7 Schritte zur Auswahl der richtigen Projektmanagement-Software

Warum die Auswahl des richtigen Projektmanagementsystems wichtig ist

Die Suche nach der passenden Projektmanagement-Software stellt Käufer seit jeher vor Herausforderungen. Der Einsatz des richtigen Tools kann den gesamten Prozess optimieren und Ihrem Unternehmen ermöglichen, qualitativ hochwertigere Arbeit mit größerem Erfolg zu liefern. Der Versuch, alle Aspekte eines kleinen oder komplexen Projekts manuell oder mithilfe von Tabellenkalkulationen zu verwalten, kann schnell ineffektiv und unübersichtlich werden. Die Folgen können verpasste Fristen, übersehene wichtige Aufgaben, liegengebliebene Arbeit, fehlende Risikomanagementpläne , mangelnde Transparenz über die Ressourcennutzung, sich ständig verschärfende Probleme und im schlimmsten Fall die Einstellung oder der Abbruch des gesamten Projekts sein, noch bevor es richtig begonnen hat. Genau hier setzt die Reue nach dem Kauf ein, und die Wahl der richtigen Projektmanagement-Software wird umso wichtiger.

Warum „Das Beste“ möglicherweise nicht „Das Beste“ für Sie ist

Bei einer Umfrage unter Unternehmenskäufern gaben fast 96 % an, dass zumindest ein Teil der gekauften Software ungenutzt bleibt (Software, die wahrscheinlich aufgrund eines Spontankaufs oder einer gescheiterten Implementierung nicht verwendet wird). Softwareentscheider ersetzen oft „beste Lösung“ durch „beste Lösung ihrer Klasse“, was häufig zu diesen hohen Ausgaben führt. Wenn Ihre Entscheidung lediglich darauf basiert, einige wenige Namen spontan auszuwählen, deren Angebote zu bewerten und einen Vertrag abzuschließen, ist dies in den meisten Fällen, wenn nicht sogar immer, eine Fehlentscheidung.

Eine der beliebtesten Lösungen für Projektmanager, die von manuellen oder Tabellenkalkulationsmethoden abrücken wollen, ist Microsoft Project. Auch heute noch zählt Microsoft Project zu den gefragtesten Optionen auf dem Markt! Unabhängige Nutzerstudien belegen dies: Fast 67 % der befragten Unternehmen nutzen Microsoft Project. Dennoch stellen die meisten Organisationen fest, dass Microsoft Project nicht alle benötigten Funktionen bietet. Microsoft Project ist ein auf Projektmanager ausgerichtetes Tool, das für die meisten Anwender zu komplex ist und sich nur mit anderen Microsoft-Lösungen integrieren lässt. Ein weiterer Schwachpunkt von Microsoft Project ist die Kommunikation und Zusammenarbeit. Die Lehre daraus: Wer blindlings dem Trend folgt und sich für Microsoft Project entscheidet, ohne die spezifischen Anforderungen seiner Situation zu kennen, riskiert damit oft den Erfolg seines Unternehmens. Es gibt heutzutage viele umfassende Online- Alternativen zu Microsoft Project .

Die Wahl einer Projektmanagementlösung ist schwierig

Die Wahl der richtigen Projektmanagement-Software ist keine leichte Aufgabe. Hunderte von Tools sind auf dem Markt erhältlich, und das Spektrum ihrer Funktionen ist sehr breit gefächert. Es kann daher eine echte Herausforderung sein, die passende Software für den Erfolg Ihres Unternehmens zu finden.

Auf der einen Seite gibt es einfache Aufgabenverwaltungstools wie Basecamp für einfache Anforderungen und komplexe Projektportfoliomanagement-Software wie Primavera für komplexe Anforderungen. Basecamp bietet keine Unteraufgaben oder Gantt-Diagramme und ist für unter hundert Dollar erhältlich, während Primavera Monte-Carlo-Simulationen für Projektportfolios ermöglicht und Hunderttausende von Dollar kostet.

Allerdings behaupten beide, Projektmanagement anzubieten, und in gewisser Weise haben beide Recht.

Die Herausforderung wird noch größer, da Skype und Slack in vielen „Bestenlisten“ unter den Top-Projektmanagement-Softwarelösungen auftauchen. Dies ist für Unternehmen und Teamleiter, die eine geeignete Projektmanagement-Software evaluieren und auswählen möchten, sehr irreführend. Wie wählt man also das richtige System aus?

