Cuando empecé como jefe de proyecto, hace ya bastantes años, elaboraba un informe mensual para el comité directivo. Era un documento de Word con muchas tablas y campos para rellenar. Mi patrocinador y las partes interesadas lo consideraban el estado más reciente del proyecto, y solo en caso de emergencia alguien solicitaba información más actualizada.
Hoy las cosas son diferentes.
Las partes interesadas tienen expectativas diferentes respecto a la información del proyecto, principalmente porque pueden obtener otra información con solo hacer clic en un botón. ¿El último precio de las acciones? Búscalo en Google. ¿Noticias en tiempo real? Búscalas en Google.
Las partes interesadas esperan informes de estado actualizados en tiempo real, ya que la sociedad puede proporcionar datos en tiempo real en otros ámbitos. ¿Por qué no querrían lo mismo para sus proyectos?
Esperan que lo tengas a mano, o al menos que les proporciones la información cuando la soliciten, respondiendo a un correo electrónico. Como gestores de proyectos, debemos gestionar esas expectativas y estar siempre al tanto del estado del proyecto en caso de que alguien pregunte.
Para las partes interesadas, obtener información en tiempo real es importante, pero no tiene sentido si los datos no son relevantes.
La relevancia importa
La gente se obsesiona con qué incluir en los informes de proyectos y en sus comunicaciones con las partes interesadas. A menudo veo que incluyen mucha información histórica y el proceso que los ha llevado hasta donde están ahora en su proyecto, pero en mi experiencia, solo hay 3 puntos de datos que realmente deben preocuparles en sus informes periódicos.
Ellos son:
- Estado actual
- ¿Qué te está frenando?
- Y la probabilidad de que el proyecto se complete de la manera en que esperan que se complete.
Si tus informes abarcan todos esos puntos, entonces no tendrás ningún problema. El informe contiene información muy relevante que debería responder a las preguntas más frecuentes.
1. Su estado actual
La forma más sencilla de hablar sobre el estado actual es usar un código de colores tipo semáforo: Rojo, Ámbar y Verde. El rojo indica un proyecto con problemas. El ámbar indica un proyecto con dificultades, pero recuperable, con planes para revertir la situación. El verde indica un proyecto que avanza según lo previsto. Puedes incluir un indicador RAG junto con una breve descripción del estado actual de tu proyecto.
2. ¿Qué te lo impide?
El patrocinador de tu proyecto y otras partes interesadas clave también están interesados (o deberían estarlo) en saber qué te impide avanzar en cualquier área. Podrían ser riesgos del proyecto, decisiones pendientes u otros factores. Esto les ayuda a saber qué deben hacer para eliminar los obstáculos.
3. Gestionar las expectativas
En tercer lugar, ¿estás gestionando las expectativas? ¿Vas a completar el proyecto tal como lo esperan? Porque si no vas a poder entregarlo a tiempo, dentro del presupuesto o cumpliendo con cualquier otro criterio establecido, deben saberlo antes de que se convierta en un problema.
¿No lo sabes? Pregúntales. Si no sabes cuáles son sus expectativas o si te preocupa no incluir información relevante, pregúntales. Es una forma infalible de que tus informes sean pertinentes. Pregúntale a tu patrocinador qué le interesa leer. ¿Presupuesto? Inclúyelo. ¿Problemas? Inclúyelos. Su respuesta debe estar relacionada con los criterios clave de éxito de tu proyecto, ya que debes informar sobre lo que realmente importa para el proyecto en general.
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Los beneficios de ser relevante en las comunicaciones de proyectos
La ventaja de asegurarte de que tus informes sean totalmente relevantes para las necesidades y expectativas de tus partes interesadas es que no tendrás que atender solicitudes de datos adicionales fuera de tu ciclo de informes habitual. En otras palabras, si tus informes son precisos y contienen información útil, responden a las preguntas de tu patrocinador y evitan que te insista en que les proporciones más información.
En realidad, seguirán teniendo necesidades de datos, pero esperemos que no con tanta frecuencia.
También podrías ahorrar tiempo. Si dedicas tu tiempo a elaborar informes sobre lo que realmente importa, no lo desperdiciarás buscando información que nadie lee ni le interesa. Te centrarás en lo que la gente quiere y necesita saber.
Si incluyes el estado actual, los obstáculos y abordas sus expectativas de finalización, estarás proporcionando a los patrocinadores del proyecto lo que probablemente necesitan para sus proyectos.
¿Qué más incluyes en tus informes? Cuéntanos en los comentarios.
Elizabeth Harrin
Acerca de la autora:
Elizabeth Harrin es autora de varios libros sobre gestión de proyectos, entre ellos «Herramientas de colaboración para gestores de proyectos». Es la bloguera de GirlsGuideToPM.com y participa ocasionalmente como ponente en conferencias internacionales. Vive y trabaja en el Reino Unido, donde cultiva verduras en un pequeño huerto y observa cómo las babosas se las comen.
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