar recursos entre proyectos para optimizar su uso. Funcionalidades como la gestión de riesgos, el seguimiento de tiempo y presupuesto, y la contabilidad integrada garantizan la gestión financiera junto con los cronogramas. Los usuarios destacan que Celoxis aporta claridad al agregar datos de proyectos, ofreciendo así una visión completa de la carga de trabajo, los plazosy el progresopara los equipos.
¿Es fácil cambiar de MS Project ?
Sí, Celoxis se diseñó explícitamente como una excelente alternativa a Microsoft Project. Ofrece sincronización bidireccional con MS Project y permite importar archivos .mpp sin problemas. Su interfaz es web (no requiere Windows), pero conserva muchos conceptos familiares. En la práctica, los gestores de proyectos suelen comprobar que pueden seguir utilizando diagramas de Gantt y estructuras de tareas de sus archivos MPP con mínimas modificaciones. El fuerte enfoque de Celoxis en la integración con Microsoft significa que obtendrá lo mejor de ambos mundos si desea adoptar una plataforma moderna.
¿Por qué es mejor que MS Project
Celoxis es ampliamente reconocido como superior para las necesidades de gestión de proyectos en las organizaciones modernas. A diferencia de la configuración rígida y centrada en procesos de Project Online, Celoxis ofrece mayor flexibilidad y colaboración: es nativo de la web y está diseñado para el trabajo en equipo en tiempo real. Por ejemplo, los paneles de control e informes interactivos de Celoxis brindan visibilidad instantánea del portafolio, algo que MS Project Online no ofrecía. Su sincronización bidireccional con MS Project también garantiza que no se pierdan los datos existentes. Los usuarios destacan el potente seguimiento y los paneles de control personalizables como sus principales fortalezas.
Resumen de la cartera en Celoxis que muestra el estado del proyecto, los riesgos y el seguimiento del presupuesto
Precios: El plan en la nube de Celoxis comienza en $10 por usuario al mes (facturación anual) para la edición Core. Los planes superiores (Essentials, Professional y Business) incluyen funciones adicionales como seguridad avanzada, gestión de proyectos y facturación, con precios que llegan hasta los $45 por usuario. También existe una versión local con precios personalizados. En todos los planes, las licencias para miembros del equipo son más económicas y los usuarios con acceso de solo lectura son gratuitos.
Reseñas: Los usuarios elogian constantemente a Celoxis por su sólido sistema de seguimiento de proyectos y sus completos paneles de control. Aspectos positivos comunes: Celoxis resuelve problemas reales de proyectos con funciones de colaboración y ofrece MS Project sin su complejidad.
Demo del producto Celoxis
Observa cómo funciona Celoxis en un entorno de proyecto real
Opción alternativa n.° 2
ClickUp
Plataforma integral de gestión del trabajo
Puntuación / 10
Ventajas clave
✔ Múltiples vistas de proyecto, incluyendo Lista, Tablero, Gantt y Calendario
✔ Colaboración integrada con chat y comentarios
✔ Documentación integrada, paneles de control y seguimiento del tiempo
✔ Asistente de IA para la creación y planificación de tareas
Consideraciones
✖ La interfaz con muchas funciones puede requerir un tiempo de aprendizaje inicial
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ClickUp es una plataforma integral de gestión del trabajo que unifica tareas, documentos, objetivos y chat. Admite múltiples vistas de proyecto (Lista, Tablero/Kanban, Gantt, Calendario) y ofrece seguimiento del tiempo y paneles de control integrados. Gracias a su flexibilidad y amplias funciones, ClickUp puede gestionar desde listas de tareas sencillas hasta cronogramas de proyectos complejos. También incluye capacidades de aprendizaje automático (un asistente de IA) para automatizar las estimaciones y la creación de tareas. ClickUp está basado en la nube, por lo que todos los miembros del equipo (incluidos los equipos remotos o multifuncionales) siempre tienen acceso a la información más reciente del proyecto.
¿Por qué es mejor que MS Project
La interfaz moderna y fácil de usar de ClickUp es una ventaja clave. Permite que los miembros del equipo que no son gerentes de proyecto actualicen las tareas fácilmente, mientras que la interfaz de MS Projectestaba orientada a especialistas. Con ClickUp, se obtiene colaboración en tiempo real (comentarios, integración de correo electrónico y chat), a diferencia de Project Online, que carecía de chat de equipo integrado. ClickUp también centraliza todo: los usuarios pueden insertar documentos, hojas de cálculo y datos dentro de las tareas, eliminando las barreras entre departamentos. Es importante destacar que las funciones de IA de ClickUp ayudan a crear cronogramas más precisos sin comparaciones manuales de referencia. En resumen, ClickUp ofrece toda la potencia de planificación de MS Project más las ventajas de un flujo de trabajo moderno.
