Als ich vor über zehn Jahren Projektmanager wurde, erstellte ich monatlich einen Bericht für die Steuerungsgruppe. Es war ein Word-Dokument mit vielen Tabellen und auszufüllenden Feldern. Mein Auftraggeber und die Stakeholder sahen darin den aktuellen Projektstatus, und nur im Notfall wurde nach aktuelleren Informationen gefragt.
Heute ist alles anders.
Die Stakeholder haben unterschiedliche Erwartungen an Projektinformationen, vor allem, weil sie andere Informationen mit einem Klick abrufen können. Aktueller Aktienkurs? Einfach googeln. Nachrichten in Echtzeit? Auch hier hilft Google.
Die Beteiligten erwarten aktuelle Statusberichte in Echtzeit, da die Gesellschaft in anderen Bereichen Echtzeitdaten bereitstellen kann. Warum sollten sie dies nicht auch für ihre Projekte wünschen?
Sie erwarten, dass Sie die Informationen griffbereit haben oder zumindest umgehend per E-Mail antworten, sobald sie danach fragen. Als Projektmanager müssen wir diese Erwartungen managen und stets über den Projektstatus informiert sein, falls jemand nachfragt.
Für die Beteiligten ist der Zugriff auf Echtzeitinformationen wichtig, aber er ist sinnlos, wenn die Daten nicht relevant sind.
Relevanz ist wichtig
Viele Menschen machen sich Gedanken darüber, was in Projektberichte und die Kommunikation mit Stakeholdern gehört. Oft sehe ich, dass viel über die Vorgeschichte und den bisherigen Projektverlauf berichtet wird, aber meiner Erfahrung nach gibt es nur drei Datenpunkte, die in der regelmäßigen Berichterstattung wirklich relevant sind.
Sie sind:
- Aktueller Status
- Was hält dich zurück?
- Und die Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt so abgeschlossen wird, wie sie es erwarten.
Wenn Ihre Berichte all diese Punkte abdecken, sind Sie bestens gerüstet. Ihr Bericht enthält wirklich relevante Informationen, die die Fragen der meisten Menschen beantworten sollten.
1. Ihr aktueller Status
Am einfachsten lässt sich der aktuelle Status mithilfe einer Ampelkennzeichnung darstellen: Rot, Gelb, Grün. Rot steht für ein Projekt in Schwierigkeiten. Gelb steht für ein Projekt, das zwar Probleme hat, aber noch zu retten ist und für das bereits Maßnahmen zur Verbesserung vorliegen. Grün steht für ein Projekt, das planmäßig verläuft. Sie können eine Ampelkennzeichnung zusammen mit einer kurzen Statusbeschreibung Ihres Projekts verwenden.
2. Was hält dich auf?
Ihr Projektsponsor und andere wichtige Stakeholder sind ebenfalls daran interessiert (oder sollten es sein), was Ihren Fortschritt in den einzelnen Bereichen behindert. Dies können Projektrisiken, noch ausstehende Entscheidungen oder anderes sein. Dadurch wissen sie, was sie tun können, um Hindernisse für Sie zu beseitigen.
3. Erwartungen managen
Drittens: Haben Sie die Erwartungen im Griff? Werden Sie Ihr Projekt so abschließen, wie es erwartet wird? Denn wenn Sie nicht in der Lage sind, termingerecht, im Rahmen des Budgets oder gemäß den anderen festgelegten Kriterien zu liefern, müssen die Auftraggeber darüber informiert werden, bevor es zu einem Problem wird.
Sie wissen es nicht? Fragen Sie nach! Wenn Sie die Erwartungen nicht kennen oder befürchten, relevante Informationen zu übersehen, fragen Sie nach. So stellen Sie sicher, dass Ihre Berichte relevant sind. Fragen Sie Ihren Auftraggeber, worüber er lesen möchte. Geht es um das Budget? Dann erwähnen Sie es. Probleme? Auch diese sollten Sie berücksichtigen. Die Antwort sollte sich auf die wichtigsten Erfolgskriterien Ihres Projekts beziehen, denn Sie sollten über die Dinge berichten, die für das Projekt insgesamt wirklich wichtig sind.
Sie haben keine Berichtsvorlage? Hier können Sie sich kostenlos eine herunterladen.
Die Vorteile von Relevanz in der Projektkommunikation
Der Vorteil, wenn Ihre Berichte die Bedürfnisse und Erwartungen Ihrer Stakeholder vollständig erfüllen, liegt darin, dass Sie keine zusätzlichen Datenanfragen außerhalb Ihres regulären Berichtszyklus bearbeiten müssen. Anders ausgedrückt: Wenn Ihre Berichte aussagekräftig und relevant sind, beantworten sie die Fragen Ihres Auftraggebers und ersparen Ihnen weitere Nachfragen.
In Wirklichkeit werden sie weiterhin Daten benötigen, aber hoffentlich nicht mehr so häufig.
Sie könnten dadurch auch Zeit sparen. Wenn Sie Ihre Recherchezeit auf das Wesentliche konzentrieren, verschwenden Sie sie nicht mit der Suche nach Informationen für Berichte, die niemand liest oder die niemanden interessieren. Sie konzentrieren sich stattdessen auf das, was die Menschen wissen wollen und müssen.
Wenn Sie den aktuellen Stand, die Hindernisse und die Erwartungen der Projektträger an den Fertigstellungstermin einbeziehen, dann geben Sie den Projektsponsoren genau das, was sie für ihre Projekte am ehesten benötigen.
Was nehmen Sie sonst noch in Ihre Berichte auf? Teilen Sie es uns in den Kommentaren unten mit.
Elizabeth Harrin
Über die Autorin:
Elizabeth Harrin ist Autorin mehrerer Bücher über Projektmanagement, darunter „Collaboration Tools for Project Managers“. Sie bloggt auf GirlsGuideToPM.com und hält gelegentlich Vorträge auf internationalen Konferenzen. Sie lebt und arbeitet in Großbritannien, wo sie auf einem winzigen Beet Gemüse anbaut und dabei zusieht, wie es von Schnecken angefressen wird.
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