Être productif est un état d'esprit

Le concept de productivité a connu une transformation radicale au cours de la dernière décennie. Les entreprises s'appuyaient sur la logique industrielle traditionnelle, mesurant le rendement des ressources en fonction des heures travaillées. C'était là, en substance, la formule de la productivité. Aujourd'hui, la productivité englobe bien plus que la simple augmentation du rendement par ressource. Elle est devenue un concept plus global, axé sur la collaboration, l'innovation des processus et les résultats commerciaux.

D'après une étude de Global OC Tanner, les dirigeants recherchent des personnes moins soucieuses d'être parfaites et plus soucieuses d'améliorer les résultats.

En résumé, la productivité ne peut plus être imposée aux employés comme un simple indicateur de performance. Il est plus judicieux de les aider à considérer la productivité comme une habitude. Dans cet article, je mettrai en lumière les aspects qui peuvent aider les équipes à adopter cet état d'esprit

Planifiez votre journée, votre semaine et votre mois

L'un des principaux freins à la productivité est le manque de visibilité sur les tâches planifiées et les échéances claires pour les équipes. Plus le planning est flou, plus le risque de non-respect des délais et de baisse de qualité est élevé. Il incombe à la fois au manager et aux membres de l'équipe de veiller à une estimation précise du temps nécessaire et à une planification rigoureuse des tâches. Lorsqu'un membre de l'équipe commence sa journée avec une liste de tâches planifiées, il a un objectif clair en tête. En appliquant cette structure à l'ensemble de l'équipe sur plusieurs semaines et mois, on favorise un environnement de travail hautement productif.

Respectez votre temps et celui des autres

Les possibilités d'utilisation du temps sont infinies, mais le temps lui-même est limité. Les organisations perdent une part importante de leur productivité à cause de réunions et de téléconférences mal planifiées.

Cela découle d'un manque de respect pour son propre temps et celui des autres. Parmi les problèmes les plus fréquents lors des réunions, on retrouve les retards, les absences, le manque de préparation et l'absence de contribution.

Ces situations entraînent un gaspillage considérable de temps, souvent sans résultats concrets. Le problème fondamental réside dans le manque de sérieux concernant le temps. Une partie de la solution passe par la mise en place d'une culture d'entreprise saine, mais la responsabilité incombe clairement à chacun. Il est essentiel de développer une conscience et un respect du temps, le sien comme celui d'autrui. À terme, ces principes s'intègrent à la personnalité et contribuent à la réputation.

Mettez le temps de votre côté

J'ai eu le privilège de travailler avec des personnes qui maîtrisent l'art de gérer leur temps efficacement. Elles arrivent au bureau à 7 h tous les jours, sans exception, après une séance de sport matinale. Leur liste de tâches quotidiennes est bien organisée et elles s'y attellent immédiatement dès leur arrivée. Elles ont des horaires de pause précis et privilégient les déjeuners de travail la plupart du temps. Elles savent dire non et sont obsédées par le respect des délais. Elles accomplissent leurs tâches avec brio et disposent de suffisamment de temps après le travail pour se consacrer à leur famille. Cela peut paraître impossible, mais il suffit de s'organiser, de se concentrer et de faire preuve de discipline.

Utilisez la technologie à votre avantage

La technologie a profondément transformé la manière dont les organisations mesurent et optimisent leur productivité. Grâce aux outils actuels, les équipes devraient idéalement pouvoir suivre chaque minute de leur journée de travail, et les informations issues de ces plateformes devraient permettre aux organisations d'améliorer constamment leur productivité. La réalité est pourtant bien différente.

La productivité globale du travail n'a progressé que de 1 à 2 % par an durant la période faste du numérique (Source : Forbes). On a souvent tendance à imputer ces piètres performances à des technologies inadaptées ou trop complexes, mais c'est une erreur. Il est essentiel d'utiliser la technologie comme un levier pour une stratégie pertinente, une planification rigoureuse, une adoption efficace et un effet de levier optimal afin d'améliorer la productivité et d'autres indicateurs clés de performance. Je suis toujours impressionné par la manière dont le secteur manufacturier a su tirer parti d'une combinaison judicieuse d'excellence des processus et de technologies pour améliorer continuellement sa productivité.

Votre bonheur est la clé de votre productivité

Un corps et un esprit sains sont essentiels à la réussite professionnelle. Une étude menée par des économistes de l'Université de Warwick a révélé que les employés malheureux étaient 10 % moins productifs (Source : Fastcompany.com). Un état d'esprit positif permet de surmonter les situations difficiles et les charges de travail importantes. Savoir voir le bon côté des choses aide à rester concentré sur les résultats et à relever les défis quotidiens au travail. La pratique de la pleine conscience contribue à améliorer les relations interpersonnelles, la concentration et à réduire le stress

Éliminer les distractions

Une étude multiplateforme a révélé que plus de 90 % des adultes américains passent entre 15 et 18 heures par mois sur les réseaux sociaux. Et ce, rien que sur Facebook ! Si l’on prend en compte toutes les applications et autres appareils, le niveau de distraction est alarmant. J’ai récemment découvert l’existence d’un syndrome appelé nomophobie : la peur d’être sans appareil mobile, ou injoignable par téléphone. Au bureau, cette dépendance aux appareils mobiles, aux applications et aux réseaux sociaux peut engendrer une gestion du temps catastrophique. Il est temps de prendre conscience du problème et d’y remédier. De nombreuses entreprises ont commencé à limiter le temps passé sur les réseaux sociaux et les applications mobiles. Les employés doivent également être conscients des effets néfastes de la distraction et contribuer à créer un environnement de travail productif.

Au final, on peut toujours blâmer le soleil, la lune et les étoiles pour notre baisse de productivité, mais soyons honnêtes : nous sommes entièrement responsables de notre emploi du temps et avons la capacité d'agir sur les facteurs qui freinent notre productivité. Il est temps de reprendre le contrôle de notre temps et d'en tirer le meilleur parti. Pour conclure, je citerai une phrase qui me semble particulièrement pertinente pour notre génération et les suivantes.