Precios: ClickUp ofrece un plan gratuito con límites generosos. Su plan Ilimitado cuesta $7 por usuario al mes (facturación anual), y el plan Business cuesta $12 por usuario. La facturación mensual es ligeramente superior, y existen planes empresariales adicionales disponibles.
Reseñas: Los usuarios destacan la gran capacidad de personalización y flexibilidad de ClickUp. Prácticamente cualquier función se puede activar o ajustar para adaptarla a los flujos de trabajo. Una vez dominado, ClickUp puede reemplazar varias herramientas, aunque los nuevos usuarios podrían enfrentarse inicialmente a una curva de aprendizaje debido a la complejidad de la plataforma.
#3 Opción alternativa
Trello
Herramienta visual de gestión de proyectos Kanban
Puntuación / 10
Ventajas clave
✔ Interfaz de arrastrar y soltar extremadamente fácil de usar
✔ Flujo de trabajo Kanban visual para equipos ágiles
✔ Incorporación rápida sin necesidad de formación
✔ Potenciadores flexibles para la automatización y la generación de informes
Consideraciones
✖ Funcionalidades limitadas de gestión avanzada de proyectos y portafolios
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Trello es una herramienta visual de gestión de tareas basada en tableros y tarjetas. Ofrece una interfaz muy sencilla de arrastrar y soltar: cada proyecto es un tablero, las tareas son tarjetas y las listas representan las etapas del flujo de trabajo. Trello está diseñado para ser fácil de usar y de aprender rápidamente. Si bien de serie puede que no incluya todas las funciones avanzadas de gestión de proyectos de MS Project, cubre lo esencial (creación de tareas, fechas de vencimiento, archivos adjuntos) en un formato intuitivo. Además, las integraciones de Trello permiten añadir diagramas de Gantt, automatización o informes según sea necesario.
¿Por qué es mejor que MS Project
La principal fortaleza de Trello reside en su simplicidad. Para los equipos que migran desde Project Online, Trello permite planificar proyectos básicos sin necesidad de plantillas complejas. Cualquiera puede empezar a usar Trello en minutos (sin necesidad de formación especializada). Sus tableros Kanban son excelentes para proyectos ágiles o de desarrollo rápido. A diferencia de MS Project, Trello permite iterar rápidamente. Si bien no cuenta con tantas funciones como Celoxis o Teamwork, Trello cubre las necesidades de una PMO gratuita ofreciendo un sólido plan gratuito. Muchas organizaciones utilizan Trello para planes de marketing, calendarios de contenido y coordinación entre equipos, donde una herramienta sencilla pero flexible resulta ideal.
Precios: Trello ofrece un sólido plan gratuito (hasta 10 tableros por espacio de trabajo). Los planes de pago comienzan en $5 por usuario/mes para el plan Estándar, Premium agrega vistas de línea de tiempo y panel, y los planes Enterprise admiten grandes organizaciones.
Reseñas: Los usuarios elogian constantemente la facilidad de uso y la interfaz visual de Trello. Se valora ampliamente por su flujo de trabajo intuitivo de arrastrar y soltar y su rápida adopción, aunque los proyectos muy grandes pueden volverse confusos con el tiempo.
#4 Opción alternativa
Trabajo en equipo
Plataforma de gestión de proyectos centrada en el cliente
Puntuación / 10
Ventajas clave
✔ Seguimiento de tiempo y facturación integrados
✔ Portal del cliente y herramientas de colaboración
✔ Paneles de control claros para una mejor visibilidad de la carga de trabajo
✔ Seguimiento de portafolio e hitos
Consideraciones
✖ Muchas funciones pueden requerir un tiempo de adaptación
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Teamwork (antes Teamwork Projects) es una herramienta de gestión de proyectos completa, muy popular entre agencias y consultoras. Incluye gestión de tareas e hitos, seguimiento del tiempo, presupuestos y facturación. Teamwork ofrece vistas de lista, tablero, diagrama de Gantt y portafolio. Además, cuenta con portales de clientes y módulos de facturación integrados, lo que la hace única entre las herramientas de gestión de proyectos. En resumen, Teamwork gestiona tanto la ejecución del proyecto como la entrega a los clientes, todo en una sola aplicación.