• Verfügt über die Funktionen, die der Projektmanager benötigt
• Bietet Ihren Führungskräften und dem oberen Management die richtige Transparenz
• Ist es etwas, das Ihr gesamtes Team nutzen kann, und
• Passt zu Ihrem Budget.

1. Beantworte deine Warum-Fragen

Projektmanagementlösungen gibt es in allen Formen und Größen. Was anfangs wie ein sicherer Erfolg aussieht, kann sich später als Desaster erweisen. Der Prozess muss mit einer transparenten und ehrlichen Bedarfsanalyse beginnen. Sie können damit beginnen, Ihre Anforderungen zu skizzieren und die aktuellen Probleme in der Arbeitsweise Ihres Teams zu identifizieren. Anschließend können Sie Ihre bestehenden Prozesse detailliert analysieren, um die Schwachstellen aufzudecken.

Man kann sich das „Warum“ auch wie ein Puzzleteil vorstellen. Wenn man weiß, wie das eigene Teil aussieht, ist es viel einfacher zu erkennen, wo es passt und wo nicht, und das Team auf eine gemeinsame Vision auszurichten. Das „Warum“ zu kennen, ist ein wesentlicher erster Schritt, um herauszufinden, wie man die richtige Projektmanagement-Software für sein Unternehmen auswählt.

2. Schauen Sie über Ihre spontanen Erinnerungen hinaus

Was tun Sie typischerweise, wenn Sie in einer neuen Stadt eine Wohnung suchen? Ist es nicht verlockend, sich für den ersten Ort zu entscheiden, der Ihnen in den Sinn kommt? Ähnlich verhält es sich mit Projektmanagement-Software: Sofort denkt man an Anbieter wie Basecamp, Wrike, Asana oder Jira, und die meisten Entscheidungsträger wählen einfach eines dieser Programme, ohne zu prüfen, ob es wirklich zu ihren Projektteams und den Anforderungen ihres Unternehmens passt. Heutzutage ist es jedoch wichtig, über diese ersten Einfälle hinauszublicken und sich nach anderen Optionen umzusehen. Sobald Sie Ihre Gründe und Bedürfnisse geklärt haben, suchen Sie nach Expertenempfehlungen auf Websites wie PC Mag, Financeonline und Project-Management.com sowie nach Bewertungen von Softwarekäufern auf Plattformen wie Capterra, Software Advice und G2 Crowd.

Sprechen Sie mit Ihrem Netzwerk, um herauszufinden, welche Tools verwendet werden. Fragen Sie Ihre Teammitglieder, welche Tools sie in ihren vorherigen Unternehmen eingesetzt haben. Recherchieren Sie selbst. Vergleichen Sie die Funktionslisten mit Ihren Anforderungen (unbedingt erforderlich, wünschenswert). Beschränken Sie die Auswahl auf einige wenige potenzielle Tools, die Sie genauer unter die Lupe nehmen möchten.

Und verfallen Sie bloß nicht der Mentalität: „Niemand wird gefeuert, wenn er sich für IBM entscheidet.“.

3. Implementierungshindernisse identifizieren

Sobald Sie diesen Punkt erreicht haben, gilt es, alle Hürden und Implementierungsbarrieren zu berücksichtigen, die vor dem Erfolg des Projekts überwunden werden müssen. Diese Barrieren können vielfältig sein: von unerwartetem Widerstand im Team über zeitaufwändige und kostspielige Schulungen bis hin zu Datenmigration, der Einrichtung kritischer Integrationen und sogar Ihrem Budget. Es ist wichtig, Maßnahmen zur Risikominderung einzuplanen. Die Einbindung von Mitarbeitern und Teams ist das eine, ihre Zustimmung das andere. Um diese zu erreichen, müssen Sie Ihre Vision der Software durch kontinuierliches Engagement und eine verständliche Kommunikation in deren Arbeitsalltag integrieren. Fehlende Zustimmung kann nicht nur bei Teammitgliedern, sondern auch bei Führungskräften Widerstand hervorrufen. Ihr begrenztes Budget könnte Sie zu einer weniger leistungsfähigen Lösung zwingen. Ziel ist es, alle potenziellen Stolpersteine ​​zu identifizieren und einen realistischen Implementierungsplan zu entwickeln, der alle Hindernisse auf Ihrer Liste berücksichtigt.

