Les membres d'une équipe projet sont à la fois responsables et redevables de leurs tâches. Malgré leurs similitudes, ces deux termes ne sont pas synonymes. Un bon chef de projet doit savoir distinguer « responsabilité » et « redevabilité » pour garantir la réussite du projet. La clé du succès réside dans la clarté, la transparence et un reporting régulier.
Soyez clair
Avant toute chose, définissons les termes « responsabilité » et « obligation de rendre des comptes ». Il est important de bien comprendre leur nature et leurs différences. Selon le Project Management Institute, RACI est un acronyme qui signifie : responsable, redevable, consulté et informé. RACI est une matrice des activités décisionnelles entreprises par les instances dirigeantes pour attribuer les rôles aux membres d'une équipe.
Lorsqu'on dit qu'un membre d'une équipe est « responsable » d'une tâche, cela signifie que le résultat de cette tâche repose entièrement sur cette personne. Toutefois, s'il ne parvient pas à la mener à bien, il est « responsable » du résultat. La responsabilité implique donc une prise en charge des résultats. Ces définitions s'appliquent à tous les niveaux hiérarchiques. Par exemple, si vous êtes une personne ayant autorité et que vous devez prendre les bonnes décisions, notamment en matière d'embauche et de délégation, vous êtes également une personne « responsable ».
Ainsi, une personne « responsable » est à la fois chargée d'accomplir une tâche et d'obtenir des résultats favorables.
La seconde composante de la responsabilité, qui consiste à obtenir des résultats positifs, est souvent répartie entre plusieurs membres de l'équipe. En tant que figure d'autorité, le chef de projet ou le responsable désigné devient alors responsable du processus d'obtention des résultats et des résultats eux-mêmes. Cependant, le principe selon lequel les gestionnaires et les superviseurs sont responsables de tout ce que les membres de leur équipe ne parviennent pas à réaliser comporte des avantages et des inconvénients. Et les inconvénients l'emportent sur les avantages. Par exemple, lorsqu'un livrable ne correspond pas aux exigences, l'échec est imminent. Lorsque les membres de l'équipe responsables d'une tâche ne la réalisent pas, ils doivent en être informés, et les organisations doivent s'assurer de l'existence de processus et de cadres pour de telles communications. Chaque membre de l'équipe doit être responsable de sa tâche, même si la responsabilité globale du projet ne lui incombe pas officiellement. Dans la matrice RACI, la responsabilité est attribuée à la personne responsable d'une tâche spécifique.
Il incombe au chef de projet de définir clairement les rôles et les responsabilités en élaborant une matrice RACI détaillée afin de garantir la clarté et d'éviter les malentendus. Déterminez les A (responsabilités) et les R (obligations de rendre compte) dès le départ. Soyez aussi précis que possible. Anticipez toutes les ambiguïtés et les risques de malentendus. Créez une liste réutilisable pour les projets futurs.
Transparence et rapports
Ensuite, assurez-vous de maintenir une transparence totale tout au long du cycle de vie du projet grâce à des rapports réguliers. La transparence exige une communication ouverte et efficace, facilitée par le chef de projet. Elle inclut des informations détaillées sur un ensemble clair de livrables, les dépendances, les imprévus, les échéances et les responsabilités. Prévoyez également un plan de communication avec des dates précises et une liste détaillée des tâches à accomplir. Des rapports réguliers, basés sur le plan de projet, permettent d'identifier rapidement les tâches inachevées. Ainsi, lorsqu'un membre de l'équipe n'a pas terminé une tâche, il peut être immédiatement informé de sa responsabilité.
Dans certaines cultures d'entreprise, responsabiliser les individus peut être perçu comme une forme de culpabilisation. Certains considèrent le reporting comme intrusif, inefficace et contraignant. D'autres refusent même de rendre compte. Pour paraître moins intrusif, l'une des solutions consiste à utiliser un logiciel de gestion de projet , qui facilite l'accès aux données et offre diverses fonctionnalités de reporting et d'analyse. Grâce à ces outils et à des processus bien définis, les chefs de projet peuvent gérer la responsabilisation des membres de leur équipe en s'appuyant sur les données.
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