¿Por qué es mejor que MS Project
Teamwork se centra en la claridad y la colaboración. Sus paneles e informes ofrecen a los equipos una visión completa de la carga de trabajo, los plazos y el progreso, algo muy valorado por los evaluadores. Al ser una plataforma web, todos los interesados, incluidos los miembros del equipo sin conocimientos técnicos y los clientes, pueden acceder fácilmente a la información del proyecto. Teamwork integra de forma nativa hojas de horas y seguimiento de costes, funciones que requieren complementos en MS Project Online. Su curva de aprendizaje es más sencilla y los equipos pueden ver fácilmente quién hace qué sin tener que lidiar con interfaces de usuario obsoletas. Para las empresas que gestionan proyectos para clientes, Teamwork abarca proyectos, recursos, finanzas y clientes en una única plataforma.
Precios: Teamwork ofrece un plan gratuito para equipos pequeños. Los planes de pago comienzan en torno a los 10,99 $ por usuario al mes y llegan hasta niveles para agencias con funciones de facturación y gestión de clientes.
Reseñas: Los usuarios elogian Teamwork por su visibilidad y claridad en la planificación. Muchos lo describen como una herramienta que transforma la coordinación de proyectos complejos en un flujo de trabajo claro y manejable, a la vez que ofrece una excelente atención al cliente.
#5 Opción alternativa
ProofHub
Plataforma integral de planificación y colaboración de proyectos
Puntuación / 10
Ventajas clave
✔ Precio fijo para usuarios ilimitados
✔ Herramientas integradas de revisión y colaboración
✔ Incluye diagramas de Gantt y tableros Kanban
✔ Comunicación centralizada y actualizaciones de tareas
Consideraciones
✖ Menos funciones avanzadas de gestión de proyectos empresariales
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ProofHub es una herramienta integral de planificación y colaboración de proyectos. Ofrece gestión de tareas, diagramas de Gantt, tableros Kanban, revisión de documentos integrada y seguimiento del tiempo. Todo se centraliza en una misma plataforma: por ejemplo, las revisiones de diseño y las actualizaciones de tareas se realizan en el mismo lugar. A diferencia de otras herramientas, ProofHub cobra una tarifa plana por equipo en lugar de por usuario, lo que puede resultar rentable para grupos grandes.
¿Por qué es mejor que MS Project
ProofHub simplifica lo que puede resultar complicado en Project Online. Su precio fijo permite que cualquier número de usuarios se una sin coste adicional. Combina diversas herramientas de gestión de proyectos, como chat, uso compartido de archivos, notas y diagramas de Gantt, en una única interfaz intuitiva. Para proyectos creativos, sus funciones de revisión y debate son especialmente útiles. En resumen, ProofHub es una plataforma en la nube diseñada para equipos que necesitan una colaboración sencilla y una incorporación mínima.
Precios: ProofHub ofrece una versión gratuita limitada. Los planes completos comienzan en alrededor de $50 al mes con facturación anual e incluyen usuarios ilimitados.
Reseñas: Los usuarios elogian constantemente ProofHub por su facilidad de uso y colaboración centralizada. Muchos equipos consideran que logra un equilibrio entre simplicidad y funcionalidad en comparación con los sistemas de gestión de proyectos tradicionales.
Respuestas rápidas: Preguntas frecuentes sobre proyectos en línea
¿Cuándo dejará de funcionar Microsoft Project Online?
Microsoft Project Online dejará de funcionar el 30 de septiembre de 2026. Después de esa fecha, no podrá abrir sus proyectos, cronogramas ni hojas de horas en el servicio, así que exporte todo lo que necesite antes de ese día.
¿Todavía puedo comprar Project Online?
No. Microsoft dejó de vender planes exclusivos de Project Online a nuevos clientes el 1 de octubre de 2025. Los clientes existentes no han podido crear nuevos inquilinos desde el 1 de abril de 2026.
¿Cuál es la mejor alternativa a Project Online?
Depende del uso que le des. Las PMO que dependen de paneles de control de cartera, grupos de recursos y seguimiento financiero generalmente necesitan una plataforma PPM completa como Celoxis. Los equipos que solo hacen seguimiento de tareas a menudo pueden optar por una herramienta más sencilla como Trello o ClickUp.