4. Das Kosten-Nutzen-Problem lösen

Da Projektmanagement-Software ein breites Spektrum abdeckt, ist es nicht verwunderlich, dass Kosten und Funktionsumfang stark variieren. Anbieter von Projektmanagement-Software verstehen es oft, Kunden mit attraktiven neuen Funktionen zu blenden, sodass wichtige Funktionslücken unter Umständen unberücksichtigt bleiben. Bei einer Fehlentscheidung zahlen Sie möglicherweise für eine Software, die Ihre Bedürfnisse nicht erfüllt.

Wie Paul Cothenet, CTO von MadKudo, es ausdrückt: „Der größte Fehler, den man bei Produktivitätssoftware machen kann, ist, jedem Teammitglied fünf Minuten zusätzliche Arbeit aufzubürden, um fünf Minuten zu sparen.“

Während Sie von der nächsten großen Veränderung in der digitalen Technologie verlockt werden und im Begriff sind, gedankenlos auf den Zug aufzuspringen, sollten Sie sich fest auf die Funktionen konzentrieren, die Sie voraussichtlich benötigen oder von denen Sie profitieren werden, und auch die zukünftigen Bedürfnisse im Auge behalten.

Sid Haas, Vizepräsident für Geschäftsentwicklung beim Marketingdienstleister LKCS, formuliert es so: „Die Implementierung einer Projektmanagementlösung in einem Unternehmen ist ein langfristiges Projekt. Wählen Sie daher eine Lösung, die mit Ihrem Unternehmen mitwächst und Funktionen bietet, an deren Nutzung Sie anfangs vielleicht noch gar nicht denken.“ Noch wichtiger: Lassen Sie sich nicht dazu verleiten, ein System mit vielen Funktionen zu kaufen, von dem Sie erwarten, dass es mit Ihrem Unternehmen mitwächst. Wählen Sie stattdessen das Tool, das Ihre kurzfristigen Ziele am besten unterstützt.

Unternehmer und Softwareentscheider wissen oft nicht, wie viel sie für die Evaluierung einer Projektmanagement-Software ausgeben sollten. Dies kann dazu führen, dass sie sich für ein Tool entscheiden, das möglicherweise nicht die benötigten Funktionen bietet.

Manchmal betrachten sie die Software auch als finanzielle Ausgabe. Das ist einer der größten Fehler, die man begehen kann. Die Anschaffung einer Projektmanagement-Software sollte als Investition in Effizienz gesehen werden – nicht als finanzielle Ausgabe.

5. Machen Sie eine Probefahrt

Fast jede Software bietet eine kostenlose Testversion an. Auch wenn dies nicht explizit auf der Website erwähnt wird, stellen Anbieter auf Anfrage gerne einen kurzen Test zur Verfügung. Nutzen Sie diesen Schritt optimal. Stellen Sie eine kleine Gruppe von Anwendern aus verschiedenen Abteilungen zusammen und testen Sie jede Software Ihrer Liste. Verwenden Sie realistische Projektszenarien, um Ihre geschäftlichen Herausforderungen und Softwareanforderungen durchzuspielen. Während Ihr Team die neue Software erkundet, holen Sie regelmäßig Feedback ein, da jede Abteilung möglicherweise eigene Ziele verfolgt oder unterschiedliche Vorstellungen davon hat, was die Software leisten soll. Der Zweck dieser kostenlosen Testversion ist es, die Software gründlich zu prüfen! Überwinden Sie also die anfängliche Trägheit im Team und gestalten Sie Ihre Bewertung so präzise wie möglich. Geben Sie den Teammitgliedern das Gefühl, in die Entscheidungsfindung und dass ihre Bedürfnisse berücksichtigt werden. Halten Sie die Kommunikationswege offen, um Probleme zu beheben und stets den Überblick zu behalten. Testen Sie neben den Funktionen und den Arbeitsabläufen der Software auch den Kundenservice und die allgemeine Reaktionsfähigkeit des Anbieters. Wenden Sie sich an das Support-Team und lassen Sie Ihre Fragen klären. Erleben Sie, wie schnell und hilfsbereit das Team ist. Tauschen Sie sich mit der Community und anderen hilfreichen Ressourcen aus und überzeugen Sie sich selbst, wie wertvoll diese für Ihren Einstieg sind. Noch wichtiger ist jedoch, dass sich das neue System während der Testphase nahtlos in Ihre Unternehmenskultur, Ihre Bedürfnisse und Ihre Arbeitsgewohnheiten einfügt. So stellen Sie sicher, dass die spätere Einführung keine Schwierigkeiten bereitet.

