Umgang mit Verantwortlichkeitsfragen in einem Projektteam

Die Mitglieder eines Projektteams sind für ihre Aufgaben sowohl verantwortlich als auch rechenschaftspflichtig. Trotz der Ähnlichkeiten sind die beiden Begriffe nicht identisch. Ein guter Projektmanager muss zwischen „Rechenschaftspflicht“ und „Verantwortlichkeit“ unterscheiden können, um den Projekterfolg sicherzustellen. Entscheidend sind dabei Klarheit, Transparenz und regelmäßige Berichterstattung.

Seien Sie sich im Klaren

Zunächst einmal sollten wir die Begriffe „Verantwortung“ und „Rechenschaftspflicht“ definieren. Machen wir uns klar, was sie bedeuten und worin sie sich unterscheiden. Laut dem Project Management Institute (PMI) ist RACI ein Akronym und steht für verantwortlich, rechenschaftspflichtig, konsultiert und informiert. RACI ist eine Matrix, die Entscheidungsprozesse von Vorgesetzten bei der Rollenverteilung im Team beschreibt.

Wenn man sagt, ein Teammitglied sei für eine Aufgabe „verantwortlich“, bedeutet das, dass das Ergebnis dieser Aufgabe allein von dieser Person abhängt. Sollte sie die Aufgabe jedoch nicht erledigen, ist sie für das Ergebnis „rechenschaftspflichtig“. Rechenschaftspflicht bedeutet also, die Verantwortung für die Ergebnisse zu übernehmen. Diese Definitionen gelten für alle Hierarchieebenen. Beispiel: Wenn Sie eine Person mit Entscheidungsbefugnis sind und die richtigen Entscheidungen treffen müssen, einschließlich der Einstellung und Delegation von Aufgaben, sind Sie ebenfalls „rechenschaftspflichtig“.

Eine „verantwortliche“ Person ist somit sowohl für die Erledigung einer Aufgabe als auch für das Erreichen positiver Ergebnisse verantwortlich.

Der zweite Aspekt der Verantwortlichkeit, nämlich das Erreichen „positiver Ergebnisse“, ist oft auf mehrere Teammitglieder verteilt. Als Autoritätsperson ist ein Projektmanager oder eine zuständige Führungskraft dann für den Prozess der Ergebniserzielung und die Ergebnisse selbst verantwortlich. Die Annahme, dass Manager und Vorgesetzte für alles verantwortlich sind, was ihre Teammitglieder nicht leisten, hat jedoch Vor- und Nachteile. Die Nachteile überwiegen dabei. Wenn beispielsweise ein Ergebnis nicht den Anforderungen entspricht, ist ein Scheitern unausweichlich. Wenn Teammitglieder, die für eine Aufgabe verantwortlich sind, diese nicht liefern, sollten sie darüber informiert werden, und Organisationen sollten sicherstellen, dass Prozesse und Rahmenbedingungen für solche Kommunikationen vorhanden sind. Jedes Teammitglied muss für seine Aufgabe verantwortlich sein, auch wenn die vollständige Projektverantwortung nicht offiziell bei ihm liegt. In der RACI-Matrix wird die Verantwortlichkeit der Person zugeordnet, die für eine bestimmte Aufgabe zuständig ist.

Es ist Aufgabe des Projektmanagers, Rollen und Verantwortlichkeiten klar zu definieren und mithilfe einer detaillierten RACI-Matrix Missverständnisse zu vermeiden. Legen Sie die Verantwortlichkeiten (A) und Zuständigkeiten (R) im Vorfeld fest. Gehen Sie dabei so detailliert wie möglich vor und berücksichtigen Sie alle möglichen Unklarheiten und Missverständnisse. Erstellen Sie eine Liste, die in zukünftigen Projekten wiederverwendet werden kann.

Transparenz und Berichterstattung

Stellen Sie als Nächstes sicher, dass während des gesamten Projektlebenszyklus durch regelmäßige Berichterstattung vollständige Transparenz gewährleistet ist. Transparenz erfordert Offenheit und gute Kommunikation, die vom Projektmanager gefördert wird. Dazu gehören detaillierte Informationen zu klar definierten Lieferergebnissen, Abhängigkeiten, Eventualitäten, Zielterminen und Verantwortlichkeiten. Ergänzen Sie das Projekt außerdem um einen Kommunikationsplan mit festgelegten Terminen und einer detaillierten Aufgabenliste. Regelmäßige Berichterstattung auf Basis des Projektplans ermöglicht die frühzeitige Erkennung unvollständiger Aufgaben. So kann jedes Teammitglied, das eine Aufgabe nicht erledigt hat, umgehend über seine persönliche Verantwortung informiert werden.

In manchen Unternehmenskulturen wird die Übernahme von Verantwortung mit Schuldzuweisungen verwechselt. Einige empfinden die Berichterstattung als aufdringlich, ineffizient und umständlich. Andere weigern sich sogar gänzlich, Berichte zu erstellen. Eine Lösung, um weniger aufdringlich zu wirken, ist der Einsatz bewährter Projektmanagement-Software , die Daten leicht zugänglich macht und vielfältige Berichts- und Analysefunktionen bietet. Mit solchen Tools und gut strukturierten Prozessen können Projektmanager die Verantwortlichkeit ihrer Teammitglieder datenorientiert steuern.