¿Qué sucede si no cumplo con el plazo de entrega del proyecto en línea?
Tus datos de Project Online se vuelven inaccesibles y Microsoft no ha anunciado ningún período de gracia. Las herramientas de copia de seguridad de terceros que dependen de Project Online también dejan de funcionar, así que considera el 30 de septiembre como el último día para recuperar tus datos.
¿Qué alternativa a Project Online puede importar mis archivos MPP?
Celoxis importa archivos de Microsoft Project en formato MPP y XML, incluyendo tareas, dependencias, líneas base y asignaciones de recursos. Esto permite mover cronogramas sin tener que reconstruirlos manualmente.
| Herramienta | Mejor ajuste | Profundidad en la programación y el mantenimiento predictivo | Modelo de precios | Despliegue | Importación de archivos MS Project | Complejidad de la migración desde Project Online |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Celoxis | Oficinas de gestión de proyectos empresariales, gestión de cartera y recursos | Diagramas de Gantt completos, dependencias, líneas base, paneles de control de cartera, asignación de recursos, tiempo y gastos, finanzas | Por usuario; plan básico desde $10/usuario/mes (anual), planes superiores hasta aproximadamente $45; visores de solo lectura gratuitos | Nube (centro de datos en EE. UU. o la UE) o en las instalaciones del cliente | Sí: MPP y XML, incluyendo tareas, dependencias, líneas base y asignaciones | De bajo a medio: los cronogramas se importan directamente; los campos personalizados y los informes necesitan mapeo |
| ClickUp | Equipos multifuncionales que desean un único espacio de trabajo | Diagramas de Gantt, dependencias, paneles de control; controles de cartera y recursos más sencillos | Por usuario; Ilimitado $7, Negocios $12 (anual); IA $9 o $28 adicionales por usuario | Nube | Ruta CSV/hoja de cálculo; confirme la compatibilidad nativa con MPP con el proveedor | Nivel medio a alto: el modelo de datos difiere de PWA; es necesario reconstruir los informes de cartera |
| Trello | Equipos pequeños, flujos de trabajo Kanban sencillos | Tableros y tarjetas; vista de línea de tiempo en Premium; sin gestión de recursos o portafolios nativa | Por usuario; Estándar $5, Premium $10, Empresa $17.50 (anual) | Nube | No se puede importar MPP de forma nativa; CSV o Power-Ups | Alto para PMO: solo sirve para el seguimiento de tareas, no para la planificación empresarial |
| Trabajo en equipo.com | Agencias y empresas de servicios al cliente | Diagrama de Gantt, carga de trabajo, presupuestos de tiempo, anticipos, facturación | Por usuario; Básico $9.99, Acelerado $24.99, Optimización personalizada (anual) | Nube (alojamiento en EE. UU. o la UE) | Confirmar con el proveedor | Medio: fuerte para trabajos facturables; las características de la cartera empresarial varían según el plan |
| ProofHub | Equipos que desean precios fijos y revisión de pruebas | Gantt, Kanban, seguimiento del tiempo, revisión; gestión de proyectos empresariales limitada | Tarifa plana; Essential $45/mes, Ultimate Control $89/mes de introducción y luego $135/mes (anual) | Nube | Confirmar con el proveedor | De nivel medio a alto: se necesitan soluciones alternativas para los datos de cartera, recursos y finanzas |
| Microsoft Planner (Plan 3), para referencia | Equipos centrados en Microsoft 365 | Líneas base, ruta crítica, adelanto y retraso, escritorio del proyecto | Por usuario; Plan 1 $10, Plan 3 $30 (anual) | Nube | A través de Project Desktop | Medio: interfaz de usuario familiar, pero las características del portafolio PWA no se corresponden una con una |
| Project Server SE, para referencia | Organizaciones que necesitan Microsoft PPM local | Lo más parecido al conjunto de características de Project Online | Licencias de servidor y CAL | En las instalaciones / autogestionado | Sí | Nivel medio a alto: requiere infraestructura, SharePoint Server y conocimientos de administración |
Lista de verificación de migración
Lista de verificación para la migración a Project Online: Seis fases desde la evaluación hasta la puesta en marcha
Utilice esta lista de verificación tanto si empieza con meses de antelación como si se encuentra en las últimas semanas. Las fases 1 y 4 son imprescindibles si el tiempo apremia.
Fase 1: Evaluación
Objetivo: Saber exactamente qué tienes antes de que nada se mueva.
