Gestión de proyectos en el mundo de las startups

Según una encuesta realizada en 2015, cada mes se creaban 543.000 startups en Estados Unidos. De estas, 19,4 millones eran empresas unipersonales, 1,6 millones eran sociedades y 1,4 millones eran corporaciones. Estas cifras son asombrosas, considerando que solo representan a Estados Unidos. ¡Imaginen cuántas de ellas se convertirán en empresas del futuro! ¡Impresionante!

Por muy atractivas e innovadoras que parezcan, las startups son un mundo desestructurado y lleno de limitaciones. Los emprendedores exitosos afirman dedicar tantas horas a resolver el caos como a captar clientes. Ante la urgencia de perfeccionar el producto y monetizar el negocio, muchas startups prestaron poca o ninguna atención a los detalles de la gestión de proyectos. A la larga, esto resulta fatal, sobre todo cuando buscan escalar y ser más eficientes.

En este blog, compartiré algunas buenas prácticas de gestión de proyectos dirigidas a startups.

Elija la metodología de gestión de proyectos adecuada

Elegir una metodología de gestión de proyectos específica equivale a crear un plan maestro para el funcionamiento diario de la organización. Imponer una metodología de gestión de proyectos a la fuerza podría resultar contraproducente. Por lo tanto, el punto de partida debe ser comprender las prioridades y determinar qué funciona mejor para la etapa en la que se encuentra la startup. La metodología para una empresa de productos será muy diferente a la de una empresa de servicios. Por ejemplo, las startups de tecnología alimentaria podrían considerar la gestión de recursos como un área clave, mientras que una agencia de diseño podría centrarse en la gestión del tiempo, las tareas y el presupuesto, además de los recursos. El equipo necesita evaluar el estado actual, los desafíos y visualizar cómo la gestión de proyectos puede optimizar el negocio. Los expertos sugieren que las startups deberían apoyarse en la Gestión de Proyectos Lean para ganar velocidad y, fundamentalmente, eliminar el desperdicio de recursos. Sin embargo, cada startup tiene sus propias particularidades y adoptar la metodología adecuada (ya sea Lean, Cascada o Scrum) contribuirá en gran medida a garantizar el éxito a largo plazo.

Consolida tus esfuerzos de gestión de proyectos

En lo que respecta a la gestión de proyectos, muchas startups comienzan con buenas intenciones, pero fallan en la ejecución. Acaban utilizando hojas de cálculo y herramientas improvisadas, lo que contradice el objetivo de simplificar la vida de todos. En un estudio de Software Advice a principios de 2016, alrededor del 44 % de las pymes seguían utilizando procesos manuales para la gestión de proyectos (véase el informe "Perspectivas de la gestión de proyectos para pequeñas y medianas empresas - 2016"). Una estrategia a corto plazo que no se adapte a largo plazo nunca funcionará. El tiempo adicional invertido inicialmente en la adopción de los procesos y herramientas adecuados merece la pena. También es importante asegurarse de que la gestión de proyectos se integre con los sistemas de finanzas y recursos humanos.

Realiza un seguimiento de las métricas correctas

Siempre conviene poner orden en el caos. Los entornos de las startups suelen ser caóticos, acelerados y centrados en los resultados, y con razón. Si bien lo ideal es monitorear los resultados mediante métricas como el costo de adquisición de clientes, el costo de retención de clientes, el valor de vida del cliente, los ingresos recurrentes mensuales, las ganancias, la participación del cliente, etc., también es fundamental realizar un seguimiento de métricas operativas y de negocio clave como la productividad, la calidad, el cumplimiento del presupuesto y el índice de satisfacción de los empleados. Adoptar un enfoque empresarial basado en métricas desde el principio ayuda a crear una cultura sin sorpresas. A medida que la empresa crece, esta cultura basada en datos se extiende por toda la jerarquía, lo que permite una mejor toma de decisiones y una mayor visibilidad.

Construye un buen sistema de gestión del conocimiento

En el mundo de las startups, cada día se aprende algo nuevo. Surgen propuestas de negocio únicas, se obtienen valiosas perspectivas de las interacciones con inversores, se reciben comentarios de los clientes, se elaboran planes de producto, se documentan procesos, se crean guías de producto, etc. Es fundamental capturar y documentar estos aprendizajes para su uso futuro. Siempre es recomendable adoptar un sistema de gestión de proyectos que ofrezca una sólida funcionalidad de gestión del conocimiento.

Fomentar la colaboración

Como startup, necesitas ser creativo para llevar a cabo el trabajo. Es posible que tengas que colaborar con contratistas, autónomos, proveedores y equipos remotos. Piensa en ofrecer a tus clientes canales para interactuar contigo durante el proyecto. En esta era digital, las startups deben mantenerse a la vanguardia facilitando una mejor colaboración entre equipos, recursos externos y clientes.

Tener una idea original es solo el punto de partida. Llevarla a su conclusión lógica es un asunto completamente distinto. Para tener éxito, es fundamental gestionar correctamente el proyecto desde el principio.