Cómo abordar los problemas de responsabilidad en un equipo de proyecto

Los miembros del equipo del proyecto son responsables de sus tareas. A pesar de las similitudes, ambos términos no son idénticos. Un buen gestor de proyectos debe saber distinguir entre «responsabilidad» y «rendición de cuentas» para garantizar el éxito del proyecto. La clave reside en la claridad, la transparencia y la presentación de informes periódicos.

Sé claro

Para empezar, definamos «responsabilidad» y «rendición de cuentas». Es importante tener claro qué son y en qué se diferencian. Según el Project Management Institute, RACI es un acrónimo que significa responsable, responsable, consultado e informado. RACI es una matriz que describe las actividades de toma de decisiones que realizan las autoridades al asignar roles a los miembros del equipo.

Si se dice que un miembro del equipo es responsable de una tarea, significa que el resultado de dicha tarea depende exclusivamente de esa persona. Sin embargo, en caso de que no la complete, es responsable del resultado. Por lo tanto, la responsabilidad implica asumir la responsabilidad de los resultados. Estas definiciones se aplican a todos los niveles jerárquicos. Por ejemplo, si usted es una persona con autoridad y debe tomar las decisiones correctas, incluyendo la contratación y la delegación, también es responsable.

Por lo tanto, una persona "responsable" es responsable tanto de completar una tarea como de obtener resultados favorables.

La segunda parte de la responsabilidad, que implica lograr resultados favorables, suele distribuirse entre varios miembros del equipo. Como figura de autoridad, el director del proyecto o el líder asignado se responsabiliza del proceso de consecución de resultados y de los resultados en sí mismos. Sin embargo, la premisa de que los directivos y supervisores asuman la responsabilidad de todo aquello que sus compañeros no logren entregar tiene sus ventajas y desventajas, y estas últimas superan a las ventajas. Por ejemplo, cuando un entregable no cumple con los requisitos, el fracaso es inminente. Si los miembros del equipo responsables de la tarea no la entregan, deben ser informados, y las organizaciones deben garantizar que existan procesos y marcos para este tipo de comunicaciones. Cada miembro del equipo debe ser responsable de su tarea, aunque la responsabilidad total del proyecto no recaiga oficialmente sobre él. En la matriz RACI, la responsabilidad se asigna a la persona responsable de una tarea específica.

Es responsabilidad del director de proyecto definir claramente los roles y responsabilidades mediante una matriz RACI detallada que garantice la claridad y evite malentendidos. Determine las responsabilidades (A) y las funciones (R) desde el principio. Sea lo más detallado posible. Considere todas las posibles ambigüedades y malentendidos. Cree una lista que pueda reutilizarse en proyectos futuros.

Transparencia e informes

A continuación, asegúrese de mantener una transparencia total durante todo el ciclo de vida del proyecto mediante informes consistentes. La transparencia requiere apertura y una buena comunicación facilitada por el director del proyecto. Esto incluye información detallada sobre un conjunto claro de entregables, dependencias, contingencias, fechas límite y responsabilidades. Además, incluya un plan de comunicación con fechas definidas y una lista de tareas pendientes detallada. Los informes periódicos, basados ​​en el plan del proyecto, permiten identificar con antelación las tareas incompletas. De esta forma, cuando un miembro del equipo no haya completado una tarea, se le podrá informar inmediatamente de su responsabilidad.

En algunas culturas corporativas, exigir responsabilidades puede confundirse con culpar a otros . Algunos consideran que la presentación de informes es intrusiva, ineficiente y engorrosa. Otros incluso se niegan a informar. Una solución para parecer menos intrusivos es utilizar un software de gestión de proyectos que facilite el acceso a los datos y ofrezca diversas funciones de análisis e informes. Con estas herramientas y procesos bien definidos, los gestores de proyectos pueden administrar la responsabilidad de los miembros del equipo con un enfoque basado en datos.