- Enumera todos los sitios PWA de tu inquilino. Un administrador puede identificar los sitios habilitados para PWA con el módulo de PowerShell de SharePoint Online. windowsforum
- Inventariar los proyectos activos, completados y las plantillas, e identificar los proyectos regulados o auditados que requieren conservación a largo plazo.
- Registre los campos personalizados de la empresa, las tablas de búsqueda, los calendarios, el grupo de recursos empresariales y los períodos de las hojas de horas.
- Mapea todas las dependencias descendentes: informes de Power BI, fuentes OData, flujos de Power Automate e integraciones.
- Inventaria por separado los sitios de proyecto de SharePoint vinculados (documentos, incidencias, riesgos, entregables, permisos).
Resultado: Un inventario de migración con un propietario y una prioridad para cada elemento.
Fase 2: Evaluación de proveedores
Objetivo: Elegir la plataforma que mejor se adapte al funcionamiento real de tu Oficina de Gestión de Proyectos (PMO).
- Anota las funciones de Project Online que tus equipos utilizaron cada semana, no la lista completa de funciones.
- Evalúe a los candidatos en función de la profundidad del cronograma, la asignación de recursos, los informes de cartera, las finanzas, la importación de MPP, las integraciones, la seguridad y las opciones de implementación.
- Compara el coste total para tu combinación real de usuarios: usuarios completos, miembros del equipo y usuarios que solo leen.
- Pida a cada proveedor que importe uno de sus archivos MPP reales durante la demo.
Resultado: Una lista reducida de una o dos herramientas y la selección final aprobada. Nuestra guía de software PPM explica con más detalle los criterios de evaluación.
Fase 3: Pruebas piloto
Objetivo: Probar la nueva herramienta con datos reales antes de implementarla para todos.
- Importa entre tres y cinco proyectos representativos: uno sencillo, uno complejo y uno que abarque varios proyectos.
- Verifique que las dependencias, las líneas base y las asignaciones de recursos se hayan mantenido tras la importación.
- Reconstruya los dos o tres informes en los que más confían los ejecutivos.
- Recopile comentarios de un gerente de proyecto, un miembro del equipo y un responsable de cartera.
Resultado: Una aprobación piloto y una lista de correcciones antes de la migración completa.
Fase 4: Migración de datos
Objetivo: Conservar todo y luego trasladar lo que sea necesario.
- Ejecute el script ExportProjectUserContent de Microsoft para cada sitio PWA. Requiere una licencia Project Online Premium o Professional y el cliente de escritorio de Project Online conectado a la instancia, y de forma predeterminada devuelve 27 archivos JSON relacionados con las características.
- Guarda cada proyecto activo como MPP y XML desde el escritorio de Project.
- Exporte las tablas de informes OData (proyectos, tareas, asignaciones, datos por fases temporales, hojas de horas) a un archivo CSV o a una base de datos.
- Archive el contenido del sitio del proyecto de SharePoint por separado.
- Almacene el archivo completo en una ubicación controlada y valide el recuento de registros comparándolo con su inventario de la Fase 1.
- Importa los proyectos activos a la nueva plataforma y redirige los informes de Power BI a la nueva fuente.
Resultado: Un archivo validado más proyectos en ejecución en la nueva herramienta.
Fase 5: Formación de usuarios
Objetivo: Convertir la nueva herramienta en la forma de trabajar predeterminada desde el primer día.
- Formación por rol: administradores de PMO, gerentes de proyecto, miembros del equipo, ejecutivos.
- Crea guías breves para las cinco tareas más comunes, como actualizar el progreso o enviar las hojas de horas trabajadas.
- Propón un campeón en cada departamento.
- Utilice la formación y los servicios remotos cuando estén disponibles.
Resultado: Todos los usuarios activos han recibido formación y son capaces de completar las tareas principales.
Fase 6: Puesta en marcha
Objetivo: Realizar el cambio de lado limpiamente y evitar la doble entrada.
- Elija una fecha de transición, idealmente en el límite de un período de informe o de una fase.
- Congela las actualizaciones en Project Online y realiza una exportación final.
- Anuncien el cambio y dónde obtener ayuda.
- Supervise la adopción y la calidad de los datos durante los primeros 30 días.
- Desactive las integraciones antiguas y confirme que el archivo esté completo antes del 30 de septiembre.
Resultado: Una única fuente de información fidedigna para la elaboración de informes sobre proyectos, recursos y cartera de proyectos.