6. Balance zwischen Kontrolle und Zusammenarbeit

Vor etwa zwei Jahrzehnten ging es im Projektmanagement im Wesentlichen darum, dass in Seminaren geschulte Manager die Kontrolle übernahmen und unproduktive Statusmeetings abhielten. Doch das letzte Jahrzehnt hat die Geschäftswelt dramatisch verändert. Projekte haben an strategischer Bedeutung gewonnen und werden nicht mehr nur als reine Leistungsumsetzungsmechanismen betrachtet. Die Rolle des Projektmanagers hat sich grundlegend gewandelt und das Image des reinen Koordinators abgelegt. Was einst ein autoritäres Umfeld war, ist heute zu einer kollaborativeren Arbeitsweise geworden. Teammitglieder loggen sich heute in die Software ein, um ihre Aufgaben und Prioritäten einzusehen und teamübergreifend zusammenzuarbeiten. In diesem kollaborativen Umfeld können Manager und Führungskräfte leichter auf dem Laufenden bleiben und den Projektfortschritt in Echtzeit verfolgen. Kunden warten nicht länger auf veraltete Statusberichte. Sie wollen sich aktiv an der Projektentwicklung beteiligen und in Echtzeit kommunizieren. Wenn Sie also nach Ihrer nächsten Projektmanagement-Software suchen, müssen Sie das richtige Verhältnis zwischen Kontrolle und Kollaboration in der Software finden. Neben den Häkchen bei Projektstrukturplan, Gantt-Diagramm-Terminplanung und Budgetberichterstattung müssen Sie auch die Effektivität der Kollaborationsfunktionen und -möglichkeiten des Tools bewerten.

7. Onboarding-Zeitpläne und Go-Live-Termine bewerten

Bevor Sie sich für Ihr Projektmanagement-Tool entscheiden, sollten Sie unbedingt Ihren Rollout-Plan überprüfen und sicherstellen, dass er so reibungslos wie möglich verläuft. Typische Punkte, die Sie dabei berücksichtigen sollten, sind der Gesamtzeitplan für die Implementierung (ob es sich um eine schrittweise Einführung oder einen unternehmensweiten Rollout handelt), die Bereitstellung eines angemessenen Onboardings und Schulungsprogramms für verschiedene Stakeholder, die Identifizierung der wichtigsten Befürworter und Fürsprecher des Tools und deren Rolle für den Gesamterfolg der Implementierung, die Sicherstellung, dass alle wichtigen Dokumente im neuen System verfügbar sind, alle anfallenden Datenmigrationsaktivitäten und die Einrichtung wichtiger Integrationen für durchgängige Business Intelligence. Sie sollten außerdem den Umfang der Startunterstützung durch den Anbieter sowie den langfristigen technischen Support bewerten.

Abschluss

Manchmal müssen wir uns zwischen dem Richtigen und dem Einfachen entscheiden.

Albus Dumbledore (aus Harry Potter)

Die Wahl der richtigen Projektmanagement-Software ist jetzt entscheidend. Sie verspricht Fortschritt, optimierte Entscheidungsfindung und höhere Kundenzufriedenheit. Gleichzeitig besteht die Gefahr, Chancen zu verpassen und im Chaos zu versinken. Wenn Sie sich lediglich für eine Software entscheiden, deren Funktionen vergleichen und sich anmelden, wird sie höchstwahrscheinlich ungenutzt bleiben.

Die Wahl eines neuen Projektmanagement-Tools kann eine Herausforderung sein, aber suchen Sie nicht nach dem einfachsten Weg. Wählen Sie das Tool, das am besten zu Ihrem Unternehmen, Ihren Kunden und Ihrem Team passt. Sehen Sie sich unsere Top-Empfehlungen für Projektmanagement-Software an oder testen Sie unser eigenes Tool Celoxis.