Lorsque j'ai commencé comme chef de projet, il y a plus de dix ans, je rédigeais un rapport mensuel pour le comité de pilotage. C'était un document Word, avec de nombreux tableaux et champs à remplir. Mon commanditaire et les parties prenantes le consultaient pour avoir un aperçu de l'état d'avancement du projet, et ce n'est qu'en cas d'urgence que l'on demandait des informations plus récentes.
Aujourd'hui, les choses sont différentes.
Les parties prenantes ont des attentes différentes concernant les informations relatives aux projets, principalement parce qu'elles peuvent obtenir d'autres informations en un clic. Le dernier cours de l'action ? Google. L'actualité en temps réel ? Google.
Les parties prenantes attendent des rapports d'avancement en temps réel, car la société peut fournir des données en temps réel dans d'autres domaines. Pourquoi n'en voudraient-elles pas aussi pour leurs projets ?
Ils s'attendent à ce que vous ayez ces informations à portée de main, ou du moins à ce que vous les leur fournissiez par courriel dès qu'ils vous les demandent. En tant que chefs de projet, nous devons gérer ces attentes et être toujours au fait de l'état d'avancement des projets afin de pouvoir répondre à toutes les questions.
L'obtention d'informations en temps réel est importante pour les parties prenantes, mais elle est inutile si les données ne sont pas pertinentes.
La pertinence compte
On se demande souvent ce qu'il faut inclure dans les rapports de projet et les communications avec les parties prenantes. Je vois fréquemment des gens s'attarder sur l'historique et le chemin parcouru jusqu'à l'état actuel du projet, mais d'après mon expérience, seuls trois points clés méritent vraiment d'être pris en compte dans les rapports réguliers.
Ils sont:
- État actuel
- Qu'est-ce qui vous retient ?
- Et la probabilité de mener à bien le projet comme ils l'espèrent.
Si vos rapports abordent tous ces points, c'est parfait. Ils contiennent des informations pertinentes qui devraient répondre aux questions que se posent la plupart des gens.
1. Votre situation actuelle
Le moyen le plus simple de décrire l'état d'avancement d'un projet est d'utiliser un code couleur : rouge, orange et vert. Le rouge indique un projet en difficulté. L'orange indique un projet en difficulté mais dont le redressement est possible et pour lequel des mesures sont en place. Le vert indique un projet qui progresse comme prévu. Vous pouvez inclure un indicateur RAG (rouge, orange, vert) accompagné d'une brève description de l'état d'avancement de votre projet.
2. Qu'est-ce qui vous en empêche ?
Votre commanditaire et les autres parties prenantes clés s'intéressent également (ou devraient s'intéresser) aux obstacles qui vous empêchent de progresser. Il peut s'agir de risques liés au projet, de décisions en suspens ou d'autres éléments. Cela leur permet de savoir comment lever ces obstacles.
3. Gérer les attentes
Troisièmement, gérez-vous les attentes ? Allez-vous mener à bien votre projet conformément à leurs attentes ? Car si vous n’êtes pas en mesure de respecter les délais, le budget ou tout autre critère fixé, ils doivent en être informés avant que cela ne pose problème.
Vous ne savez pas ? Demandez-leur. Si vous ignorez leurs attentes ou si vous craignez d'omettre des informations pertinentes, n'hésitez pas à leur poser la question. C'est le meilleur moyen de garantir la pertinence de vos rapports. Demandez à votre commanditaire ce qu'il souhaite lire. Le budget ? Intégrez-le. Les problèmes rencontrés ? Mentionnez-les également. Leur réponse doit être en lien avec les critères clés de succès de votre projet, car vous devez rendre compte des éléments essentiels à sa réussite globale.
Vous n'avez pas de modèle de rapport ? Téléchargez-en un gratuitement ici.
Les avantages d'une communication pertinente dans le cadre d'un projet
L'avantage de veiller à ce que vos rapports répondent parfaitement aux besoins et aux attentes de vos parties prenantes est que vous n'aurez pas à satisfaire des demandes de données supplémentaires en dehors de votre cycle de reporting habituel. Autrement dit, si vos rapports sont pertinents et riches en informations utiles, ils répondent aux questions de votre commanditaire et vous évitent ainsi d'avoir à vous solliciter pour obtenir davantage d'informations.
En réalité, ils auront toujours des besoins en données, mais, espérons-le, moins fréquents.
Vous pourriez aussi gagner du temps. En consacrant votre temps de rédaction à ce qui est vraiment important, vous éviterez de le perdre à rechercher des informations inutiles pour vos rapports. Vous vous concentrerez ainsi sur ce que les gens veulent et ont besoin de savoir.
Si vous incluez l'état d'avancement, les obstacles rencontrés et que vous abordez leurs attentes quant à l'achèvement du projet, vous fournirez aux commanditaires ce dont ils ont probablement le plus besoin pour leurs projets.
Qu'incluez-vous d'autre dans vos rapports ? Faites-le nous savoir dans les commentaires ci-dessous.
Elizabeth Harrin
À propos de l'auteure :
Elizabeth Harrin est l'auteure de plusieurs ouvrages sur la gestion de projet, dont « Collaboration Tools for Project Managers ». Elle tient le blog GirlsGuideToPM.com et intervient occasionnellement lors de conférences internationales. Elle vit et travaille au Royaume-Uni, où elle cultive des légumes sur un minuscule lopin de terre et les voit dévorés par les limaces.
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