Si tienes menos de 30 días
Invierta el orden de prioridad: primero archive, luego migre. Complete la Fase 1 en un día y, a continuación, pase directamente a los pasos de exportación de la Fase 4 para cada sitio PWA y sitio de proyecto de SharePoint. Una vez que sus datos estén a salvo fuera de Project Online, podrá realizar evaluaciones de proveedores y pruebas piloto después de la fecha límite sin perder el historial. Consulte con nuestro equipo sobre la importación de sus archivos MPP exportados.
Glosario
Términos y tecnologías clave en un proyecto de migración en línea
Project Online: el servicio de gestión de cartera de proyectos en la nube de Microsoft, basado en SharePoint Online y al que se accede a través de Project Web App.
Aplicación web de proyectos (PWA): La interfaz de navegador para Project Online, utilizada para centros de proyectos, centros de recursos, hojas de horas y vistas de portafolio.
Microsoft Planner: la aplicación actual de Microsoft para la gestión del trabajo. Los planes Premium ahora incluyen las funciones que antes estaban disponibles en Project para la web.
Proyecto para la web: Una herramienta de gestión de proyectos de Microsoft basada en Dataverse, que se retiró en agosto de 2025 y se integró en Planner.
Project Server Subscription Edition (SE): el servidor de proyectos local de Microsoft, que sigue recibiendo soporte y es el producto de Microsoft más parecido a Project Online.
Project Desktop: El cliente de Windows (Project Standard o Professional 2024, o incluido con Planner y Project Plan 3). No se retirará.
Dynamics 365 Project Operations: la aplicación de servicios basados en proyectos de Microsoft que combina la gestión de proyectos, la asignación de recursos y las finanzas.
Fuente OData: La API de informes que Project Online expone a herramientas como Power BI y Excel.
CSOM (Client-Side Object Model): La interfaz de programación utilizada para la exportación masiva de proyectos a través de PowerShell.
ExportProjectUserContent: Script de PowerShell de Microsoft para exportar datos de usuarios y proyectos desde sitios PWA.
Archivos MPP y XML: formato de archivo nativo de Microsoft Project y su formato de intercambio XML, utilizados para transferir cronogramas entre herramientas.
Grupo de recursos empresariales: La lista compartida de personas y recursos asignados a diferentes proyectos.
Campos personalizados empresariales: Campos de toda la organización para estado, prioridad, centro de costos y atributos similares. Estos suelen ser los que más tiempo tardan en reasignarse.
Línea base: Una instantánea guardada de un cronograma que se utiliza para medir la variación. Más información sobre las líneas base de los proyectos.
Ruta crítica: La cadena más larga de tareas dependientes, que determina la fecha de finalización del proyecto.
PPM, SPM y APMR: Gestión de cartera de proyectos, gestión estratégica de cartera y la categoría de gestión e informes de proyectos adaptativos de Gartner. Los tres términos describen la clase de software que reemplaza a Project Online a nivel empresarial.
Agente de Microsoft 365 Copilot y Project Manager: asistentes de IA de Microsoft para Planner, que se venden como complemento independiente.
Microsoft Entra ID y SSO: Servicios de identidad e inicio de sesión único que debe comprobar al conectar una nueva herramienta a su entorno de Microsoft 365.
Conclusión:
La retirada de Microsoft Project Online representa tanto un reto como una oportunidad. Si bien Microsoft señala a Planner y Project Server como alternativas internas, estas nuevas herramientas presentan ciertas limitaciones. Las alternativas independientes, como Celoxis, suelen ofrecer capacidades de gestión de proyectos más completas con una interfaz de usuario moderna. Al evaluar opciones ahora —como Celoxis, ClickUp, Trello, Teamwork o ProofHub— las organizaciones pueden evitar interrupciones y elegir una solución que se ajuste a su flujo de trabajo y presupuesto. Cada una de estas alternativas cubre los aspectos esenciales de la planificación de proyectos (incluidos diagramas de Gantt, planificación de recursos e informes) y, en muchos casos, ofrece modelos más flexibles y colaborativos que Project Online. Planifique su migración con anticipación, compare estas herramientas con sus necesidades y asegúrese de que su equipo esté bien capacitado antes de la fecha límite de 2026. Con la alternativa adecuada, obtendrá una experiencia de gestión de proyectos moderna y flexible que evita los inconvenientes de la antigua plataforma Project Online.
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