Los errores de comunicación más comunes que cometen los gerentes de proyecto

¡No me malinterpreten! Muchos gerentes de proyecto hacen un trabajo fantástico organizando y entregando sus proyectos y manteniendo a sus clientes satisfechos. Pero probablemente sigue siendo cierto que la mayoría de los gerentes de proyecto son más fuertes en las habilidades técnicas de creación de planes e informes que en las habilidades interpersonales de comunicación y motivación. Los siguientes errores son los que veo con más frecuencia en los gerentes de proyecto en lo que respecta a las habilidades de comunicación interpersonal.

Hablas más de lo que escuchas

Gran parte del trabajo de un gerente de proyecto consiste en asignar tareas, resolver problemas, coordinar actividades y evaluar el progreso. La presión es alta y están muy ocupados para que todo se haga. En este proceso, a menudo dan órdenes y les dicen a las personas qué hacer. Muy pocos se toman el tiempo para conectar realmente con cada persona; pedir su opinión, escuchar y comprobar si su mensaje se ha entendido. No se trata solo de decirles a las personas qué hacer, ya que eso no empodera ni motiva a nadie. Piensa en las veces que te has encontrado en esa situación. En cambio, tómate el tiempo para preguntarles cómo están, qué opinan del mensaje que les acabas de dar, qué les preocupa y cómo creen que el equipo podría trabajar de forma más eficiente. Escucha atentamente lo que dicen. Te proporcionará mucha información valiosa y fortalecerá la confianza entre ustedes.

Comunicarse con el cliente por escrito en lugar de cara a cara

Una y otra vez, veo a gerentes de proyecto enviando correos electrónicos a sus clientes en lugar de hablar con ellos en persona. La comunicación escrita es excelente para mensajes breves y sencillos, pero no debería usarse simplemente porque es más conveniente o evita una conversación difícil. Muchos malentendidos y desacuerdos surgen porque no nos tomamos el tiempo para identificar puntos en común con nuestros clientes y prepararlos para lo que viene.

La comunicación cara a cara es IMPRESCINDIBLE en situaciones donde:

• Quieres generar confianza y asegurarte de que ambos estén en la misma sintonía
• Hay mucho en juego, por ejemplo, en relación con un problema o un riesgo significativo
• Percibes desacuerdo o conflicto
• Quieres pedir consejo o retroalimentación
• Quieres ganarte el apoyo de tu cliente para un asunto importante
• Quieres comprender el punto de vista de tu cliente y cómo comunicarte mejor con él

Decir "sí" cuando en realidad quieres decir "no"

Muchas personas se sienten presionadas a decir "sí" cuando se les pregunta directamente si pueden cumplir con algo, incluso si no han tenido tiempo de evaluar adecuadamente a qué están diciendo que sí. Esto se aplica a todo, desde pequeñas promesas como "Te lo envío de inmediato" hasta "¡Sí, veré si podemos incorporar esa función adicional en la próxima iteración!". Prometer demasiado es un error clásico y muy grave que no beneficia a nadie. El problema surge más tarde cuando te das cuenta de que no puedes cumplir tu promesa y que está empezando a afectar tu reputación. En lugar de eso, tómate un tiempo para preguntar "¿Puedo responderte más tarde?". También puedes ofrecer alternativas diciendo: "No puedo hacer A, pero puedo hacer B".

Depender demasiado de la reunión semanal de estado

Para muchos gestores de proyectos, la reunión semanal de estado es la principal forma de comunicarse con el equipo. En esta reunión, el gestor pregunta sobre el progreso y recibe información actualizada de cada miembro del equipo para poder evaluar el avance del proyecto. Este tipo de reunión es ideal para el gestor, pero no necesariamente para el miembro del equipo, quien podría considerarla una pérdida de tiempo. Es importante que la reunión sea breve y se centre en el progreso desde la última reunión y en los obstáculos que se pueden resolver. Sin embargo, para involucrar a cada miembro del equipo, es fundamental programar reuniones individuales donde la conversación se centre en ellos y sus necesidades, no en las tuyas. Pregúntales qué es lo que más disfrutan, qué tipo de apoyo necesitan y cómo puedes ayudarlos a trabajar de manera más eficaz.

Proporcionar demasiada información y demasiado detallada

A menudo se asume que cuanto más detalles proporcionemos a nuestros jefes y partes interesadas, mejor. Pero la verdad es que debemos darles la cantidad justa de información y no más. Cuando envíe un informe de estado semanal o realice una reunión del comité directivo, no sature al destinatario con detalles innecesarios. Resalte el buen progreso que ha logrado, resuma los riesgos y problemas y cómo los está abordando, y proporcione una actualización sobre el presupuesto. Deje muy claro si necesita su opinión y decisión sobre algo o si simplemente está proporcionando una actualización. La información detallada solo debe proporcionarse cuando necesiten tomar una decisión sobre algo. Sea conciso y no use jerga. Su objetivo es involucrar a su audiencia y para ello necesita comunicarse a su nivel de comprensión. Para descargar una copia gratuita de una presentación del comité directivo, solicite acceso a la página de recursos aquí.

No solicitar comentarios

Es natural que evitemos lo que nos resulta desagradable, y eso incluye pedir retroalimentación. Quizás temas que te digan algo negativo y, por lo tanto, evites preguntar. Pero al no hacerlo, te perjudicas a ti mismo. En primer lugar, es mucho mejor saber lo que la gente piensa de ti y del proyecto que ignorarlo; así puedes tomar medidas al respecto y aprovechar la retroalimentación. Además, es probable que recibas comentarios sobre algo que estás haciendo muy bien y de lo que no eras consciente. Esto te animará y te permitirá potenciar tus fortalezas. ¿Por qué no intentarlo? Pregúntales a personas que respetas: a) qué deberías dejar de hacer, b) qué deberías empezar a hacer y c) qué deberías seguir haciendo. ¡Así de simple!

¿Cuáles son sus propias experiencias? ¿Qué otros errores de comunicación ven que cometen los gestores de proyectos? Me encantaría leer sus comentarios.

Republicado con permiso de Susanne Madsen.

Susanne Madsen

Acerca de Susanne Madsen:
Susanne Madsen es una coach, formadora y consultora de liderazgo de proyectos reconocida internacionalmente. Es autora de *The Project Management Coaching Workbook* y *The Power of Project Leadership*. Susanne cree que el éxito en la gestión de proyectos radica tanto en liderar personas como en gestionar tareas, eventos y procesos. Es una firme defensora y practicante del método GTD (Get Things Done) y disfruta ayudando a las personas a formular y alcanzar sus objetivos. Para obtener más información sobre Susanne, visite http://www.susannemadsen.com/